Wer eine UID bekommt
Du beantragst die UID nicht, du bekommst sie. Das Bundesamt für Statistik weist sie zu, sobald eine meldende Stelle dich erfasst hat: das Handelsregister, das Register einer AHV-Ausgleichskasse, ein kantonales Steuerregister oder das Mehrwertsteuerregister (UIDV Art. 3). Als UID-Einheiten gelten unter anderem die im Handelsregister eingetragenen Rechtsträger, nicht eingetragene Personen, deren Steuern der Bund erhebt, und natürliche Personen mit einem nach kaufmännischer Art geführten Gewerbe oder einem freien Beruf; für jedes einzelne Gewerbe wird eine eigene UID vergeben (UIDG Art. 3 Abs. 1 Bst. c).
UID, MWST und HR: die Zusätze
Die UID kann eine Ergänzung tragen, wenn die Einheit im Handelsregister als nicht gelöscht oder im Mehrwertsteuerregister als steuerpflichtig eingetragen ist (UIDG Art. 3 Abs. 1 Bst. b). Auf Deutsch heissen die Ergänzungen «HR» und «MWST», und sie werden der Nummer nachgestellt (UIDV Art. 8). Ihre Verwendung ist grundsätzlich freiwillig; verlangt wird sie dort, wo ein Gesetz es sagt, etwa auf der Rechnung einer steuerpflichtigen Person.
| Schreibweise | Was sie bedeutet |
|---|---|
| CHE-123.456.789 | Die Nummer allein. Sie sagt nichts über die Mehrwertsteuer aus. |
| CHE-123.456.789 MWST | Die Einheit ist im Mehrwertsteuerregister als steuerpflichtig eingetragen. Das ist die Mehrwertsteuernummer. |
| CHE-123.456.789 HR | Die Einheit ist im Handelsregister eingetragen und nicht gelöscht. |
Wo du eine Nummer nachschlägst
Das Bundesamt für Statistik macht die Kernmerkmale der UID-Einheiten im Internet öffentlich zugänglich, beschränkt auf Abfragen zu einzelnen Einheiten (UIDG Art. 11 Abs. 1). Zu den Kernmerkmalen gehören Name und Adresse, der Status im Handelsregister und der Status im Mehrwertsteuerregister mit Beginn und Ende der Steuerpflicht. Praktisch heisst das: Du kannst nachsehen, ob ein Lieferant wirklich steuerpflichtig ist, bevor du Vorsteuer geltend machst.
- [uid.admin.ch](https://www.uid.admin.ch) für die UID selbst, mit Status im Handelsregister und im Mehrwertsteuerregister.
- [Zefix](https://www.zefix.ch), der zentrale Firmenindex des Bundes, für Firma, Zweck, Sitz und Eintragungen.
- Die eigene Nummer steht auf jedem Schreiben der Ausgleichskasse und der Steuerverwaltung.
Drei Fehler, die in der Praxis am häufigsten passieren
- Den Zusatz MWST führen, ohne eingetragen zu sein. Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen steht, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen; wer trotzdem eine Steuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (MWSTG Art. 27 Abs. 1 und 2).
- Aus einer UID auf die Steuerpflicht schliessen. Jede erfasste Einheit hat eine UID, auch ein Kleinbetrieb weit unter der Umsatzgrenze. Ob jemand steuerpflichtig ist, steht im Register, nicht in der Nummer.
- UID und AHV-Nummer verwechseln. Die AHV-Nummer einer Person ist nicht öffentlich (UIDG Art. 11 Abs. 6). Die UID dagegen ist es, und sie gehört zum Betrieb, nicht zur Person.
Gibt es die UID noch nicht, ist das kein Hindernis für eine Rechnung: Darf ich Rechnungen schreiben, ohne eine Firma zu haben?. Und auf der Rechnung selbst steht sie nur, wenn sie stimmt und wenn der Zusatz stimmt: Rechnung als Einzelfirma.
So macht es KIDESK
Beim Erfassen eines Kunden prüft KIDESK eine eingetippte UID auf Format und Prüfziffer. Stimmt die Prüfziffer nicht, sagt KIDESK es direkt im Feld («Prüfziffer stimmt nicht»), statt die falsche Nummer stillschweigend zu speichern. Ausländische Umsatzsteuernummern erkennt KIDESK am Länderpräfix und prüft dort nur das Format: Eine über alle Länder hinweg gültige Prüfziffer gibt es nicht.
Häufige Fragen
Ist die UID dasselbe wie die Mehrwertsteuernummer?
Nicht ganz. Die Mehrwertsteuernummer ist die UID mit dem nachgestellten Zusatz MWST, und den trägt nur, wer im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist. Die blosse UID hat auch ein Betrieb, der nie Mehrwertsteuer abrechnet. Wer die Nummer prüfen will, schlägt sie im öffentlichen Register des Bundesamts für Statistik nach.
Wie bekomme ich eine UID?
Gar nicht auf Antrag. Das Bundesamt für Statistik vergibt sie unentgeltlich, sobald dich eine meldende Stelle erfasst: das Handelsregister, die AHV-Ausgleichskasse, das kantonale Steuerregister oder das Mehrwertsteuerregister (UIDG Art. 4, UIDV Art. 3). Wer sich als selbständigerwerbend anmeldet, erhält sie also im Lauf dieses Verfahrens.
Ändert sich meine UID, wenn ich die Firma umbenenne oder umziehe?
Nein. Die UID ist nichtsprechend und unveränderlich, und jede Nummer wird nur einmal vergeben (UIDG Art. 3 Abs. 1 Bst. a und Art. 4 Abs. 2). Name, Adresse und der Status im Handelsregister ändern sich im Register, die Nummer bleibt. Beim Wechsel von der Einzelfirma zur GmbH entsteht dagegen eine neue Rechtseinheit, und diese bekommt ihre eigene UID.
Muss die UID auf jeder Rechnung stehen?
Auf der Rechnung einer steuerpflichtigen Person ja: Sie enthält in der Regel den Hinweis auf den Registereintrag und die Nummer (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. a). Wer nicht eingetragen ist, lässt beides weg. Ausserhalb der Mehrwertsteuer ist die Verwendung der Nummer freiwillig, auch wenn viele Firmenkunden sie für ihre Kreditorenbuchhaltung verlangen.
Quellen
- Bundesgesetz über die Unternehmens-Identifikationsnummer (UIDG), Art. 3, 4, 6 und 11
- Verordnung über die Unternehmens-Identifikationsnummer (UIDV), Art. 3, 5 und 8: meldende Stellen, Aufbau, Ergänzung
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26 und 27: Rechnung, unberechtigter Steuerausweis
- Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 57: Kassenzettel bis CHF 400
- UID-Register des Bundesamts für Statistik
- Eidgenössische Steuerverwaltung: Unternehmens-Identifikationsnummer (UID)
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