Einzelfirma gründen: die Schritte in der richtigen Reihenfolge.

Anders als eine GmbH entsteht ein Einzelunternehmen nicht durch einen Gründungsakt. Das Gesetz kennt dafür kein Verfahren: Es knüpft an den Betrieb eines Gewerbes an und verlangt ab einem bestimmten Umsatz den Eintrag ins Handelsregister (OR Art. 931 Abs. 1). Die GmbH dagegen erlangt das Recht der Persönlichkeit erst mit dem Eintrag (OR Art. 779 Abs. 1). «Gründen» heisst bei der Einzelfirma deshalb vor allem: die richtigen Stellen informieren, in der richtigen Reihenfolge.

Die Schritte

1. 01

   Prüfen, ob die Tätigkeit als selbständig durchgeht

   Die AHV erkennt eine Tätigkeit grundsätzlich an, wenn du auf eigene Rechnung und eigenes Risiko, mit eigener Infrastruktur und für mehrere Auftraggeber arbeitest. Wer nur für einen Auftraggeber arbeitet, wird üblicherweise als unselbständig eingestuft. Entschieden wird im Einzelfall und bezogen auf die einzelne Tätigkeit, nicht auf die Person.

2. 02

   Den Firmennamen festlegen

   Dein Familienname muss der wesentliche Inhalt der Firma sein, mit oder ohne Vornamen (OR Art. 945 Abs. 1). Ein Zusatz, der ein Gesellschaftsverhältnis andeutet, etwa «& Partner», ist verboten (Abs. 3). Ob der gewünschte Name schon vergeben ist, siehst du im Firmenindex Zefix.

3. 03

   Bei der Ausgleichskasse anmelden

   Zuständig ist die kantonale Ausgleichskasse oder die Kasse deines Berufs- oder Branchenverbands. Mitschicken: Belege, die die Selbständigkeit zeigen, also Offerten und Rechnungen an Kunden, unterzeichnete Verträge, der Nachweis des investierten Eigenkapitals, Werbeunterlagen oder der Webauftritt. Die Kasse prüft sorgfältig, das dauert.

4. 04

   Den Handelsregistereintrag klären

   Pflicht ab einem Umsatzerlös von CHF 100'000.00 im letzten Geschäftsjahr, ausgenommen sind freie Berufe und Landwirte ohne kaufmännisch geführtes Gewerbe (OR Art. 931 Abs. 1). Darunter ist der Eintrag freiwillig (Abs. 3). Angemeldet wird beim Handelsregisteramt deines Kantons, auch über das Portal EasyGov des Bundes.

5. 05

   Die UID entgegennehmen

   Um die Unternehmens-Identifikationsnummer im Format CHE-123.456.789 musst du dich nicht bemühen. Das Bundesamt für Statistik weist sie unentgeltlich zu, sobald die zuständige Stelle den Betrieb meldet (UIDG Art. 4). Das ist das Handelsregisteramt, die Steuerverwaltung oder die Ausgleichskasse, je nachdem, wo du zuerst auftauchst.

6. 06

   Die Mehrwertsteuer entscheiden lassen

   Befreit bist du, solange du innerhalb eines Jahres weniger als CHF 100'000.00 Umsatz aus nicht ausgenommenen Leistungen erzielst (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Die Befreiung endet, sobald der Umsatz des letzten Geschäftsjahres die Grenze erreicht hat oder absehbar ist, dass sie innert zwölf Monaten überschritten wird (Art. 14 Abs. 3). Dann hast du 30 Tage Zeit für die Anmeldung (Art. 66 Abs. 1), und die läuft über das Portal der Steuerverwaltung (MWSTV Art. 123 Abs. 2 Bst. e).

7. 07

   Versicherungen ordnen

   Als Arbeitgeberin oder Selbständigerwerbende schliesst du dich einer Familienausgleichskasse an. Als Selbständige bist du weder gegen Arbeitslosigkeit noch obligatorisch gegen Unfall versichert und fällst nicht unter das Obligatorium der beruflichen Vorsorge (AHV/IV, Merkblatt 2.02, Ziff. 2). Der Unfallversicherung und unter Bedingungen auch der beruflichen Vorsorge kannst du dich freiwillig unterstellen. Prüfenswert sind zudem ein Krankentaggeld und die Säule 3a. Stellst du Personal ein, wird aus «freiwillig» ein Pflichtenheft.

8. 08

   Die Buchhaltung von Tag eins führen

   Unter CHF 500'000.00 Umsatzerlös genügt eine Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (OR Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1). Wie das aussieht, steht im Ratgeber Buchhaltung der Einzelfirma. Vom ersten Beleg an gilt: sammeln, ordnen, zehn Jahre behalten (OR Art. 958f Abs. 1).

Die Anerkennung durch die Ausgleichskasse

Das ist der Schritt, der über alles andere entscheidet, und der einzige, bei dem ein Nein möglich ist. Als selbständigerwerbend giltst du laut dem Merkblatt der AHV, wenn du nach aussen mit einem Firmennamen auftrittst, dein eigenes wirtschaftliches Risiko trägst, deine Betriebsorganisation frei wählen kannst und für mehrere Auftraggeber tätig bist. Massgebend sind die wirtschaftlichen Verhältnisse, nicht die vertraglichen Vereinbarungen: Ein Vertrag, in dem «Selbständigkeit» steht, ändert nichts.

Was du an die AHV zahlst

Als Selbständige trägst du die Beiträge allein, es gibt keinen Arbeitgeberanteil. Der volle Satz für AHV, IV und EO beträgt 10.0 Prozent des Erwerbseinkommens (AHV 8.1, IV 1.4, EO 0.5). Unter einem Jahreseinkommen von CHF 60'500.00 greift eine sinkende Skala, die bis auf 5.371 Prozent hinunterreicht. Wer weniger als CHF 10'100.00 verdient, zahlt den Mindestbeitrag von CHF 530.00 pro Jahr. Alle Werte gelten für 2026.

Das beitragspflichtige Einkommen ist nicht einfach dein Gewinn. Die Kasse geht vom Nettoeinkommen der Steuerveranlagung aus, rechnet die persönlichen AHV-, IV- und EO-Beiträge wieder hinzu und zieht einen Zins auf dem im Betrieb investierten Eigenkapital ab. Während des Jahres zahlst du Akontobeiträge auf dem voraussichtlichen Einkommen, abgerechnet wird nach der Steuerveranlagung. Merkst du beim Abschluss, dass die Akontobeiträge zu tief waren, melde es sofort: Sonst laufen Verzugszinsen von 5 Prozent.

Handelsregister: Pflicht, Wahl und was es kostet

Die Grenze von CHF 100'000.00 in OR Art. 931 schaut zurück, nämlich auf den Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres. Im ersten Jahr bist du also noch nicht eintragungspflichtig, auch wenn es gut läuft. Eintragen lassen darfst du dich trotzdem jederzeit.

• Der Eintrag ändert nichts an der Haftung. Du haftest mit deinem Privatvermögen, eingetragen oder nicht.
• Der Eintrag ändert die Art der Betreibung. Wer im Handelsregister steht, wird auf Konkurs betrieben statt auf Pfändung (SchKG Art. 39 Abs. 1 Ziff. 1).
• Der Eintrag macht dich auffindbar. Firma, Zweck und Inhaber stehen öffentlich in Zefix. Für manche Auftraggeber ist genau das die Voraussetzung für einen Auftrag.
• Der Eintrag ist die Eintrittskarte für den späteren Umbau. Nur ein im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen kann sein Vermögen mit Aktiven und Passiven auf einen anderen Rechtsträger übertragen (FusG Art. 69 Abs. 1). Ohne Eintrag ist der Weg in eine GmbH umständlicher.

Versicherungen: was wegfällt und was du selbst regelst

Mit dem Wechsel in die Selbständigkeit fallen Versicherungen weg, die vorher der Arbeitgeber getragen hat. Das ist der teuerste blinde Fleck der ersten Monate.

Mehrwertsteuer: die Grenze und die 30 Tage

Die Steuerpflicht selbst beginnt mit der Aufnahme der unternehmerischen Tätigkeit (MWSTG Art. 14 Abs. 1 Bst. a). Befreit bist du davon, solange du unter CHF 100'000.00 Umsatz aus nicht ausgenommenen Leistungen bleibst. Diese Befreiung endet in zwei Fällen: wenn der Umsatz des letzten Geschäftsjahres die Grenze erreicht hat oder wenn absehbar ist, dass sie innerhalb von zwölf Monaten nach Aufnahme oder Ausweitung der Tätigkeit überschritten wird (Art. 14 Abs. 3). Der zweite Fall trifft Gründerinnen mit einem grossen ersten Auftrag: Dann bist du von Anfang an steuerpflichtig, nicht erst im Folgejahr.

Du kannst auch freiwillig auf die Befreiung verzichten (MWSTG Art. 11). Das lohnt sich, wenn du viel Vorsteuer hast, etwa in einem Jahr mit grossen Anschaffungen, und wenn deine Kunden selbst steuerpflichtig sind. Der Verzicht bindet dich für mindestens eine Steuerperiode (Abs. 2). Wann die Pflicht genau eintritt, steht im Ratgeber MwSt-Pflicht ab CHF 100'000.00; was ohne Steuerpflicht auf die Rechnung gehört, im Ratgeber Rechnung ohne MwSt.

Was die Gründung wirklich kostet

Damit ist die Einzelfirma die mit Abstand günstigste Form, und das ist auch ihr Hauptargument. Was sie dafür nicht bietet, ist die Trennung zwischen Betriebs- und Privatvermögen. Der Vergleich mit der GmbH steht unter Einzelfirma oder GmbH.

Die ersten Wochen danach

• Konto trennen. Ein eigenes Geschäftskonto ist nicht vorgeschrieben, spart dir aber jedes Jahr die Arbeit, private und geschäftliche Zahlungen auseinanderzuklauben.
• Zahlungsbedingungen festlegen, bevor die erste Offerte rausgeht. Ohne Vereinbarung gibt es keine Mahngebühr, siehe Zahlungsbedingungen formulieren.
• Stundensatz rechnen statt schätzen. Als Selbständige zahlst du Ferien, Krankheit und Sozialversicherungen selbst, siehe Stundensatz berechnen.
• Belege ab dem ersten Tag ordnen. Zehn Jahre Aufbewahrung beginnen mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, nicht mit dem Tag, an dem du Ordnung schaffst.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.