GmbH gründen: Ablauf und Kosten.

Was vor dem Termin beim Notariat feststehen muss

Die Urkundsperson schreibt auf, was du entschieden hast. Sie entscheidet nichts für dich. Sechs Punkte klärst du darum vorher, sonst wird aus einem Termin ein zweiter.

• Firmenname. Handelsgesellschaften wählen ihre Firma frei, müssen aber die Rechtsform angeben (OR Art. 950). Der Zusatz GmbH gehört also dazu. Prüfe im zentralen Firmenindex Zefix, ob der Name schon vergeben ist.
• Zweck. Er steht in den Statuten und im Handelsregister. Formuliere ihn so, dass er auch in drei Jahren noch passt: Eine Änderung ist eine Statutenänderung, braucht also einen beurkundeten Beschluss und kostet beim Handelsregister zusätzlich CHF 200.00.
• Sitz und Rechtsdomizil. Die Gemeinde kommt in die Statuten. Hast du keine eigenen Räume, brauchst du eine Domizilerklärung der Person, die dir das Rechtsdomizil gewährt (HRegV Art. 71 Abs. 1 Bst. h).
• Gesellschafter und Stammanteile. Wer hält wie viel? Alle Gesellschafter erscheinen mit Namen und Anteilen öffentlich im Handelsregister.
• Geschäftsführung. Mindestens eine zur Vertretung befugte Person muss Wohnsitz in der Schweiz haben und Geschäftsführer oder Direktor sein (OR Art. 814 Abs. 3).
• Revisionsstelle oder Verzicht. Den Verzicht auf die eingeschränkte Revision kannst du bereits bei der Gründung erklären (HRegV Art. 62 Abs. 3, für die GmbH sinngemäss anwendbar nach Art. 83).

Der Ablauf in sieben Schritten

1. 01

   Name prüfen, Zweck und Statuten entwerfen

   Die Statuten müssen Bestimmungen enthalten über Firma und Sitz, den Zweck, die Höhe des Stammkapitals mit Anzahl und Nennwert der Stammanteile sowie die Form der Mitteilungen der Gesellschaft an ihre Gesellschafter (OR Art. 776). Musterstatuten des Eidgenössischen Amts für das Handelsregister und der Eidgenössischen Expertenkommission für das Handelsregister stehen als Download beim KMU-Portal des Bundes.

2. 02

   Kapitaleinzahlungskonto eröffnen

   Einlagen in Geld werden bei einer Bank zur ausschliesslichen Verfügung der Gesellschaft hinterlegt. Die Bank gibt den Betrag erst frei, wenn die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (OR Art. 633, anwendbar über Art. 777c Abs. 2 Ziff. 3). Du bekommst eine Kapitaleinzahlungsbestätigung, die als Beleg dient.

3. 03

   Errichtungsakt öffentlich beurkunden lassen

   Im Errichtungsakt erklären die Gründer, eine GmbH zu gründen, legen die Statuten fest und bestellen die Organe (OR Art. 777). Sie zeichnen die Stammanteile und stellen fest, dass alle gültig gezeichnet sind und die Einlagen dem gesamten Ausgabebetrag entsprechen. Die Urkundsperson nennt die Belege einzeln und bestätigt, dass sie vorgelegen haben (Art. 777b).

4. 04

   Beim Handelsregisteramt anmelden

   Eingereicht werden die öffentliche Urkunde, die Statuten, gegebenenfalls Annahmeerklärungen von Geschäftsführung und Revisionsstelle, die Bankbescheinigung über die Einlagen und, wenn nötig, die Domizilerklärung (HRegV Art. 71). Die Anmeldung läuft über das kantonale Handelsregisteramt oder über den Online-Schalter des Bundes EasyGov, über den auch die Anmeldungen bei Mehrwertsteuer, AHV und Unfallversicherung möglich sind.

5. 05

   Eintrag und Publikation abwarten

   Mit dem Eintrag erlangt die Gesellschaft das Recht der Persönlichkeit (OR Art. 779 Abs. 1). Erst ab diesem Moment gibt es die GmbH. Die Gründung wird im Schweizerischen Handelsamtsblatt veröffentlicht. Wie lange das Amt braucht, ist von Kanton zu Kanton verschieden.

6. 06

   Kapital freigeben und Geschäftskonto eröffnen

   Mit dem Handelsregisterauszug gibt die Bank das Geld frei. Es gehört jetzt der Gesellschaft, nicht dir. Trenne von Anfang an: ein Konto für die GmbH, deines privat. Die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) kommt mit dem Eintrag und ist im Register UID abrufbar.

7. 07

   Anmeldungen erledigen

   Ausgleichskasse als Arbeitgeberin, obligatorische Unfallversicherung, Pensionskasse bei Löhnen über CHF 22'680.00 pro Jahr und, falls steuerpflichtig, die Mehrwertsteuer innert 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht (MWSTG Art. 66 Abs. 1). Anmeldung, Abrechnung und Korrekturen laufen seit 2025 nur noch elektronisch über das Portal der ESTV.

Was die Gründung kostet

Der grössere Betrag kommt später und jeden Monat: Als Geschäftsführerin deiner eigenen GmbH bist du bei ihr angestellt. Das Bundesamt für Sozialversicherungen schreibt es in seinem Ratgeber für KMU deutlich: Wer die eigene AG oder GmbH gründet, arbeitet im Anstellungsverhältnis und gilt als unselbständigerwerbend, auch wenn ihm der Betrieb gehört.

Dazu kommen der Verwaltungskostenbeitrag der Ausgleichskasse, die Beiträge an die kantonale Familienausgleichskasse, die Prämie der obligatorischen Unfallversicherung und mindestens die Hälfte der Beiträge an die Pensionskasse (BVG Art. 66). Diese vier Posten hängen von Kanton, Branche und Vorsorgeplan ab: Hol dir vor der Gründung eine Offerte für Unfall- und Pensionskassenversicherung, damit du den Monatsbetrag kennst. Die Zahlen für 2026 stehen im Ratgeber Sozialversicherungen für Arbeitgeber.

Revisionsstelle: eingeschränkte Revision oder Verzicht

Für die Revisionsstelle der GmbH gelten die Vorschriften des Aktienrechts sinngemäss (OR Art. 818 Abs. 1). Eine ordentliche Revision braucht nur, wer in zwei aufeinanderfolgenden Jahren zwei der drei Grössen überschreitet: Bilanzsumme CHF 20 Mio., Umsatz CHF 40 Mio., 250 Vollzeitstellen (Art. 727). Alle übrigen unterstehen der eingeschränkten Revision und können darauf verzichten, wenn die Gesellschaft nicht mehr als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt hat und sämtliche Gesellschafter zustimmen (Art. 727a Abs. 2).

Ab dem Tag des Eintrags gilt

• Volle Buchführung und Rechnungslegung. Juristische Personen unterstehen ihr unabhängig vom Umsatz (OR Art. 957 Abs. 1 Ziff. 2). Die Milchbüchleinrechnung der kleinen Einzelfirma gibt es hier nicht.
• Anteilbuch. Die Gesellschaft führt über die Stammanteile ein Anteilbuch und muss es so führen, dass in der Schweiz jederzeit darauf zugegriffen werden kann (OR Art. 790). Belege zu einem Eintrag bleiben zehn Jahre nach der Streichung der Person aufbewahrt.
• Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen. Wer allein oder in Absprache 25 Prozent des Stammkapitals oder der Stimmen erreicht, meldet der Gesellschaft innert Monatsfrist die dahinterstehende natürliche Person (OR Art. 790a). Die Gesellschaft führt darüber ein Verzeichnis.
• Zehn Jahre Aufbewahrung für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f). Mehr dazu unter Aufbewahrungspflicht.
• Lohnabrechnung und Lohnausweis für jede angestellte Person, auch für dich selbst.

Lohn oder Dividende

Die GmbH versteuert ihren Gewinn selbst, und was sie ausschüttet, versteuerst du noch einmal als Einkommen. Auf der Dividende zieht die Gesellschaft 35 Prozent Verrechnungssteuer ab und liefert sie ab (VStG Art. 13 Abs. 1 Bst. a); du forderst sie über die Steuererklärung zurück. Bei der direkten Bundessteuer sind Dividenden aus einer Beteiligung von mindestens 10 Prozent zu 70 Prozent steuerbar (DBG Art. 20 Abs. 1bis). Die Kantone kennen eigene Sätze.

Der Entscheid zwischen Lohn und Dividende ist darum nicht nur eine Steuerfrage. Nur der Lohn zählt für die AHV-Rente, für die Pensionskasse und für die Taggelder bei Unfall oder Mutterschaft. Eine Dividende zählt dort nirgends. Und die Steuerbehörden akzeptieren keinen Fantasielohn: Wer voll im Betrieb arbeitet und sich CHF 12'000.00 auszahlt, um den Rest als Dividende zu beziehen, riskiert eine Aufrechnung. Besprich die Aufteilung einmal mit deiner Treuhänderin, danach bleibt sie Jahre stabil.

Drei Irrtümer, die teuer werden

Ob die GmbH überhaupt die richtige Form ist, entscheidest du am besten vorher: Der Vergleich steht unter Einzelfirma oder GmbH. Wer klein startet, findet den anderen Weg unter Einzelfirma gründen.

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