Handelsregister: wann der Eintrag Pflicht ist

Die Regel je Rechtsform

Beim Handelsregister gibt es zwei völlig verschiedene Arten von Pflicht. Bei der GmbH, der AG und der Genossenschaft ist der Eintrag konstitutiv: Die Gesellschaft erlangt das Recht der Persönlichkeit erst mit ihm. Vorher existiert sie schlicht nicht, und wer in ihrem Namen handelt, haftet persönlich. Beim Einzelunternehmen und bei den Personengesellschaften ist der Eintrag deklaratorisch: Der Betrieb läuft auch ohne ihn, das Gesetz verlangt den Eintrag aber ab einer bestimmten Grösse oder wegen der Rechtsform.

Rechtsform	Eintrag	Grundlage
Einzelunternehmen	Pflicht ab CHF 100'000.00 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr, darunter freiwillig	OR Art. 931 Abs. 1 und 3
Kollektivgesellschaft	Pflicht, unabhängig vom Umsatz	OR Art. 552 Abs. 2
Kommanditgesellschaft	Pflicht, unabhängig vom Umsatz	OR Art. 594 Abs. 3
GmbH	Die Gesellschaft entsteht erst mit dem Eintrag	OR Art. 779 Abs. 1
AG	Die Gesellschaft entsteht erst mit dem Eintrag	OR Art. 643 Abs. 1
Genossenschaft	Die Genossenschaft entsteht erst mit dem Eintrag	OR Art. 838 Abs. 1
Verein	Pflicht nur in drei Fällen, sonst freiwillig	ZGB Art. 61 Abs. 2
Zweigniederlassung	Eintrag am Ort der Zweigniederlassung	OR Art. 931 Abs. 2

GmbH und AG werden mit einer öffentlichen Urkunde beim Notariat errichtet (OR Art. 777 und 629). Erst danach geht die Anmeldung ans Handelsregisteramt.

Die Grenze von CHF 100'000.00 schaut zurück

Für das Einzelunternehmen zählt der Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres, nicht der geplante Umsatz des laufenden. Im ersten Geschäftsjahr bist du darum nie eintragungspflichtig, egal wie gut es läuft. Wer 2026 startet und CHF 140'000.00 umsetzt, meldet sich im Lauf von 2027 an. Gemeint ist der Umsatz, also alles, was du deinen Kunden für Arbeit und Material in Rechnung stellst, nicht der Gewinn. Diese Rechnung und die Sonderfälle stehen ausführlich in der Antwort auf die Frage muss ich meine Einzelfirma eintragen lassen.

Von der Pflicht ausgenommen sind nach OR Art. 931 Abs. 1 die Angehörigen der freien Berufe sowie Landwirte, sofern sie kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben. Zu den freien Berufen zählt man klassisch Ärztinnen, Anwälte, Architektinnen oder Treuhänder, also Tätigkeiten, bei denen die persönliche geistige Leistung im Vordergrund steht. Ein Malerbetrieb, eine Reinigungsfirma oder eine Garage fallen nicht darunter: Das sind Gewerbe, und die Grenze gilt.

Achtung: Eine Frist in Tagen kennt das Gesetz nicht. Die Pflicht entsteht, sobald das abgeschlossene Geschäftsjahr die Grenze erreicht hat. Warte nicht, bis das Handelsregisteramt sich meldet: Die Ämter müssen periodisch nach eintragungspflichtigen Unternehmen suchen, die nicht eingetragen sind (HRegV Art. 157 Abs. 1).

Verein, Zweigniederlassung und der Sonderfall Kollektivgesellschaft

Ein Verein muss sich nur eintragen lassen, wenn er für seinen Zweck ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreibt, wenn er revisionspflichtig ist oder wenn er hauptsächlich Vermögenswerte im Ausland sammelt oder verteilt (ZGB Art. 61 Abs. 2). Der normale Quartierverein und der Gewerbeverein bleiben also aussen vor.

Eine Zweigniederlassung wird am Ort eingetragen, an dem sie sich befindet (OR Art. 931 Abs. 2). Das betrifft dich, wenn du neben dem Hauptsitz eine zweite, dauerhaft geführte Betriebsstätte mit eigener Leitung führst, etwa ein zweites Lager mit eigenem Werkstattbetrieb in einem anderen Kanton. Ein blosses Materialdepot ist noch keine Zweigniederlassung.

Bei der Kollektivgesellschaft gibt es eine Feinheit, die oft übersehen wird: Betreibt sie kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe, entsteht sie als Kollektivgesellschaft überhaupt erst mit dem Eintrag (OR Art. 553). Zwei Kollegen, die zusammen arbeiten und nichts anmelden, sind rechtlich meist eine einfache Gesellschaft, und dort haftet jeder für alles.

So läuft die Anmeldung

Firma festlegen
Beim Einzelunternehmen muss der wesentliche Inhalt der Firma aus dem Familiennamen bestehen, mit oder ohne Vornamen (OR Art. 945 Abs. 1). «Meier Malerarbeiten» geht, «Farbwelt Zürich» allein nicht. Ein Zusatz, der ein Gesellschaftsverhältnis andeutet, ist verboten. Prüfe den Wunschnamen vorher kostenlos auf Zefix.
Anmeldung ausfüllen
Die Anmeldung geht an das Handelsregisteramt des Kantons, in dem die Niederlassung liegt. Elektronisch läuft das über EasyGov, den Behördenschalter des Bundes. Einzutragen sind Firma, Sitz und Rechtsdomizil, Rechtsform, Zweck, die Inhaberin oder der Inhaber und die zeichnungsberechtigten Personen (HRegV Art. 38).
Unterschrift hinterlegen
Jede zeichnungsberechtigte Person hinterlegt ihre Unterschrift. Das geht direkt beim Handelsregisteramt gegen Vorweisen von Pass oder Identitätskarte, oder als von einer Urkundsperson beglaubigter Beleg (HRegV Art. 18 und 21). Der Gang aufs Amt spart die Beglaubigungsgebühr.
Belege nachreichen, falls nötig
Beim Einzelunternehmen braucht es Belege nur, wenn die einzutragenden Tatsachen nicht schon aus der Anmeldung hervorgehen oder andere Vorschriften sie verlangen (HRegV Art. 37 Abs. 1). Hast du bereits eine UID, gehört sie in die Anmeldung.
Gebühr zahlen, Publikation abwarten
Nach der Prüfung trägt das Amt ein und publiziert im Schweizerischen Handelsamtsblatt. Ab diesem Moment steht dein Eintrag kostenlos im Internet, denn das Handelsregister ist öffentlich (OR Art. 936).

Was der Eintrag kostet

Die Gebühren stehen im Anhang der Verordnung über die Gebühren für das Handelsregister (GebV-HReg) und gelten seit dem 1. Januar 2021 in der ganzen Schweiz gleich. Viele Ratgeber im Netz nennen noch CHF 600.00 für eine GmbH: Das ist der alte Satz von vor 2021.

Vorgang	Einzelunternehmen	Kollektiv-/Kommandit	GmbH und AG
Neueintragung	80.00	160.00	420.00
Person eintragen, ändern, löschen	20.00	20.00	20.00
Zeichnungsberechtigung ändern	20.00	20.00	20.00
Rechtsdomizil oder Zusatzadresse	30.00	30.00	30.00
Sitzverlegung	30.00	30.00	200.00 (über die Statutenänderung)
Änderung der Firma	50.00	50.00	200.00 (Statutenänderung)
Änderung des Zwecks	50.00	50.00	200.00 (Statutenänderung)
Löschung	30.00	80.00	80.00

Beträge in Franken nach GebV-HReg, Anhang Ziffern 1.1 bis 1.4. Die Genossenschaft zahlt für die Neueintragung CHF 280.00. Die Auflösung kostet CHF 70.00 bei der Kollektiv- und Kommanditgesellschaft, bei GmbH und AG; beim Einzelunternehmen gibt es keine Auflösung, nur die Löschung. Wird eine Kollektiv- oder Kommanditgesellschaft aufgelöst und von einer bisherigen Gesellschafterin als Einzelunternehmen weitergeführt, sind es CHF 140.00. Steht im Anhang kein Ansatz, rechnet das Amt nach Zeitaufwand zu CHF 100.00 bis CHF 250.00 pro Stunde (Art. 3 Abs. 2).

Malerbetrieb Meier: Eintrag und zwei Änderungen in fünf Jahren

Neueintragung Einzelunternehmen: CHF 80.00
Zwei Jahre später: Umzug in eine grössere Werkstatt, Sitzverlegung: CHF 30.00
Vier Jahre später: Sohn kommt dazu, Zeichnungsberechtigung eintragen: CHF 20.00
Gleichzeitig: Zweck um «Gipserarbeiten» erweitern: CHF 50.00
Gebühren in fünf Jahren: CHF 180.00

Dazu kommen Auslagen, die das Amt gesondert verrechnet (GebV-HReg Art. 4), und bei GmbH und AG die Kosten für die öffentliche Urkunde beim Notariat. Die Notariatstarife sind kantonal geregelt und unterscheiden sich deutlich. Was bei einer GmbH-Gründung insgesamt zusammenkommt, steht im Ratgeber GmbH gründen: Ablauf und Kosten.

Was sich mit dem Eintrag ändert

Betreibung auf Konkurs statt auf Pfändung. Wer als Inhaber einer Einzelfirma im Handelsregister steht, wird auf dem Weg des Konkurses betrieben (SchKG Art. 39 Abs. 1 Ziff. 1). Das ist der Punkt mit den grössten Folgen, denn ein Konkurs trifft das ganze Geschäft und nicht nur die einzelne Forderung. Seit dem 1. Januar 2025 werden auch Steuern und Sozialversicherungsbeiträge gegen eingetragene Schuldner auf Konkurs betrieben; die entsprechenden Ausnahmen in SchKG Art. 43 sind aufgehoben.
Schutz des Namens. Eine eingetragene Einzelfirma darf am selben Ort von keinem anderen Geschäftsinhaber verwendet werden, selbst wenn er gleich heisst (OR Art. 946). Bei GmbH, AG und Genossenschaft gilt der Schutz sogar schweizweit: Die Firma muss sich von allen bereits eingetragenen Firmen von Handelsgesellschaften und Genossenschaften deutlich unterscheiden (OR Art. 951).
Sichtbarkeit. Einträge sind öffentlich und im Internet gebührenfrei zugänglich (OR Art. 936). Grosse Auftraggeber, Vermieter und Banken schauen dort nach, bevor sie einen Vertrag unterschreiben.
Meldepflicht bei Änderungen. Was eingetragen ist, muss stimmen. Adresse, Firma, Zweck und zeichnungsberechtigte Personen meldest du nach, sobald sie ändern.
Löschung bei Aufgabe. Gibst du die Geschäftstätigkeit auf oder überträgst du das Geschäft, musst du die Löschung anmelden (HRegV Art. 39 Abs. 1). Beim Tod der Inhaberin oder des Inhabers meldet eine Erbin oder ein Erbe die Löschung an.

Zwei Dinge hängen NICHT am Handelsregistereintrag, obwohl das oft behauptet wird. Erstens die doppelte Buchhaltung: Die Pflicht zur vollen Buchführung und Rechnungslegung beginnt bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften erst bei CHF 500'000.00 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr (OR Art. 957 Abs. 1). Darunter genügt die Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage, das sogenannte Milchbüechli. Zweitens die Mehrwertsteuer: Sie folgt dem Umsatz nach MWSTG Art. 10, nicht dem Registereintrag.

Wenn du den Eintrag unterlässt

Der Betrieb wird dadurch nicht illegal, und deine Rechnungen bleiben gültig. Das Verfahren läuft so: Das Handelsregisteramt fordert dich auf, die Anmeldung vorzunehmen oder zu belegen, dass keine Eintragung nötig ist, und setzt dir dafür eine Frist (HRegV Art. 152 Abs. 1). Die Aufforderung kommt eingeschrieben; eine nicht abgeholte Sendung gilt am siebten Tag nach dem ersten erfolglosen Zustellversuch als zugestellt (HRegV Art. 152a Abs. 2).

Reagierst du nicht, erlässt das Amt eine Verfügung über die Eintragung, ihren Inhalt, die Gebühren und gegebenenfalls die Ordnungsbusse (HRegV Art. 153 Abs. 1). Die Ordnungsbusse beträgt nach OR Art. 940 bis zu CHF 5'000.00. Wichtig an der Formulierung des Gesetzes: Gebüsst wird, wer nach einer Aufforderung mit Hinweis auf die Strafdrohung die Frist verstreichen lässt. Wer auf die erste Aufforderung hin anmeldet, zahlt die normale Gebühr und sonst nichts.

Lohnt sich der freiwillige Eintrag?

Einzelunternehmen und Zweigniederlassungen, die nicht eintragungspflichtig sind, haben das Recht, sich eintragen zu lassen (OR Art. 931 Abs. 3). Für CHF 80.00 bekommst du den Namensschutz am Ort, einen öffentlichen Nachweis, dass es dich gibt, und die Möglichkeit, Prokura einzutragen. Dagegen steht der Wechsel zur Konkursbetreibung: Ein einzelner unbezahlter Streitfall kann dann schneller existenziell werden als bei der Pfändung.

Die Faustregel aus der Praxis: Wer vor allem mit Privatkunden arbeitet und wenig Aussenstände hat, lässt es bleiben, bis die Pflicht greift. Wer mit Generalunternehmen, Verwaltungen oder grossen Auftraggebern zu tun hat, trägt sich früher ein, weil dort oft nach dem Registerauszug gefragt wird. Den Rest der Startfragen, von der Anerkennung durch die Ausgleichskasse bis zur ersten Rechnung, deckt der Ratgeber Einzelfirma gründen ab.

Häufige Fragen

Ab wann genau muss ich mich eintragen lassen?

Sobald das abgeschlossene Geschäftsjahr deines Gewerbes einen Umsatzerlös von mindestens CHF 100'000.00 zeigt. Massgebend ist das letzte Geschäftsjahr, nicht das laufende. Eine Frist in Tagen nennt das Gesetz nicht, du meldest dich also ohne unnötigen Aufschub an, sobald der Abschluss vorliegt.

Was kostet der Eintrag einer Einzelfirma?

Die Neueintragung kostet CHF 80.00 nach dem Anhang der GebV-HReg, in jedem Kanton gleich. Dazu kommen Auslagen des Amtes und, falls du die Unterschrift nicht selbst auf dem Amt zeichnest, die Beglaubigung durch eine Urkundsperson. Eine GmbH oder AG zahlt für die Neueintragung CHF 420.00, dazu die Notariatskosten für die öffentliche Urkunde.

Kann ich eine Firma ohne Handelsregistereintrag führen?

Ja, solange keine Eintragungspflicht besteht. Ein Einzelunternehmen unter CHF 100'000.00 Umsatz darf ganz normal arbeiten, Rechnungen stellen und Mehrwertsteuer abrechnen. Bei GmbH, AG und Genossenschaft geht es nicht: Diese Gesellschaften entstehen erst mit dem Eintrag.

Was passiert, wenn ich den Eintrag verpasse?

Das Handelsregisteramt fordert dich mit Frist zur Anmeldung auf. Lässt du auch diese Frist verstreichen, trägt es dich von Amtes wegen ein und kann eine Ordnungsbusse bis CHF 5'000.00 verfügen (OR Art. 940). Wer auf die Aufforderung reagiert, zahlt nur die normale Gebühr.

Ändert der Eintrag etwas an meiner Haftung?

Nein. Als Inhaberin eines Einzelunternehmens haftest du mit deinem ganzen Privatvermögen, ob eingetragen oder nicht. Was sich ändert, ist die Art der Betreibung: Eingetragene Inhaber werden auf Konkurs betrieben statt auf Pfändung. Die Haftung selbst begrenzt nur eine andere Rechtsform, etwa die GmbH.

Muss ich nach dem Eintrag jede Änderung melden?

Ja, für alles, was im Register steht: Firma, Sitz und Rechtsdomizil, Zweck, Inhaber und zeichnungsberechtigte Personen. Beim Einzelunternehmen kostet jede Mutation zwischen CHF 20.00 und CHF 50.00; bei GmbH und AG kostet eine Statutenänderung CHF 200.00. Gibst du das Geschäft auf, meldest du die Löschung an (HRegV Art. 39).

Quellen

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.

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