Kalkulation im Handwerk: Vorlage für Word und Excel.

Wofür das Blatt da ist

Die Offerte zeigt dem Kunden einen Preis. Das Kalkulationsblatt zeigt dir, woraus dieser Preis besteht. Es ist ein internes Blatt und geht nie an den Kunden: Darauf stehen dein Einkaufspreis, dein Kostensatz und dein Zuschlag, und das alles geht niemanden sonst etwas an.

Der Nutzen liegt nicht im Total, sondern in den Zeilen. Zwei Betriebe kommen mit demselben Preis auf ein völlig anderes Ergebnis, weil der eine einen Materialaufschlag rechnet und der andere nicht, oder weil der eine vier Anfahrten vergisst. Wer ohne dieses Blatt offeriert, rechnet aus dem Gefühl und merkt erst beim Jahresabschluss, ob das Gefühl gestimmt hat.

Die vier Blöcke und die Zuschläge

Wichtig ist die Reihenfolge: Erst alle Kosten sammeln, dann die Zuschläge rechnen. Wer den Gewinnzuschlag nur auf die Arbeit legt und das Material vergisst, verkauft das Material zum Selbstkostenpreis und arbeitet für die Lagerhaltung gratis.

Ein Auftrag, durchgerechnet

Ein Malerbetrieb streicht eine Wohnung mit 3.5 Zimmern neu, inklusive einer kleinen Risssanierung durch einen Gipser. Alle Beträge unten sind Beispielwerte, damit du den Rechenweg siehst. Sie sind keine Marktpreise: Deine eigenen Zahlen stehen in deiner Erfolgsrechnung und in deiner Preisliste.

Auf die CHF 8'056.80 kommt die Mehrwertsteuer. Zum Normalsatz von 8.1 Prozent (MWSTG Art. 25 Abs. 1) sind das CHF 652.60, der Kunde bezahlt also CHF 8'709.40. Rechne die Steuer nie in die Kalkulation hinein: Sie ist kein Ertrag, sondern gehört der Eidgenössischen Steuerverwaltung.

Warum ohne Mehrwertsteuer gerechnet wird

Bist du mehrwertsteuerpflichtig, holst du die Steuer auf deinem Einkauf als Vorsteuer zurück (MWSTG Art. 28 Abs. 1). Das Material kostet dich dann den Nettopreis. Bist du nicht steuerpflichtig, bleibt die Steuer bei dir und ist ein Teil deiner Kosten. Derselbe Einkauf hat deshalb je nach Betrieb zwei verschiedene Preise.

Zwei Zahlen musst du mitbringen

Die Vorlage rechnet, sie erfindet aber nichts. Zwei Werte stehen im Kopf des Blattes, und beide entstehen ausserhalb des einzelnen Auftrags:

• Der Stundensatz. Er entsteht aus deinen Jahreskosten geteilt durch die verrechenbaren Stunden, plus Gewinnzuschlag. Der Rechenweg steht unter Stundensatz berechnen, die Zahlen je Gewerk unter Stundenansatz für Handwerker. Wie viele Stunden im Jahr überhaupt verrechenbar sind, rechnest du mit der Frage Verrechenbare Stunden pro Jahr nach.
• Der Materialaufschlag. Er deckt Bestellen, Abholen, Lagern, Verschnitt, Rücksendungen und die Gewährleistung auf das Material. Wie du ihn aus deinen eigenen Zahlen herleitest, steht unter Materialaufschlag kalkulieren.

Beide Zahlen prüfst du einmal im Jahr, am besten direkt nach dem Abschluss mit der Treuhandstelle. Dann hast du echte Kosten statt Schätzungen.

So füllst du die Vorlage aus

1. 01

   Kopf ausfüllen

   Kunde, Objekt, Offertnummer, Datum und die beiden Prozentsätze: Materialaufschlag sowie Gewinn und Risiko. Den Absender ersetzt du einmal durch deinen Betrieb und speicherst die Datei als eigene Vorlage.

2. 02

   Material zeilenweise erfassen

   Menge, Einheit und Einkaufspreis ohne Mehrwertsteuer. In der Excel-Datei rechnet die Spalte Total selbst: Menge mal Preis. In der Word-Datei schreibst du den Betrag hin. Kleinmaterial darf eine Pauschalzeile sein, dann lässt du Menge und Preis leer und trägst nur den Betrag ein.

3. 03

   Stunden je Funktion eintragen

   Nicht eine Summe für alle. Monteurin, Lernender und Chef kosten verschieden viel, und beim Vergleich mit den tatsächlichen Stunden willst du später sehen, wo die Zeit geblieben ist. Als Menge trägst du die Stunden ein, als Preis den passenden Satz.

4. 04

   Zuschläge als eigene Zeilen

   Für einen Zuschlag trägst du die Basis in die Spalte Menge und den Satz als Faktor in die Spalte Preis: 650.00 mal 0.20 ergibt 130.00. So rechnet die Excel-Datei den Zuschlag mit. Der Gewinn- und Risikozuschlag ist die letzte Zeile: Als Menge schreibst du die Summe aller Zeilen darüber hin, als Preis den Faktor. Die Summenzeile unter der Tabelle zeigt dann die Offertsumme ohne Mehrwertsteuer.

5. 05

   Annahmen aufschreiben

   Im Feld unter der Tabelle hältst du fest, worauf der Preis beruht und was nicht enthalten ist. Genau diese Sätze kommen später in die Offerte. Ein Preis ohne Annahmen ist ein Versprechen ohne Grenze.

Was aus der Kalkulation in die Offerte muss

Hast du im Blatt mit 58 Stunden gerechnet, weil die Wände in Ordnung sind, dann muss dieser Vorbehalt in die Offerte. Sonst trägst du das Risiko allein: Wurde die Vergütung zum Voraus genau bestimmt, musst du das Werk um diese Summe fertigstellen, auch wenn du mehr Arbeit hattest als vorgesehen (OR Art. 373 Abs. 1). Hast du dagegen nur einen ungefähren Ansatz genannt, kann der Kunde bei unverhältnismässiger Überschreitung zurücktreten, bei Bauten auf seinem Grund eine angemessene Herabsetzung verlangen (OR Art. 375). Den Unterschied erklärt der Ratgeber Kostenvoranschlag oder Offerte.

Grundlage dieser Offerte sind folgende Annahmen: [Annahme, zum Beispiel: tragfähiger, rissfreier Untergrund], [Annahme, zum Beispiel: Räume sind geräumt und Strom ist vorhanden].

Nicht enthalten sind: [Leistung], [Leistung], [Leistung].

Treffen diese Annahmen nicht zu oder werden zusätzliche Leistungen bestellt, rechnen wir den Mehraufwand nach Aufwand ab: CHF [Betrag] pro Stunde zuzüglich Material zum Listenpreis. Mehrkosten melden wir Ihnen vor der Ausführung schriftlich an und führen die Arbeiten erst nach Ihrer Zustimmung aus.

Alle Preise verstehen sich ohne Mehrwertsteuer.

Drei Fehler, die im Blatt Geld kosten

• Die eigenen Stunden fehlen. Wer den Betrieb führt, offeriert, disponiert und Material holt, rechnet diese Zeit oft nicht mit. Sie ist trotzdem da und muss von irgendeiner Zeile bezahlt werden. Entweder erscheint sie im Blatt oder sie steckt im Stundensatz, aber nirgends ist keine Antwort.
• Der Zuschlag wird je Auftrag neu erfunden. Wer beim knappen Auftrag den Gewinnzuschlag streicht und beim üppigen aufrundet, hat keinen Zuschlag, sondern ein Bauchgefühl. Leg die Sätze einmal für den Betrieb fest und weiche nur begründet davon ab.
• Die Kalkulation wird nie mit der Wirklichkeit verglichen. Ohne Vergleich der offerierten mit den tatsächlichen Stunden wiederholt sich derselbe Irrtum jahrelang. Wie dieser Vergleich läuft, steht unter Nachkalkulation.

Heb das ausgefüllte Blatt zusammen mit der Offerte auf. Zehn Jahre aufbewahren musst du die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege (OR Art. 958f Abs. 1). Als Buchungsbeleg gilt jede Aufzeichnung, die nötig ist, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall nachzuvollziehen (OR Art. 957a Abs. 3), also zum Beispiel die Rechnung. Ob deine interne Kalkulation dazugehört, musst du gar nicht entscheiden: Sie liegt beim Beleg, und beim nächsten ähnlichen Auftrag ist sie die beste Vorlage, die du hast.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.