Was auf dem Blatt steht und was nicht
Am Ende eines Auftrags weisst du, was du verrechnet hast. Ob du daran verdient hast, weisst du erst, wenn du die tatsächlichen Kosten danebenlegst. Genau dafür ist dieses Blatt da: links die Offerte, rechts die Wirklichkeit, dazwischen die Differenz. Es bleibt im Haus und geht nie an den Kunden, weil darauf dein Kostensatz und deine Einkaufspreise stehen.
Warum nicht eine Zahl für den ganzen Auftrag? Weil die eine Zahl sagt, dass es knapp war, aber nicht, warum. Erst die Aufteilung nach Kapiteln zeigt, welche Leistung gedeckt ist und welche nicht. Wer nur das Total kennt, erhöht im Zweifel überall und verliert Aufträge an Positionen, die schon vorher gestimmt haben. Die ausführliche Begründung und die Lesart roter Zeilen stehen im Ratgeber zur Nachkalkulation.
Die Regel, an der alles hängt: interner Kostensatz
In die Spalte «Betrag Kosten Ist» kommen die geleisteten Stunden multipliziert mit deinem internen Kostensatz, also mit dem, was dich die Stunde kostet. Nicht mit dem Verrechnungssatz, den der Kunde zahlt. Wie du den Kostensatz herleitest, steht unter Stundenansatz für Handwerker: Kosten ohne Material geteilt durch die verrechenbaren Stunden, ohne Gewinnzuschlag.
Was passiert, wenn du die Sätze vertauschst, zeigt der Auftrag aus dem Beispiel unten. Mit dem internen Kostensatz von CHF 95.00 ergeben die 99 geleisteten Stunden CHF 9'405.00 und der Auftrag bringt CHF 765.00. Setzt du stattdessen den Verrechnungssatz von CHF 115.00 ein, kommst du auf CHF 11'385.00 Stundenkosten, und aus demselben Auftrag wird ein Verlust von CHF 1'215.00. Verloren hast du aber nichts: Du hast drei Stunden mehr gebraucht als offeriert und trotzdem verdient. Die Zahl misst dann nur noch die Abweichung von der Offerte, nicht das Ergebnis.
Ein Auftrag, durchgerechnet
- Offertsumme ohne Mehrwertsteuer
- CHF 11'150.00
- Geleistete Stunden laut Zeiterfassung
- 99.0 h
- Stundenkosten: 99.0 h zum internen Kostensatz von CHF 95.00
- CHF 9'405.00
- Material zum Einkaufspreis
- CHF 620.00
- Fremdleistung Gerüst, Rechnung des Gerüstbauers
- CHF 360.00
- Total Kosten
- CHF 10'385.00
- Offerierte Stunden
- 96.0 h
- Deckungsbeitrag, 6.86 Prozent der Offertsumme
- CHF 765.00
Drei Stunden Mehraufwand auf 96 offerierte Stunden sind nichts, und trotzdem bleiben von CHF 11'150.00 nur CHF 765.00 übrig. Das ist die typische Erkenntnis der ersten Nachkalkulation: Nicht der einzelne Ausrutscher frisst das Ergebnis, sondern ein Ansatz, der von Anfang an knapp war. Genau darum lohnt sich die Aufteilung: In den drei Zeilen der Vorlage sieht man, dass die Vorarbeiten CHF 695.00 verloren und der Anstrich CHF 1'290.00 verdient hat.
| Was | Wohin | Warum |
|---|---|---|
| Offerierter Betrag je Kapitel | Soll-Seite | Die Zahl, gegen die du misst. Ohne Mehrwertsteuer |
| Gewährter Rabatt oder Skonto | Soll-Seite, als Abzug | Ein Nachlass senkt den Ertrag, er erhöht nicht die Kosten |
| Freigegebene Stunden mal internem Kostensatz | Ist-Seite | Der eigentliche Kern der Auswertung |
| Material zum Einkaufspreis | Ist-Seite | Nicht zum Verkaufspreis, sonst rechnest du deine Marge als Kosten |
| Rechnungen von Subunternehmern und Mietgeräten | Ist-Seite | So, wie sie gekommen sind, dem Auftrag zugeordnet |
| Spesen, Deponiegebühren, Parkgebühren, Bewilligungen | Ist-Seite | Kleinbeträge, die zusammen eine Position ausmachen |
| Mehrwertsteuer | Nirgends | Sie war nie dein Geld |
| Nicht verrechnete Nachträge | Ist-Seite, und in die Bemerkung | Die Arbeit ist geleistet. Dass niemand sie bestellt hat, ist die eigentliche Lehre |
So füllst du das Blatt aus
Kopf ausfüllen
Kunde, Auftragsnummer, Objekt, Offertnummer und Datum. Dazu den internen Kostensatz in Franken je Stunde. Arbeitest du mit gestaffelten Sätzen für Lernende, Monteure und Chef, nimm je Zeile den Satz der Person, die gearbeitet hat, und halte ihn in der Bemerkung fest.
Kapitel statt Positionen wählen
Bei einer Offerte mit vierzig Positionen ist das Kapitel die realistische Ebene: fünf Zeilen statt vierzig, und das Team macht mit. Nimm dieselben Kapitel wie in der Offerte, sonst lassen sich die Beträge nicht gegenüberstellen.
Soll eintragen
Je Kapitel den offerierten Betrag ohne Mehrwertsteuer und die Stunden, mit denen du kalkuliert hast. Fehlt dir das Stundenbudget je Kapitel, trag wenigstens das Total ein: Schon der Vergleich Stunden gegen Stunden sagt viel.
Ist eintragen
Die freigegebenen Stunden aus der Zeiterfassung, dann Material zum Einkaufspreis und die Rechnungen Dritter. In der Excel-Datei summieren sich die Spalten selbst. Rechne die Stundenkosten je Zeile aus, also Stunden mal Kostensatz, und zähl Material und Fremdleistungen dazu.
Abweichung erklären, nicht nur beziffern
Im Feld unter der Tabelle hältst du in einem Satz fest, woher die Differenz kommt: Schätzung zu tief, Untergrund anders als angenommen, Wartezeit auf den Vorunternehmer, Nacharbeit, nicht bestellter Nachtrag. Eine Zahl ohne Grund ändert beim nächsten Auftrag nichts.
Eine Entscheidung treffen
Jede Nachkalkulation endet mit einem Satz, der in den Katalog oder in die nächste Offerte wandert: Position teurer ansetzen, Aufwandwert korrigieren, Einkaufspreis nachführen, Nachträge künftig schriftlich bestellen lassen. Ohne diesen Satz war es eine Statistik.
Damit die Zahlen überhaupt zusammenkommen
- Stunden am selben Tag erfassen, mit Datum, von, bis und Pause. Wer sie am Monatsende aus dem Gedächtnis schreibt, kann nichts vergleichen.
- Material beim Bezug buchen, nicht beim Rechnungschreiben rekonstruieren. Was nicht gebucht ist, taucht als Differenz im Lager auf und nie im Auftrag.
- Lieferantenrechnungen sofort dem Auftrag zuordnen. Eine Gerüstrechnung, die drei Monate später kommt, findet sonst nie den Weg auf das richtige Blatt.
- Nachträge schriftlich bestellen lassen. Bei einem fest vereinbarten Preis bist du an die Summe gebunden, auch bei Mehraufwand (OR Art. 373 Abs. 1). Zusätzlich bezahlt wird nur, was der Kunde zusätzlich bestellt hat, und im Streit zählt, was belegbar ist.
- Einmal im Monat auswerten, nicht einmal im Jahr. Nach zwölf Monaten erinnert sich niemand mehr, warum die Vorarbeiten aus dem Ruder liefen.
Die Vorkalkulation vor dem Auftrag machst du mit der Vorlage für die Kalkulation im Handwerk. Ob dein Stundensatz überhaupt stimmt, rechnest du im Stundensatz-Rechner nach, und was Deckungsbeitrag und Marge unterscheidet, steht unter Marge und Aufschlag.
So macht es KIDESK
In den handwerklichen Branchen rechnet KIDESK die Nachkalkulation aus den Daten, die ohnehin anfallen: freigegebene Stunden zum internen Kostensatz der Person, Material zum Einkaufspreis, zugeordnete Belege und Fremdleistungen. Die Tabelle zeigt je Position und je Kapitel, was offeriert war, was es gekostet hat und was übrig bleibt. Den internen Kostensatz hinterlegst du je Mitarbeiter, sichtbar ist er nur für Inhaber und Administration. Deinen Kostensatz ausrechnen kann KIDESK nicht: Die Grundlage dafür steht in deiner Buchhaltung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Vorkalkulation und Nachkalkulation?
Beide rechnen denselben Auftrag, nur zu verschiedenen Zeitpunkten und mit verschiedenem Zweck. Vorher schätzt du Stunden und Material, um einen Preis nennen zu können. Nachher zählst du, was wirklich gebraucht wurde, um beim nächsten Mal besser zu schätzen. Wer nur den ersten Teil macht, wiederholt seine Schätzfehler; wer nur den zweiten macht, hat keine Messlatte.
Welchen Stundensatz setze ich in der Nachkalkulation ein?
Den internen Kostensatz, also das, was dich die Stunde kostet, ohne Gewinnzuschlag. Mit dem Verrechnungssatz vergleichst du deinen Preis mit deinem Preis, und die Auswertung zeigt nur noch, ob du mehr oder weniger Stunden gebraucht hast als offeriert. Arbeiten mehrere Qualifikationen am Auftrag, nimm je Zeile den Satz der Person, die gearbeitet hat.
Gehört ein gewährter Rabatt zu den Kosten?
Nein. Ein Rabatt oder ein Skonto senkt den Ertrag und gehört deshalb auf die Soll-Seite als Abzug von der Offertsumme. Wird er bei den Kosten gebucht, sieht das Ergebnis besser aus, als es ist, und der Fehler fällt nicht auf, weil das Total trotzdem stimmt.
Lohnt sich die Nachkalkulation auch bei kleinen Aufträgen?
Bei jedem einzelnen Kleinauftrag nicht. Sinnvoll ist eine Stichprobe: einmal im Monat zwei oder drei abgeschlossene Aufträge auswerten, immer wieder dieselbe Art von Arbeit. Wiederholt sich dieselbe rote Zeile, ist nicht der Auftrag das Problem, sondern dein Ansatz für diese Leistung.
Was mache ich, wenn keine Stunden erfasst wurden?
Dann fang mit dem an, was da ist: Materialbelege, Lieferantenrechnungen und die Zahl der Einsatztage. Das Ergebnis ist grob, zeigt aber meist schon die Richtung. Parallel dazu führst du die Zeiterfassung ein, sonst wiederholt sich derselbe Irrtum jahrelang. Ohne erfasste Stunden ist keine belastbare Nachkalkulation möglich.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
