Offerte nachfassen, ohne zu nerven.

Der Zeitpunkt: früher, als du denkst

Warte nicht zwei Wochen. Wer sich erst dann meldet, erfährt womöglich nur noch das Ergebnis und hat keine Gelegenheit mehr, eine offene Frage zu beantworten. Ein brauchbarer Takt hängt an der Gültigkeit deiner Offerte: Setz den ersten Kontakt auf etwa ein Fünftel der Laufzeit, den zweiten auf die letzten Tage davor.

Den besten Zeitpunkt vereinbarst du ohnehin im Voraus. Ein Satz beim Aufnahmetermin genügt: «Ich schicke Ihnen die Offerte bis Donnerstag. Passt es Ihnen, wenn ich mich nächste Woche am Dienstag kurz melde?» Danach ist dein Anruf kein Nachfassen mehr, sondern ein abgemachter Termin. Niemand empfindet ihn als aufdringlich.

Was rechtlich im Hintergrund läuft

Deine Offerte ist rechtlich ein Antrag. Wie lange sie dich bindet, steht im Obligationenrecht (OR) und hängt daran, ob du ein Gültigkeitsdatum gesetzt hast. Für das Nachfassen sind vier Punkte wichtig.

• Du bist gebunden, dein Kunde nicht. Mit Annahmefrist bleibst du bis zum Ablauf an deine Preise gebunden (OR Art. 3 Abs. 1). Dein Kunde darf in dieser Zeit in Ruhe vergleichen.
• Nach Ablauf bist du frei. Trifft bis dahin keine Annahme bei dir ein, wirst du wieder frei (OR Art. 3 Abs. 2). Meldet sich der Kunde danach, ist das ein neues Geschäft, und du darfst mit heutigen Preisen rechnen.
• Schweigen ist keine Annahme. Nur wenn wegen der besonderen Natur des Geschäfts oder nach den Umständen keine ausdrückliche Annahme zu erwarten ist, gilt der Vertrag als geschlossen, wenn nicht innert angemessener Frist abgelehnt wird (OR Art. 6). Im Offertgeschäft ist das die Ausnahme.
• Vorsicht bei der verspäteten Annahme. War die Annahme rechtzeitig abgesandt und kommt nur verspätet an, bist du gebunden, sofern du dich nicht ohne Verzug meldest (OR Art. 5 Abs. 3). Diese Regel steht im Gesetz beim Antrag ohne Annahmefrist. Ob sie auch für eine befristete Offerte gilt, ist Auslegungssache. Verlass dich nicht darauf, sondern antworte in beiden Fällen sofort schriftlich.

Die Einzelheiten und die Formulierungen für das Deckblatt stehen im Ratgeber Wie lange deine Offerte dich bindet.

Drei Kontakte, dann ist Schluss

1. 01

   Versandbestätigung, am Tag des Versands

   Zwei Zeilen mit der Offerte im Anhang, dem Gültigkeitsdatum und dem Satz, dass du für Fragen zu einzelnen Positionen zur Verfügung stehst. Das ist kein Nachfassen, sondern der Grund, warum das Nachfassen später funktioniert.

2. 02

   Erster Kontakt, nach fünf bis sieben Arbeitstagen

   Am liebsten per Telefon, sonst per Mail. Frag nach dem Stand und danach, ob etwas unklar ist. Notier dir die Antwort, auch wenn sie unbestimmt ist.

3. 03

   Zweiter Kontakt, kurz vor Ablauf

   Weise auf das Ablaufdatum hin, ohne zu drohen. Biete an, die Offerte zu verlängern, wenn der Entscheid noch dauert. Genau hier fällt oft die Entscheidung.

4. 04

   Absagefrage, nach dem Ablauf

   Eine kurze Nachricht mit der Frage, woran es gelegen hat. Nicht, um zu diskutieren, sondern um zu lernen. Die Antworten sind die beste Kalkulationshilfe, die es gratis gibt.

5. 05

   Danach Ruhe

   Kein vierter und fünfter Versuch. Setz den Kunden stattdessen auf eine Merkliste und melde dich in einem halben Jahr mit etwas, das ihn interessiert, nicht mit derselben Offerte.

Zwei Mailtexte zum Kopieren

Beide Texte sind kurz gehalten. Eine lange Mail wirkt wie eine Rechtfertigung. Setz den Betreff so, dass der Kunde die Offerte sofort zuordnen kann, und häng das Dokument gleich wieder an. Niemand sucht in seinem Postfach nach deiner alten Mail.

Betreff: Offerte Nr. [NUMMER] · [PROJEKT] · kurze Nachfrage

Guten Tag [NAME]

Am [DATUM] haben wir Ihnen die Offerte für [PROJEKT] zugestellt. Ich wollte kurz nachfragen, ob alles klar ist und ob Sie noch Angaben von uns brauchen.

Falls Sie einzelne Positionen anders zusammenstellen möchten, machen wir das gerne. Auch beim Termin sind wir flexibel: Für die Ausführung brauchen wir rund [DAUER], Startmöglichkeit hätten wir ab [DATUM].

Die Offerte ist gültig bis am [GÜLTIG BIS]. Sie finden sie nochmals im Anhang.

Freundliche Grüsse
[NAME]
[FIRMA] · [TELEFON]

Betreff: Offerte Nr. [NUMMER] · gültig bis [GÜLTIG BIS]

Guten Tag [NAME]

Unsere Offerte für [PROJEKT] läuft am [GÜLTIG BIS] ab. Ich melde mich, damit Sie nicht durch ein Datum unter Druck geraten.

Wenn Sie mehr Zeit brauchen, verlängern wir die Gültigkeit gerne bis am [NEUES DATUM]. Sagen Sie einfach kurz Bescheid.

Falls Sie sich anders entschieden haben, ist das ebenfalls in Ordnung. Eine kurze Rückmeldung genügt, dann planen wir den Termin anderweitig ein.

Freundliche Grüsse
[NAME]
[FIRMA] · [TELEFON]

Guten Tag [NAME]

Besten Dank für Ihre Rückmeldung zur Offerte Nr. [NUMMER]. Schade, diesmal hat es nicht geklappt.

Darf ich Sie um eine kurze Auskunft bitten: Hat der Preis den Ausschlag gegeben, der Termin oder etwas anderes? Ich frage nicht, um nachzuverhandeln, sondern weil wir daraus lernen.

Für das nächste Projekt sind wir gerne wieder dabei.

Freundliche Grüsse
[NAME]
[FIRMA]

Am Telefon: die Sätze, die weiterhelfen

Ein Anruf bringt in einer Minute mehr als drei Mails. Der Grund ist einfach: Am Telefon bekommst du einen Einwand zu hören, und einen Einwand kannst du beantworten. Auf eine Mail folgt Schweigen, und Schweigen kannst du nicht beantworten.

Einstieg
«Guten Tag Herr Keller, [NAME] von [FIRMA]. Ich rufe wegen der Offerte für den Sicherungskasten an. Passt es gerade kurz?»

Offene Frage
«Wie ist der Stand bei Ihnen?»
Danach schweigen und zuhören. Die Versuchung, die Stille zu füllen, kostet mehr Aufträge als jeder Preis.

Einwand «zu teuer»
«Verstehe. Darf ich fragen, womit Sie vergleichen?»
So findest du heraus, ob es um den Preis geht oder um einen anderen Umfang.

Einwand «wir überlegen noch»
«Was fehlt Ihnen noch für den Entscheid?»
Danach einen konkreten nächsten Schritt mit Datum vereinbaren.

Abschluss des Gesprächs
«Ich melde mich am Donnerstag wieder.»
Das ist besser als «Melden Sie sich, wenn Sie so weit sind.»

Was du nicht tun solltest

• Den Preis ungefragt senken. Wer beim ersten Nachfassen fünf Prozent nachlässt, sagt damit, dass die erste Zahl nicht ehrlich war. Rabatt gibt es nur gegen eine Gegenleistung: weniger Umfang, ein früherer Termin, eine Anzahlung.
• Künstlichen Druck aufbauen. «Nur noch heute zu diesem Preis» funktioniert im Handwerk nicht und beschädigt das Vertrauen.
• Dreimal in einer Woche schreiben. Drei Nachrichten in fünf Tagen machen aus einem interessierten Kunden einen, der nicht mehr abnimmt.
• Alte Offerten in einen Newsletter kippen. Das ist Werbung an eine Liste, nicht eine Antwort an einen Menschen, und es fällt unter andere Regeln.
• Die Absage persönlich nehmen. Viele Absagen haben nichts mit dir zu tun: kein Budget, verschobenes Projekt, der Schwager ist auch Maler.

Was Nachfassen wert ist

Rechne es mit deinen eigenen Zahlen durch, statt es zu glauben. Das folgende Beispiel benutzt angenommene Werte eines Elektrobetriebs mit zwei Monteuren; setz deine eigenen ein.

Ob bei dir wirklich zwei Aufträge mehr zustande kommen, weiss niemand im Voraus. Aber die Rechnung zeigt, wie gross der Hebel ist: Schon ein einziger zusätzlicher Auftrag im Monat bezahlt die Stunde am Telefon um ein Vielfaches. Wie du aus dem Auftrag danach ohne Abtippen die Rechnung machst, zeigt Auftrag zur Rechnung.

Wenn gar nichts kommt

Lass die Offerte ablaufen. Das ist kein Scheitern, sondern Ordnung: Danach bist du an deine Preise nicht mehr gebunden, und du hast deinen Kopf frei für die nächsten zwölf Anfragen. Notier den Grund, wenn du ihn erfährst, und schau nach drei Monaten, ob sich die Gründe häufen. Wenn dreimal «zu teuer» und einmal «zu spät gekommen» dasteht, hast du ein Preisthema. Wenn viermal «zu spät gekommen» dasteht, hast du ein Terminthema, und das lässt sich schneller beheben.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.