Dauerverträge kündigen, ohne Streit ums Geld.

Zuerst die Vertragsart, dann die Frist

Bevor du in den Kalender schaust, schau in den Vertrag und frag dich: Schulde ich ein Ergebnis oder schulde ich sorgfältiges Arbeiten über die Zeit? Beim Werkvertrag verpflichtest du dich zur Herstellung eines Werkes (OR Art. 363). Beim Auftrag besorgst du die übertragenen Geschäfte oder Dienste vertragsgemäss, und Verträge über Arbeitsleistung, die keiner anderen Vertragsart unterstehen, fallen ohnehin unter das Auftragsrecht (OR Art. 394 Abs. 1 und 2). Diese Zuordnung entscheidet darüber, wie der Vertrag endet und wer am Schluss was bezahlt. Mehr dazu unter Auftrag oder Werkvertrag.

OR Art. 404: jederzeit, und das lässt sich nicht wegbedingen

Der Gesetzestext ist kurz: Der Auftrag kann von jedem Teil jederzeit widerrufen oder gekündigt werden. Das Bundesgericht hält in seiner Regeste zu BGE 115 II 464 fest, dieses Recht sei «zwingender Natur» und dürfe vertraglich «weder wegbedungen noch beschränkt werden». In der Erwägung dazu hält es fest, das gelte nicht nur für reine Auftragsverhältnisse, sondern auch für gemischte Verträge, bei denen die Regeln des Auftragsrechts für die zeitliche Bindung sachgerecht erscheinen. Für deinen Alltag heisst das: Die Mindestlaufzeit von zwei Jahren im Reinigungsvertrag und die dreimonatige Kündigungsfrist im Pflegevertrag halten einen Kunden nicht, der aussteigen will.

Kündigung zur Unzeit: wann Ersatz geschuldet ist

Wer jederzeit kündigen darf, darf trotzdem nicht jederzeit ohne Folgen kündigen. Erfolgt die Kündigung zur Unzeit, schuldet die kündigende Seite Ersatz für den Schaden, den sie damit verursacht (OR Art. 404 Abs. 2). Zur Unzeit heisst: in einem Moment, der für die andere Seite besonders ungünstig ist. Ob ein Fall so liegt, entscheidet sich an den Umständen und im Streit vor Gericht. Typische Lagen aus dem Gewerk: Der Kunde beendet den Winterdienst am 10. Dezember, mitten in der Saison, in der du keinen Ersatzauftrag mehr findest. Oder er kündigt zwei Wochen nachdem du auf seinen Wunsch eine Maschine angeschafft hast, die nur auf sein Objekt passt.

Wie weit dieser Ersatz reicht, hängt vom Einzelfall ab. Das Gesetz verspricht dir nicht den entgangenen Gewinn aus der ganzen Restlaufzeit, sondern den Schaden, den der Zeitpunkt verursacht hat. Rechne deshalb nicht mit einer Abfindung, sondern sichere dich vorher ab: Anschaffungen für ein bestimmtes Objekt gehören in die erste Rechnung oder in eine eigene Position, nicht in eine Pauschale, die sich erst nach Jahren amortisiert.

Was du bei einer Kündigung noch verrechnen darfst

• Alles, was du bis zum letzten Tag geleistet hast. Bei einer Monatspauschale rechnest du den angefangenen Monat anteilig ab, bei Einsätzen nach Anzahl.
• Auslagen und Verwendungen, die du in richtiger Ausführung des Vertrags gemacht hast, samt Zins (OR Art. 402 Abs. 1). Dazu gehören bestellte Pflanzen, beschafftes Verbrauchsmaterial und bezahlte Drittleistungen, die du nicht mehr stornieren kannst.
• Zusatzarbeiten, die der Kunde bestellt hat und die noch nicht in Rechnung gestellt sind.
• Nicht verrechenbar: die restliche Pauschale bis zum Ende der Laufzeit. Wer sie trotzdem stellt, verliert die Diskussion und oft auch den Teil, der ihm zustünde.

Die Beträge sind ohne Mehrwertsteuer gerechnet. Bist du steuerpflichtig, korrigierst du die zu viel verrechnete Leistung mit einer Gutschrift, damit die Steuer auf dem stimmt, was du wirklich erbracht hast. Wie eine Gutschrift aufgebaut ist, steht unter Gutschrift.

Was eine Kündigungsfrist im Vertrag trotzdem bringt

Streich die Klausel nicht, nur weil sie niemanden zwingt. Sie sagt beiden Seiten, was als anständig gilt, und die meisten Kunden halten sich daran, weil sie eine geordnete Übergabe wollen. Wirksam regeln lässt sich zudem das, was nach dem Ende passiert: Abrechnung, Rückerstattung, Schlüssel, Unterlagen. Genau dort entsteht der Streit, nicht beim Datum.

Beendigung
Beide Parteien können diesen Vertrag jederzeit beenden. Sie kündigen schriftlich und halten dabei nach Möglichkeit eine Ankündigungsfrist von drei Monaten auf das Ende eines Monats ein, damit die Übergabe geordnet erfolgen kann.

Abrechnung bei Beendigung
Bereits erbrachte Leistungen werden anteilig verrechnet. Auslagen, welche die Auftragnehmerin in richtiger Ausführung dieses Vertrags getätigt hat und die sich nicht mehr rückgängig machen lassen, werden ersetzt. Im Voraus bezahlte, nicht erbrachte Leistungen werden innert 30 Tagen zurückerstattet.

Übergabe
Schlüssel, Badges, Codes und Unterlagen werden spätestens am letzten Einsatztag gegen Quittung zurückgegeben. Die Auftragnehmerin räumt den ihr überlassenen Materialraum bis zu diesem Tag.

So kündigst du selbst: sechs Schritte

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   Vertrag und Beilagen hervorholen

   Lies nach, was zu Laufzeit, Frist, Schlüsseln, Material und Rückerstattung vereinbart ist. Prüfe auch, ob Leistungen in einem Pflichtenheft oder Leistungsverzeichnis stehen, das du mit übergeben musst.

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   Den Zeitpunkt wählen

   Wähle ein Ende, das die Gegenseite nicht in die Klemme bringt: nach der Wintersaison statt mittendrin, nach dem Herbstschnitt statt davor. Das kostet dich wenig und nimmt der Diskussion über eine Kündigung zur Unzeit den Boden.

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   Schriftlich und nachweisbar kündigen

   Eine Form schreibt das Gesetz beim Auftrag nicht vor. Beweisen muss die Kündigung aber, wer sich auf sie beruft. Schick sie per E-Mail mit Lesebestätigung und zusätzlich als Brief, oder lass dir den Empfang schriftlich bestätigen.

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   Die Übergabe anbieten

   Nenn im selben Schreiben Datum und Ort der Schlüsselrückgabe und biete an, dem Nachfolgebetrieb die Einsatzliste zu übergeben. Das kostet eine halbe Stunde und entscheidet darüber, ob der Kunde später gut über dich redet.

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   Schlussrechnung stellen

   Rechne den angefangenen Zeitraum anteilig ab, führe offene Zusatzarbeiten auf und zieh im Voraus bezahlte Leistungen ab. Leg die Berechnung offen, Zeile für Zeile.

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   Alles ablegen

   Kündigung, Empfangsbestätigung, Schlüsselquittung und Schlussrechnung gehören zusammen in die Kundenakte. Unterlagen zu Buchhaltung und Belegen bewahrst du zehn Jahre auf (OR Art. 958f).

Vorlage: Kündigung eines Dauervertrags

Der Brief ist in der Sie-Form geschrieben, weil er an die Kundschaft geht. Ersetze jede eckige Klammer. Eine Begründung ist nicht nötig; ein Satz zum Warum nimmt dem Ganzen aber die Schärfe.

Betreff: Kündigung des Vertrags über [Leistung], Objekt [Adresse]

Sehr geehrte Frau [Name]

wir kündigen den Vertrag vom [Datum] über [Leistung] für das Objekt [Adresse] auf den [Datum]. Bis zu diesem Tag erbringen wir alle vereinbarten Leistungen unverändert; der letzte Einsatz findet am [Datum] statt.

[Grund in einem Satz, zum Beispiel: Wir konzentrieren unsere Einsätze ab dem kommenden Jahr auf die Region [Ort] und können die vereinbarten Zeitfenster bei Ihnen nicht mehr zuverlässig einhalten.]

Für die Übergabe schlagen wir Folgendes vor: Am [Datum] geben wir Ihnen [Anzahl] Schlüssel und [Anzahl] Badges gegen Quittung zurück und räumen den Materialraum. Die Einsatzliste und das aktuelle Pflichtenheft stellen wir Ihnen als Datei zu, damit der nachfolgende Betrieb ohne Unterbruch weiterarbeiten kann.

Die Schlussrechnung erhalten Sie nach dem letzten Einsatz. Im Voraus bezahlte Leistungen, die wir nicht mehr erbringen, ziehen wir darin ab.

Bitte bestätigen Sie uns den Erhalt dieses Schreibens kurz. Für Fragen zur Übergabe sind wir unter [Telefon] erreichbar.

Freundliche Grüsse
[Name]
[Betrieb]

Wenn dein Kunde kündigt

• Eingang bestätigen, mit Datum. Damit steht fest, wann der Vertrag endet und bis wann du leistest.
• Letzten Einsatz und Schlüsselrückgabe festlegen. Schlüssel, Badges und Codes gehen nur gegen Quittung zurück. Fehlt ein Schlüssel später, geht es schnell um den Ersatz einer ganzen Schliessanlage.
• Wiederkehrende Rechnung stoppen. Eine Pauschale, die nach dem Vertragsende automatisch weiterläuft, ist der unnötigste Streit von allen.
• Anteilig abrechnen und zurückerstatten. Zahl zu viel erhaltenes Geld von dir aus zurück, bevor es jemand einfordern muss.
• Nach dem Grund fragen. Nicht am Telefon der Kündigung, sondern zwei Wochen später. Die Antwort ist die billigste Marktforschung, die du bekommst.
• Die Einsatzplanung anpassen. Ein Objekt weniger heisst freie Stunden bei deinen Leuten. Plane sie neu, bevor sie als Leerlauf verschwinden.

Wenn der Kunde nicht zahlt

Beim Auftrag brauchst du für die Beendigung keinen wichtigen Grund, du kündigst einfach. Bevor du das tust, lohnt sich die Reihenfolge: zuerst die offene Rechnung mahnen, erst dann den Vertrag beenden. Sonst diskutierst du am Schluss über zwei Dinge gleichzeitig. Stell die Schlussrechnung unmittelbar nach dem letzten Einsatz und setz eine klare Zahlungsfrist. Wie du danach weiterkommst, steht unter Mahnung schreiben und Betreibung einleiten.

Für Verträge, die weder Auftrag noch Werkvertrag sind, lohnt sich eine eigene Klausel zur Beendigung aus wichtigem Grund. Das Gesetz kennt diesen Weg bei mehreren Dauerverträgen ausdrücklich, etwa bei der Miete (OR Art. 266g) und beim Arbeitsvertrag (OR Art. 337). Schreib hinein, was bei euch ein wichtiger Grund ist: Zahlungsverzug über zwei Monate, verweigerter Zutritt, wiederholte Nichteinhaltung der vereinbarten Zeitfenster.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.