Quellensteuer: die Pflichten, die auf dich zukommen.

Zuerst: Ist die Person überhaupt quellensteuerpflichtig?

Die Quellensteuer hängt an der Bewilligung, nicht an der Nationalität und nicht am Lohn. Quellenbesteuert wird, wer keine Niederlassungsbewilligung C hat und in der Schweiz steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt hat (DBG Art. 83 Abs. 1), sowie wer im Ausland wohnt und hier für dich arbeitet, also Grenzgängerinnen, Grenzgänger und Wochenaufenthalter (DBG Art. 91). Die wichtigste Ausnahme: Lebt die Person in rechtlich und tatsächlich ungetrennter Ehe mit jemandem mit Schweizer Bürgerrecht oder Bewilligung C, entfällt die Quellensteuer (DBG Art. 83 Abs. 2). Was genau erfasst wird, steht im Begriff Quellensteuer.

Deine Pflichten, der Reihe nach

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   Innert acht Tagen melden

   Die Beschäftigung einer quellensteuerpflichtigen Person meldest du innert acht Tagen ab Stellenantritt der zuständigen Steuerbehörde auf dem dafür vorgesehenen Formular (QStV Art. 5 Abs. 1). Übermittelst du die Abrechnung elektronisch, darfst du Neuanstellungen stattdessen mit der monatlichen Abrechnung melden (Abs. 2).

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   Tarifcode bestimmen

   Der Tarifcode bildet die persönliche Situation ab: A für ledige Personen ohne Kinder im Haushalt, B für Ehepaare mit einem Erwerbseinkommen, C für Ehepaare mit zwei, H für Alleinerziehende, dazu Sondercodes für Grenzgängerinnen und Grenzgänger aus Deutschland und Italien (QStV Art. 1). Lass dir die nötigen Angaben schriftlich geben. Ändert sich etwas, muss die Person es dir melden, und du meldest es innert derselben Frist weiter (QStV Art. 5 Abs. 3).

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   Bei jeder Lohnzahlung abziehen

   Der Abzug ist im Zeitpunkt der Auszahlung, Überweisung, Gutschrift oder Verrechnung fällig. Du musst ihn vornehmen, auch wenn die Person Einwände erhebt oder eine Lohnpfändung läuft (QStV Art. 2 Abs. 1). Den anwendbaren Tarif holst du beim zuständigen Kanton; die Tarife für alle Kantone stellt die ESTV zum Einlesen in Lohnprogramme bereit.

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   Abrechnen und abliefern

   Grundsätzlich rechnest du monatlich ab. Die Abrechnung muss innert 30 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode bei der Steuerbehörde sein (ESTV, Kreisschreiben 45, Ziffer 9.3). Auf Antrag kann der Kanton längere Perioden bewilligen, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich, aber nur, wenn du nicht über das elektronische Lohnmeldeverfahren abrechnest. Die Ablieferung des Geldes erfolgt je nach Kanton aufgrund seiner Rechnungsstellung oder innert 30 Tagen seit Fälligkeit der Leistung.

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   Abzug ausweisen und bescheinigen

   Der steuerpflichtigen Person stellst du eine Aufstellung oder eine Bestätigung über den Steuerabzug aus (DBG Art. 88 Abs. 1 Bst. b). In der Praxis heisst das: Der Abzug steht auf jeder Lohnabrechnung und zusätzlich im Lohnausweis unter Ziffer 12 (ESTV, Kreisschreiben 45, Ziffer 9.1). Die ESTV empfiehlt, unter Ziffer 15 auch die angewendeten Tarifcodes und die zugehörigen Perioden aufzuführen, damit die Person den Abzug prüfen kann.

Welcher Kanton das Geld bekommt

Hier wird leicht falsch zugeordnet. Nicht dein Betriebskanton ist zuständig, sondern der Wohnkanton der angestellten Person.

Haftung und Bezugsprovision

Du bist rechtlich der «Schuldner der steuerbaren Leistung» und haftest für die Entrichtung der Quellensteuer (DBG Art. 88 Abs. 3). Hast du den Abzug vergessen, schuldest du den Betrag trotzdem und musst ihn dir bei der Person zurückholen, was nach einem Austritt praktisch unmöglich wird. Für den Aufwand bekommst du eine Bezugsprovision von 1 bis 2 Prozent des gesamten Quellensteuerbetrags; die zuständige Steuerbehörde setzt sie fest (DBG Art. 88 Abs. 4). Ansatz und Modalitäten legt der Kanton fest, und er darf die Provision kürzen oder streichen, wenn du Verfahrenspflichten verletzt (QStV Art. 6).

Der Ansatz ist kantonal und liegt je nach Kanton und Abrechnungsart zwischen 1 und 2 Prozent. Rechne darum nicht mit der Provision, bevor du den Ansatz deines Kantons kennst.

Was nach dem Jahr kommt

• Ab CHF 120'000.00 Bruttolohn wird eine quellenbesteuerte Person mit Wohnsitz in der Schweiz nachträglich ordentlich veranlagt (QStV Art. 9 Abs. 1). Dasselbe gilt, wenn sie Einkünfte hat, die nicht der Quellensteuer unterliegen (DBG Art. 89 Abs. 1 Bst. b). Sie reicht dann zusätzlich eine Steuererklärung ein, die abgezogene Quellensteuer wird zinslos angerechnet. Für dich ändert das nichts: Du ziehst weiter ab.
• Antrag bis 31. März. Wer unter der Grenze bleibt und Abzüge geltend machen will, kann bis zum 31. März des Folgejahres eine nachträgliche ordentliche Veranlagung verlangen (DBG Art. 89a Abs. 3). Das ist Sache der Person, nicht deine.
• Zu viel abgezogen? Hast du einen zu hohen Abzug gemacht und bereits abgerechnet, kann die Steuerbehörde die Differenz direkt der steuerpflichtigen Person zurückerstatten (QStV Art. 7). Du musst also nicht rückwirkend korrigieren.

Elektronisch abrechnen: ELM 5.0 ist Pflicht

Wer die Quellensteuer über das einheitliche Lohnmeldeverfahren von Swissdec abrechnet, braucht dafür eine aktuelle Version. Für das Abrechnungsjahr 2026, also für Löhne ab dem 1. Januar 2026, ist ELM 5.0 oder höher zwingend. Löhne aus 2025 konnten noch bis zum 31. März 2026 mit ELM 4.0 übermittelt werden; für AHV, UVG und Krankentaggeld lief ELM 4.0 bis zum 30. Juni 2026. Prüfe darum, welche Version dein Lohnprogramm unterstützt, bevor die erste Abrechnung fällig wird.

Vier Fehler, die in der Praxis vorkommen

• Die Acht-Tage-Meldung vergessen. Sie ist die erste Pflicht, und sie fällt im Trubel des Stellenantritts leicht hinten runter.
• Im falschen Kanton abgerechnet. Massgebend ist der Wohnkanton der Person, nicht dein Betriebskanton (DBG Art. 107 Abs. 1 Bst. a).
• Ersatzeinkünfte übersehen. Auch Taggelder aus Kranken-, Unfall-, Invaliden- und Arbeitslosenversicherung unterliegen der Quellensteuer (QStV Art. 3). Laufen sie über dich, ziehst du die Steuer ab wie auf dem Lohn. Zahlt der Versicherer direkt an die Person, rechnet er selbst ab.
• Bei Austritt nichts gemeldet. Ein Wegzug, eine neue Bewilligung C, eine Heirat: Jede Änderung, die für den Abzug massgebend ist, muss dir die Person melden, und du gibst sie weiter (QStV Art. 5 Abs. 3).

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.