Den ersten Mitarbeiter anstellen: Schritt für Schritt.

Zuerst: gilt für dein Gewerk ein Gesamtarbeitsvertrag?

Diese Frage kommt vor dem Lohngespräch, nicht danach. Ein allgemeinverbindlich erklärter Gesamtarbeitsvertrag (GAV) gilt für alle Betriebe einer Branche, auch wenn du keinem Verband angehörst. Er kann Mindestlöhne, Arbeitszeiten, Ferien, einen 13. Monatslohn, Zuschläge, Spesen und eine Krankentaggeldversicherung vorschreiben. Was dort steht, geht deiner eigenen Abmachung vor, soweit diese schlechter ist.

Allgemeinverbindliche Verträge gibt es unter anderem im Bauhauptgewerbe, bei Malern und Gipsern, in der Elektrobranche, in der Gebäudetechnik, im Schreinergewerbe, in der Reinigung, im Gerüstbau, im Metallgewerbe, im Gastgewerbe und im Coiffeurgewerbe. Die Liste des Bundes führt das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) und aktualisiert sie laufend; dazu kommen kantonal allgemeinverbindliche Verträge. Auskunft geben auch die Arbeitgeberorganisation deiner Branche, die paritätische Kommission und das kantonale Arbeitsamt.

Die Anmeldungen, der Reihe nach

1. 01

   Ausgleichskasse: AHV, IV, EO und ALV

   Als Arbeitgeber meldest du dich bei der Ausgleichskasse deines Kantons oder deines Berufsverbands an. Abgerechnet werden AHV, IV und EO mit zusammen 10.6 Prozent des Lohns, je 5.3 Prozent für dich und für die angestellte Person, dazu die Arbeitslosenversicherung mit 2.2 Prozent bis zu einem Jahreslohn von CHF 148'200.00, ebenfalls hälftig. Die Kasse stellt Akontorechnungen auf der Lohnsumme, die du ihr meldest. Ändert sich diese Summe wesentlich, meldest du das sofort, sonst zahlst du später auf einen Schlag nach. Hat die neue Person noch keine AHV-Nummer, beantragst du sie bei der Kasse.

2. 02

   Familienausgleichskasse: für die Kinderzulagen

   Beiträge an eine Familienausgleichskasse (FAK) sind in allen Kantonen obligatorisch. Geführt werden diese Kassen von den Kantonen, von AHV-Ausgleichskassen oder als anerkannte Berufs- und Branchenkassen; häufig ist es dieselbe Stelle, bei der du schon für die AHV angeschlossen bist. Die Beiträge zahlst du allein, einzig im Wallis beteiligen sich die Angestellten. Die Übersicht des Bundesamts für Sozialversicherungen nennt eine Spanne von 0.8 bis 3.8 Prozent der Lohnsumme, je nach Kanton und Kasse; diese Zeile der Übersicht trägt den Stand 2023, den heutigen Satz nennt dir deine Kasse.

3. 03

   Unfallversicherung: sofort, und oft ohne Wahl

   Für viele Gewerke ist die Wahl nicht frei: unter anderem Betriebe des Bau- und Installationsgewerbes, Betriebe, die Metall, Holz, Kork, Kunststoff, Stein oder Glas maschinell bearbeiten, Verkehrs- und Transportbetriebe und Betriebe, die temporäre Arbeitskräfte zur Verfügung stellen, sind von Gesetzes wegen bei der Suva versichert (UVG Art. 66 Abs. 1). Wer der Suva untersteht, meldet ihr die Eröffnung des Betriebs innert 14 Tagen (UVG Art. 59 Abs. 1). Alle übrigen schliessen einen Vertrag mit einem privaten Versicherer, einer Krankenkasse oder einer öffentlichen Unfallversicherungskasse. Die Prämie für Berufsunfälle trägst du, die Prämie für Nichtberufsunfälle darfst du vom Lohn abziehen (UVG Art. 91). Weitere Angestellte musst du später nicht einzeln melden, ihr Lohn fliesst in die Lohnmeldung an den Versicherer.

4. 04

   Pensionskasse: ab CHF 22'680.00 Jahreslohn

   Versichert werden muss, wer bei dir mehr als CHF 22'680.00 im Jahr verdient (BVG Art. 7 Abs. 1). Nicht versichert ist, wer einen befristeten Vertrag von höchstens drei Monaten hat (BVV 2 Art. 1j Abs. 1 Bst. b). Bei Aushilfen lohnt sich der genaue Blick: Wird ohne Unterbruch über drei Monate hinaus verlängert, beginnt die Versicherung in dem Moment, in dem die Verlängerung vereinbart wurde. Folgen mehrere Einsätze beim selben Betrieb aufeinander und dauern sie zusammen länger als drei Monate, beginnt sie mit dem vierten Arbeitsmonat (BVV 2 Art. 1k). Eine vereinbarte Probezeit ändert nichts: Die obligatorische Versicherung beginnt mit dem Antritt des Arbeitsverhältnisses (BVG Art. 10 Abs. 1). Die Vorsorgeeinrichtung wählst du im Einverständnis mit dem Personal (BVG Art. 11 Abs. 2). Schliesst du dich keiner an, fordert dich die Ausgleichskasse dazu auf und meldet dich sonst rückwirkend der Auffangeinrichtung, die dir den Verwaltungsaufwand in Rechnung stellt (BVG Art. 11 Abs. 5 bis 7). Dein Anteil muss mindestens so hoch sein wie die Beiträge aller deiner Angestellten zusammen (BVG Art. 66 Abs. 1).

5. 05

   Krankentaggeld: freiwillig, und trotzdem fast immer richtig

   Eine Krankentaggeldversicherung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, viele Gesamtarbeitsverträge verlangen sie aber. Ohne Versicherung zahlst du den Lohn bei Krankheit selbst weiter: im ersten Dienstjahr drei Wochen, danach für eine «angemessene längere Zeit» (OR Art. 324a). Eine mindestens gleichwertige Taggeldlösung kann an die Stelle dieser Pflicht treten, wenn sie schriftlich vereinbart ist (OR Art. 324a Abs. 4). Entscheide das, bevor der erste Krankheitsfall kommt, nicht danach.

6. 06

   Quellensteuer: nur für bestimmte Personen

   Für ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung C und für Personen ohne Wohnsitz in der Schweiz ziehst du die Steuer direkt vom Lohn ab und lieferst sie dem Kanton ab. Eine Ausnahme gibt es: Wer in rechtlich und tatsächlich ungetrennter Ehe mit einer Person mit Schweizer Bürgerrecht oder Niederlassungsbewilligung lebt, ist nicht quellensteuerpflichtig (DBG Art. 83 Abs. 2). Du haftest für diese Steuer (DBG Art. 88 Abs. 3). Dafür erhältst du eine Bezugsprovision von 1 bis 2 Prozent des Quellensteuerbetrags, die der Kanton festlegt. Angemeldet wird beim kantonalen Steueramt, abgerechnet nach dessen Vorgaben.

7. 07

   Bewilligung: klären, bevor der Vertrag steht

   Bei einer Person mit ausländischer Staatsangehörigkeit klärst du vor dem Stellenantritt, ob eine Arbeitsbewilligung nötig ist. Wer eine Niederlassungsbewilligung C hat, braucht keine. Zuständig ist die kantonale Behörde, und das ist keine Formsache, die man nachholt.

Der Arbeitsvertrag: formfrei, aber nicht formlos

Ein Einzelarbeitsvertrag braucht zu seiner Gültigkeit keine besondere Form (OR Art. 320 Abs. 1). Er gilt sogar dann als abgeschlossen, wenn du Arbeit entgegennimmst, die nach den Umständen nur gegen Lohn zu erwarten ist. Ein Handschlag genügt also rechtlich. Trotzdem gibt es eine schriftliche Pflicht: Bei einem unbefristeten Arbeitsverhältnis oder einem befristeten von mehr als einem Monat musst du spätestens einen Monat nach Beginn schriftlich informieren über die Namen der Vertragsparteien, das Datum des Beginns, die Funktion, den Lohn samt allfälligen Zuschlägen und die wöchentliche Arbeitszeit (OR Art. 330b). Ändert sich später einer dieser Punkte, teilst du die Änderung innert eines Monats ebenfalls schriftlich mit.

Anstellung: schriftliche Bestätigung der wesentlichen Punkte

Arbeitgeberin/Arbeitgeber: [Firma, Adresse]
Arbeitnehmerin/Arbeitnehmer: [Name, Vorname, Adresse]

Beginn des Arbeitsverhältnisses: [Datum]
Funktion: [z. B. Sanitärmonteur]
Lohn: CHF [Betrag] brutto pro [Monat / Stunde], ausbezahlt [z. B. 12 Mal pro Jahr, jeweils Ende Monat]
Lohnzuschläge: [z. B. keine / 25 % für Überzeit / gemäss GAV]
Wöchentliche Arbeitszeit: [z. B. 42.5 Stunden]

Weitere Punkte: [Probezeit, Ferien, Kündigungsfristen, anwendbarer Gesamtarbeitsvertrag]

Ort, Datum: [Ort, Datum]

Unterschrift Arbeitgeberin/Arbeitgeber: ______________________
Unterschrift Arbeitnehmerin/Arbeitnehmer: ______________________

Diese fünf Angaben sind das Minimum. In den Vertrag gehören daneben die Probezeit, die Ferien, die Regelung für Überstunden, die Kündigungsfristen und der Hinweis auf einen anwendbaren Gesamtarbeitsvertrag. Einzelne Abreden wirken nur schriftlich: die Verlängerung der Probezeit auf höchstens drei Monate, der Verzicht auf den Überstundenzuschlag und eine vom Gesetz abweichende Lohnfortzahlung. Die gesetzlichen Mindestwerte stehen fest: vier Wochen Ferien pro Dienstjahr, fünf Wochen bis zum vollendeten 20. Altersjahr (OR Art. 329a Abs. 1). Mehr dazu steht im Ratgeber zum Arbeitsvertrag im Kleinbetrieb.

Was ab dem ersten Monat laufend dazukommt

• Lohnabrechnung: Der angestellten Person ist eine schriftliche Abrechnung zu übergeben (OR Art. 323b Abs. 1). Darauf stehen der Bruttolohn, jeder einzelne Abzug und der Nettolohn.
• Akontobeiträge: bis zu einer jährlichen Lohnsumme von CHF 200'000.00 vierteljährlich, darüber monatlich, zahlbar bis zum 10. Tag nach Quartals- oder Monatsende. Verzugszins fällt an, wenn die Zahlung nicht innert 30 Tagen nach Quartals- oder Monatsende bei der Kasse ist; er läuft dann ab dem ersten Tag nach Periodenende, 5 Prozent pro Jahr, tageweise gerechnet.
• Lohndeklaration: die tatsächliche Lohnsumme des Jahres meldest du der Ausgleichskasse spätestens bis zum 30. Januar des Folgejahres. Deinem Unfallversicherer meldest du die Lohnsumme nach seinen Weisungen, in der Regel ebenfalls nach Jahresende (UVV Art. 116).
• Lohnausweis: für jede angestellte Person, auf dem einheitlichen Formular, nach der Wegleitung der Steuerkonferenz und der ESTV.
• Arbeitszeit aufzeichnen: tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, Ruhetage und Pausen ab einer halben Stunde, fünf Jahre aufbewahren. Wie das im Kleinbetrieb praktisch geht, steht unter Arbeitszeiterfassung.
• Pensionskasse: Anfang Jahr oder bei Stellenantritt meldest du den voraussichtlichen Lohn. Ändert sich der versicherte Lohn um etwa 10 Prozent, klärst du mit der Kasse, ob eine Mutation nötig ist.

Kleine Löhne: zwei Erleichterungen

Auf einem massgebenden Lohn, der pro Arbeitsverhältnis CHF 2'500.00 im Kalenderjahr nicht übersteigt, werden die Beiträge nur auf Verlangen der versicherten Person erhoben. Zwei Gruppen sind davon ausgenommen und zahlen unabhängig von der Höhe: Personen in Privathaushalten und Personen, die von Betrieben im Kultur- und Medienbereich beschäftigt werden, etwa von Theatern, Orchestern, Museen oder Medienhäusern. In Privathaushalten gilt eine Rückausnahme für Personen bis zum 31. Dezember nach dem 25. Geburtstag, deren Lohn pro Jahr und Arbeitgeber CHF 750.00 nicht übersteigt. Die zweite Erleichterung ist das vereinfachte Abrechnungsverfahren aus dem Bundesgesetz gegen die Schwarzarbeit: Es rechnet AHV, IV, EO, ALV, Familienzulagen, Quellensteuer und Unfallversicherung einmal pro Jahr ab. Voraussetzung ist, dass kein einzelner Lohn CHF 22'680.00 und die gesamte Lohnsumme CHF 60'480.00 übersteigt und dass alle Löhne des Betriebs so abgerechnet werden. Für AG, GmbH und Genossenschaften sowie für mitarbeitende Ehegatten und Kinder ist es nicht zugelassen.

Wenn jemand wieder geht

Abmelden musst du nur bei der Pensionskasse. Diese berechnet die Freizügigkeitsleistung und überweist sie an die neue Vorsorgeeinrichtung oder auf ein Freizügigkeitskonto. Für die Risiken Tod und Invalidität besteht nach dem Austritt noch einen Monat Nachdeckung. Bei den übrigen Sozialversicherungen gibt es keine Austrittsmeldung, der Lohn fliesst einfach in die Jahresdeklaration. Der Unfallschutz läuft nach dem Ende des Anspruchs auf mindestens den halben Lohn noch 31 Tage weiter; danach kann die Person beim Versicherer eine Abredeversicherung für bis zu sechs Monate abschliessen (UVG Art. 3 Abs. 2 und 3). Weise sie darauf hin, und ebenso darauf, ob dein Krankentaggeldvertrag einen Übertritt in die Einzelversicherung vorsieht; die Prämie zahlt sie dann selbst. Meldet sie sich bei der Arbeitslosenversicherung an, stellst du rechtzeitig die Bescheinigungen aus, die sie für ihren Leistungsanspruch braucht (AVIG Art. 88 Abs. 1 Bst. b).

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.