Die drei Stufen
| Stufe | Wie es beim Kunden ankommt | Für wen |
|---|---|---|
| PDF per E-Mail | Als Anhang im Postfach, mit QR-Einzahlungsschein zum Scannen in der E-Banking-App | Der Normalfall im Kleinbetrieb, für Geschäfts- und Privatkunden |
| eBill | Direkt im E-Banking des Kunden, freigeben und zahlen mit zwei Klicks | Wer viele Privatkunden hat und regelmässig fakturiert |
| Strukturierter Datensatz | Die Software des Kunden liest Betrag, Positionen und Referenz maschinell ein | Wer Grosskunden oder die öffentliche Hand beliefert |
eBill ist etwas anderes als «Rechnung per Mail»
eBill wird von SIX betrieben und liefert die Rechnung in das E-Banking des Kunden. Ende Juni 2026 zählte eBill erstmals über vier Millionen registrierte Nutzerinnen und Nutzer. Rechnungssteller können sich nicht direkt anschliessen: Der Weg führt über einen zertifizierten Netzwerkpartner. Für einen Kleinbetrieb mit fünfzig Rechnungen im Jahr lohnt sich dieser Aufwand meist nicht, für eine Firma mit monatlichen Abrechnungen an Privatkunden schon.
Wo in der Schweiz eine Pflicht gilt
Gegenüber anderen Unternehmen und gegenüber Privatkunden entscheidest du selbst, ob du auf Papier, als PDF oder als Datensatz fakturierst. Das Mehrwertsteuergesetz regelt in Art. 26 den Inhalt der Rechnung, nicht den Weg. Eine Pflicht besteht gegenüber der Bundesverwaltung ab einem Vertragswert über CHF 5'000.00, wobei Kleinbeschaffungen ausgenommen sind. Welche Verwaltungseinheiten dazugehören und wie die Einreichung läuft, steht ausführlich im Ratgeber E-Rechnungspflicht in der Schweiz.
Die Pflicht, von der viele reden, ist die deutsche. Sie greift nur, wenn der leistende Betrieb und der Empfänger im Inland ansässig sind, also in Deutschland (§ 14 Abs. 2 des deutschen Umsatzsteuergesetzes). Ein Schweizer Betrieb ohne Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland ist damit nicht betroffen, auch nicht bei Lieferungen nach Deutschland. Wer mit deutschen Kunden arbeitet, klärt trotzdem, in welchem Format sie die Rechnung wollen.
Aufbewahrung: elektronisch gilt genauso
Für elektronische Rechnungen gilt dieselbe Frist wie für Papier: zehn Jahre ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Dazu kommt die Integrität: Der Beleg muss so aufbewahrt sein, dass er nicht geändert werden kann, ohne dass sich dies feststellen lässt (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV Art. 3).
Wie das geht, sagt GeBüV Art. 9. Zulässig sind unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier und unveränderbare Datenträger, oder veränderbare Datenträger, wenn technische Verfahren die Integrität sichern, der Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar ist und die Abläufe dokumentiert sind. Eine gewöhnliche Festplatte gilt ausdrücklich als veränderbar. Ein PDF im Dateiordner auf dem Laptop erfüllt die Anforderung für sich allein also nicht; was du brauchst, ist ein Ablagesystem, das Änderungen nachweisbar macht. Mehr dazu unter Belege digital aufbewahren.
So macht es KIDESK
KIDESK deckt die erste Stufe ab: Jede Rechnung entsteht als PDF mit QR-Einzahlungsschein und geht per E-Mail an den Kunden, wahlweise mit einem Link auf den Beleg. An eBill ist KIDESK nicht angeschlossen, und einen strukturierten Datensatz für die Software des Empfängers gibt es nicht. Wer einen eBill-Anschluss braucht, geht dafür über einen zertifizierten Netzwerkpartner. Was KIDESK stattdessen kann: die Zahlung wiederfinden. Du lädst die CAMT-Datei aus dem E-Banking hoch, und KIDESK ordnet die Eingänge den Rechnungen zu.
Häufige Fragen
Muss mein Kunde zustimmen, dass ich elektronisch fakturiere?
Für die Rechnung schreibt das Schweizer Recht keine Form vor, eine Zustimmung ist also nicht nötig. Verlangt ein Kunde ausdrücklich Papier, halte dich daran. Bei Behörden und Grosskunden lohnt sich die Frage vorher: Sie haben oft ein bestimmtes Postfach oder ein bestimmtes Format.
Ist ein eingescanntes Papierdokument auch eine E-Rechnung?
Auf dem Weg zum Kunden ja, im Archiv ebenfalls. Für die Aufbewahrung zählt, dass der Beleg jederzeit lesbar gemacht werden kann und nicht unbemerkt änderbar ist (OR Art. 958f Abs. 3, GeBüV Art. 3 und 9). Das Papier darfst du nach dem Scannen vernichten, solange diese Bedingungen erfüllt sind. Ausnahme: Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (OR Art. 958f Abs. 2).
Brauche ich für eine E-Rechnung einen QR-Einzahlungsschein?
Vorgeschrieben ist er nicht, aber ohne ihn tippt dein Kunde die Zahlung von Hand ab, und Tippfehler landen bei dir als nicht zuordenbarer Eingang. Die roten und orangen Einzahlungsscheine wurden am 30.09.2022 abgeschafft; heute gibt es die QR-Rechnung und eBill.
Kann ich die Rechnung einfach in den Mailtext schreiben?
Besser nicht. Ein Mailtext lässt sich kaum so aufbewahren, dass eine Änderung auffällt (GeBüV Art. 3), und er trägt keinen QR-Einzahlungsschein. Schick ein PDF als Anhang; welcher Text in die Mail gehört, steht unter Begleitmail zur Rechnung.
Quellen
- Bundeskanzlei: E-Rechnung, Pflicht für Lieferanten ab einem Vertragswert über CHF 5'000
- Eidgenössische Finanzverwaltung: Elektronische Rechnungen stellen und empfangen
- SIX: eBill überschreitet die Marke von vier Millionen Nutzern (26.08.2026)
- eBill: Anbindung als Rechnungssteller über einen zertifizierten Netzwerkpartner
- KMU-Portal des Bundes: Einstellung der Lastschriftverfahren LSV und BDD per 30. September 2028
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung
- Deutsches Umsatzsteuergesetz, § 14 Abs. 1 und 2: elektronische Rechnung nur zwischen im Inland Ansässigen
- Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung während zehn Jahren
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 3 und 9: Integrität und zulässige Informationsträger
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
