Rechnung per E-Mail: was rechtlich gilt.

Warum die Rechnung per E-Mail gültig ist

Verträge bedürfen zu ihrer Gültigkeit nur dann einer besonderen Form, wenn das Gesetz eine solche vorschreibt (OR Art. 11 Abs. 1). Für die Arbeiten eines Handwerks- oder Dienstleistungsbetriebs schreibt es keine vor. Die Rechnung selbst ist ohnehin kein Vertrag, sondern die Aufforderung, den vereinbarten Preis zu zahlen.

Auch das Mehrwertsteuerrecht verlangt keine bestimmte Form. Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig wie es im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (MWSTG Art. 3 Bst. k). Was darauf stehen muss, zählt MWSTG Art. 26 auf. Zum Weg schreibt die Eidgenössische Steuerverwaltung in ihrer MWST-Info zur Rechnungsstellung: Papierrechnung, elektronische und digitale Rechnung, zum Beispiel PDF-Rechnung oder gescannte Papierrechnung, sind für die Belange der Mehrwertsteuer gleichgestellt.

Der Haken ist der Beweis, nicht die Form

Wer aus einer behaupteten Tatsache Rechte ableitet, muss sie beweisen (ZGB Art. 8). Beim Mahnen heisst das: Ist eine Verbindlichkeit fällig, kommt der Schuldner durch Mahnung des Gläubigers in Verzug (OR Art. 102 Abs. 1). Eine Mahnung, die nie angekommen ist, setzt niemanden in Verzug, und dann läuft auch kein Verzugszins. Genau hier wird die E-Mail schwächer als der eingeschriebene Brief: Ein Sendeprotokoll zeigt, dass du abgeschickt hast, nicht dass dein Kunde es bekommen hat.

• Lass dir die Rechnungsadresse einmal bestätigen. Ein Satz in der Offerte, an welche E-Mail-Adresse Rechnungen gehen, erspart später die Diskussion, ob die Adresse stimmte.
• Schick dir selbst eine Kopie. Eine Blindkopie an dein eigenes Postfach ist der einfachste Nachweis dafür, was genau du wann verschickt hast.
• Bewahre die versandte E-Mail auf, nicht nur das PDF. Datum, Adresse und Betreff sind dein Nachweis, was du wann an wen geschickt hast.
• Frag nach, statt zu warten. Ein Anruf nach zehn Tagen klärt in zwei Minuten, ob die Rechnung im Spam-Ordner liegt.
• Vor der Betreibung auf Papier. Die letzte Mahnung eingeschrieben zu verschicken kostet ein paar Franken und nimmt der Gegenseite das Argument, sie habe nie etwas erhalten.

PDF statt Word, und immer genau dieses PDF

Verschick ein PDF. Eine Word- oder Excel-Datei lässt sich verändern, absichtlich oder aus Versehen, und sieht auf einem fremden Rechner oft anders aus. Vor allem aber ist das versandte PDF dein Beleg: Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f). Für den Briefwechsel selbst nennt das Obligationenrecht keine eigene Frist. Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, bewahrt aber auch Geschäftspapiere bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung auf, also ebenfalls zehn Jahre (MWSTG Art. 70 Abs. 2 und Art. 42 Abs. 6).

Elektronisch aufbewahren ist erlaubt, aber nicht formlos. Die Geschäftsbücherverordnung verlangt, dass Geschäftsbücher und Buchungsbelege so aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (GeBüV Art. 3), dass sie bis zum Ende der Frist innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können (Art. 6) und dass die Informationsträger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit geprüft werden (Art. 10). Auf einem Datenträger, der sich unbemerkt überschreiben lässt, also auf jeder gewöhnlichen Festplatte, verlangt die Verordnung zusätzlich Verfahren, welche die Integrität sichern, und einen unverfälschbaren Nachweis des Speicherzeitpunkts (Art. 9). Die Eidgenössische Steuerverwaltung hält fest, dass elektronisch aufbewahrte Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz «die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind» haben, sofern sämtliche Anforderungen der GeBüV erfüllt sind.

• Ein Beleg, eine Datei. Keine Sammel-PDF mit vierzig Rechnungen.
• Sprechender Dateiname, zum Beispiel `2026-0142_Keller-Immobilien.pdf`. Ein Anhang namens Dokument1.pdf findet in acht Jahren niemand mehr.
• Das PDF im Moment des Versands ablegen und danach nicht mehr anfassen. Eine Rechnung, die du bei Bedarf neu erzeugst, ist nicht zwingend dieselbe: Preise, Adressen und Vorlagen ändern sich.
• Gesichert an einem zweiten Ort. Ein Postfach ist kein Archiv, und ein verlorener Rechner nimmt drei Jahre Belege mit.

Alles Weitere zur Frist, zur Ablagestruktur und zu den Anforderungen der Verordnung steht im Ratgeber Zehn Jahre aufbewahren.

An welche Adresse die Rechnung gehört

Die häufigste Ursache für eine unbezahlte Rechnung ist keine Zahlungsunfähigkeit, sondern eine E-Mail, die an der falschen Stelle im Betrieb liegt. Wer die Arbeit bestellt hat, ist selten die Person, die zahlt.

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   Rechnungsadresse getrennt erfassen

   Frag bei grösseren Kunden schon in der Offerte nach der Adresse für Rechnungen. Viele Unternehmen haben ein eigenes Postfach dafür, etwa rechnungen@firma.ch.

2. 2

   Bestell- oder Auftragsnummer erfragen

   Die Nummer klingt nach Bürokratie und ist der schnellste Weg zum Geld: Ohne sie bleibt die Rechnung liegen, bis jemand herausfindet, wer die Arbeit bestellt hat.

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   Im Betreff alles Nötige nennen

   «Rechnung 2026-0142, Musterstrasse 12, fällig 21.10.2026». Wer den Betreff liest, weiss, worum es geht, und findet die Mail später wieder.

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   Die Rechnung anhängen, nicht verlinken

   Ein Anhang landet in der Buchhaltung, ein Download-Link stirbt mit dem nächsten Systemwechsel. Ein zusätzlicher Link zur Ansicht schadet nicht, ersetzt das PDF aber nicht.

Was dein Kunde für den Vorsteuerabzug braucht

Nicht den Weg, sondern den Inhalt. Verlangt sind dein Name und Ort, wie du im Geschäftsverkehr auftrittst, der Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen und deine Nummer, Name und Ort des Empfängers, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag (MWSTG Art. 26 Abs. 2). Für Kassenzettel bis CHF 400.00 dürfen die Angaben zum Empfänger fehlen (MWSTG Art. 26 Abs. 3, Betrag nach MWSTV Art. 57).

Dein Kunde darf das PDF elektronisch ablegen, solange er die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung einhält. Er muss die Rechnung also nicht ausdrucken, und du musst sie nicht nachliefern. Welche Angaben einem Beleg im Alltag am häufigsten fehlen, steht unter Vorsteuerabzug: welche Belege genügen.

E-Mail ist nicht verschlüsselt: was das für Kundendaten heisst

Eine Rechnung enthält Personendaten: Name, Adresse, was jemand bei dir gekauft hat. Das Datenschutzgesetz verlangt keine Verschlüsselung, aber eine angemessene Datensicherheit, gemessen am Risiko (DSG Art. 8). Für eine gewöhnliche Handwerkerrechnung ist der Versand als PDF-Anhang üblich und vertretbar.

• Adresse zweimal lesen. Ein häufiger Datenschutzfehler im Kleinbetrieb ist die automatisch ergänzte falsche Adresse im Empfängerfeld.
• Keine Sammelmails an mehrere Kunden mit sichtbaren Adressen. Wenn schon, dann als Blindkopie, besser einzeln.
• Heikle Angaben weglassen. Bei Gesundheits- und ähnlichen Daten gehört auf die Rechnung nur, was für die Abrechnung nötig ist. Die Diagnose gehört nicht in den Positionstext.
• Alte Belege nicht ewig im Postfach lassen. Rechnungen gehören ins Archiv, nicht in den Posteingang von fünf Geräten.

Wann Papier trotzdem der bessere Weg ist

• Privatkunden ohne E-Mail. Frag beim ersten Auftrag, wie die Rechnung kommen soll, statt es anzunehmen.
• Vor der Betreibung. Für die letzte Mahnung ist der eingeschriebene Brief den Aufwand wert.
• Wenn dein Kunde es verlangt. Ist der Versandweg vereinbart, gilt die Abmachung, auch wenn Papier umständlicher ist.
• Gegenüber der zentralen Bundesverwaltung gilt das Umgekehrte: Dort ist ab einem bestimmten Vertragswert elektronisch einzureichen. Welche Schwelle gilt und was dort als E-Rechnung zählt, steht unter E-Rechnung in der Schweiz.

Und noch eine Abgrenzung, weil sie oft verwechselt wird: Die Rechnung per E-Mail ist kein eBill. Bei eBill erscheint die Rechnung direkt im E-Banking deines Kunden, dafür brauchst du einen Netzwerkpartner. Ob sich das für einen Kleinbetrieb lohnt, steht unter eBill für KMU.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.