ToolTime Alternative Schweiz: der Vergleich

Woher die Angaben auf dieser Seite stammen

Über ToolTime steht hier nur, was ToolTime selbst schreibt. Gelesen haben wir am 21. September 2026 sieben Seiten: die Startseite, die Funktionsübersicht, die Seite zum Rechnungsprogramm, die Seite zur App, die Seite zu den Schnittstellen, die Preisseite und die Nutzungsbedingungen, dazu das Impressum. Alle sind unten verlinkt. Was dort nicht steht, behaupten wir nicht, weder zugunsten noch zulasten von ToolTime. Fremde Preise nennen wir nicht: Sie ändern sich, und sie stehen beim Anbieter selbst. Prüf darum im Zweifel direkt auf tooltime.app, ob die Angaben noch stimmen.

Was ToolTime über sich selbst sagt

ToolTime nennt sich auf der Startseite «die cloudbasierte Handwerkersoftware, die alles vereint» und spricht dort von «über 20.000 Handwerker». Anbieterin ist laut Impressum die ToolTime GmbH, Boxhagener Str. 119, 10245 Berlin, eingetragen beim Amtsgericht Charlottenburg unter HRB 211150 B. Die Nutzungsbedingungen richten sich an Personen, «die den SERVICE in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit nutzen», und stellen den Vertrag unter deutsches Recht mit Gerichtsstand Frankfurt am Main.

Büro: Die Funktionsübersicht nennt Rechnungsprogramm, Angebotserstellung, Baustellenplanung, Buchhaltung und Schnittstellen.
Unterwegs: mobile App, Baudokumentation, Zeiterfassung und ein eigenes Modul für das Aufmass, mobil erfasst und in die Offerte übernommen. Die Seite zur App verlinkt den App Store und Google Play.
KI und Zahlungen: «ToolTime Assistant», nach eigener Beschreibung ein KI-Telefonassistent, «ToolTime Echo» für Dokumentation per Spracheingabe und «ToolTime Pay» für die Zahlungsabwicklung.
Schnittstellen: IDS-Connect zu den Shops der Grosshändler, DATEV und Lexware Office, DATANORM für Artikelstammdaten, Open MasterData für Produktbilder, GAEB für Ausschreibungen und eine offene Schnittstelle.

Der Unterschied, der in der Schweiz zählt

Die Funktionslisten der beiden Programme sehen ähnlich aus. Der Unterschied liegt darunter, bei den Normen und Formaten. Ein Rechnungsprogramm ist immer an ein Steuer- und Zahlungssystem gebaut, und das ist in Deutschland ein anderes als in der Schweiz. Die folgende Tabelle stellt die Begriffe gegenüber, die ToolTime auf seinen Seiten nennt.

Was ToolTime nennt	Wofür das gilt	Was für deinen Betrieb gilt
«GoBD-konform»	Eine Vorgabe der deutschen Finanzverwaltung zur Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, zuletzt geändert mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14.07.2025.	OR Art. 957a und Art. 958f sowie die Geschäftsbücherverordnung. Zehn Jahre aufbewahren, jederzeit wieder lesbar machen können.
E-Rechnung, «die offiziellen Formate ZUGFeRD und XRechnung»	Deutschland stellt seit 2025 auf die elektronische Rechnung zwischen inländischen Firmen um. ToolTime nennt das «E-Rechnungspflicht ab 2025».	Eine allgemeine Pflicht gibt es nicht, deine Rechnung trägt den QR-Einzahlungsschein. Lieferanten der Bundesverwaltung müssen elektronisch fakturieren, wenn der Vertragswert CHF 5'000.00 übersteigt.
DATEV und Lexware Office	Buchhaltungsprogramme des deutschen Marktes.	Hier bucht in der Regel deine Treuhandstelle. Sie braucht eine Buchungsliste und die Belegdateien in einem Format, das ihr Programm einliest.
GAEB	Der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen ist nach eigenen Worten «federführend in Deutschland» für die produkt- und herstellerneutrale Ausschreibung.	Ausschreibungen laufen über den Normpositionen-Katalog NPK des CRB, ausgetauscht über die CRBX-Schnittstelle aus der CRB-Richtlinie IfA18. Mehr dazu in Auf eine Ausschreibung offerieren.
«DSGVO-konform»	Das Datenschutzrecht der EU.	Für dich gilt das Schweizer Datenschutzgesetz. Du bleibst verantwortlich, der Anbieter ist Auftragsbearbeiter (DSG Art. 9). Wann zusätzlich die DSGVO greift, steht in Gilt die DSGVO für meinen Betrieb.
«Mobile und gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung»	Auf welches Recht sich «gesetzeskonform» bezieht, steht auf den gelesenen Seiten nicht.	Für Mitarbeitende, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, muss die Aufzeichnung die Angaben nach ArGV 1 Art. 73 enthalten, unter anderem die Lage der Arbeitszeit, Pausen von einer halben Stunde und mehr sowie die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und Zeitzuschläge. Aufbewahrung mindestens fünf Jahre.

Die rechte Spalte ist keine Kritik an ToolTime. Sie zeigt nur, welche Fragen du zusätzlich stellen musst, wenn du ein Programm aus einem anderen Rechtsraum einsetzt.

Punkt für Punkt

Thema	KIDESK	ToolTime, nach eigenen Angaben vom 21.09.2026
Rechnung und Einzahlungsschein	Jede Rechnung kommt mit QR-Einzahlungsschein, strukturierten Adressen und QR-Referenz. Bei Teilrechnungen steht der Restbetrag auf dem Einzahlungsschein.	«Für die Rechnungserstellung stehen Dir die offiziellen Formate ZUGFeRD und XRechnung zur Verfügung.» Zum QR-Einzahlungsschein steht auf den gelesenen Seiten nichts.
Akonto und Schlussrechnung	Akonto- und Schlussrechnungen rechnet KIDESK gegeneinander auf, dazu Gutschrift, Pro forma und Wartungsrechnung.	«Unkomplizierte Abschlags- und Teilrechnungen mit dem einfachsten Rechnungsprogramm für Handwerker.»
Mahnen	Drei Mahnstufen mit deinen Fristen und deiner Gebühr. Den Verzugszins schaltest du dazu, die Vorgabe ist aus.	«Mit unserem Handwerker-Rechnungsprogramm generierst Du Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben in wenigen Klicks.»
Zahlungseingang	Du lädst die CAMT-Datei aus dem E-Banking hoch, KIDESK ordnet die Zahlungen den Rechnungen zu. Eine direkte Bankanbindung gibt es nicht.	«ToolTime Pay» wird als Zahlungsabwicklung genannt. Zur CAMT-Datei aus dem Schweizer E-Banking steht auf den gelesenen Seiten nichts.
Ausschreibung und Ausmass	Leistungsverzeichnis als PDF einlesen, NPK-Codes als Positionsnummern zurückgeben, Ausmass als Rechenzeile an der Position, Herleitung auf dem PDF.	Für Ausschreibungen nennt ToolTime die GAEB-Schnittstelle, dazu ein eigenes Modul für das Aufmass.
Die Arbeit draussen	Stunden mit von und bis, Pause und Reisezeit, Zuschläge für Nacht, Wochenende und Feiertag, Rapport und Abnahme mit Unterschrift auf dem Gerät, Fotos und Mängelliste.	Zeiterfassung und Baudokumentation sind eigene Module. Zur App heisst es «Von der Anfahrt bis zur digitalen Unterschrift», auf der Startseite «Kunden unterschreiben digital und der Arbeitsschein landet automatisch im Büro».
Grosshandel und Material	Katalog mit Artikeln und Paketen, Bestand mit Mindestmenge, USB-Barcode-Scanner, in den Bau- und Handwerksgewerken dazu Lieferanten mit Einkaufspreisen. Keine Verbindung in die Shops der Grosshändler.	IDS-Connect, DATANORM und Open MasterData für Zugriff auf Shops, Artikelstammdaten und Produktbilder.
Buchhaltung	Gibt es nicht. Die Treuhandstelle bekommt einen eigenen Zugang und ein Exportpaket mit Buchungsliste, Belegen und einer Datei für Banana, dazu ein DATEV-Format und die MwSt-Auswertung je Quartal.	«Buchhaltung» ist ein eigener Baustein: «Automatisierte Prozesse fürs Rechnungswesen», dazu die DATEV-Anbindung an das Büro, das für dich bucht.
KI	Eine Eingabezeile auf jeder Seite, Diktat, Vorlesen und ein freihändiger Sprachmodus, alles im Preis. Heikle Aktionen bestätigst du, bevor sie ausgeführt werden.	«ToolTime Assistant» als KI-Telefonassistent und «ToolTime Echo» für Dokumentation per Spracheingabe.
App	App fürs iPhone, auf allen anderen Geräten im Browser.	Die Seite zur App verlinkt den App Store und Google Play.
Vertrag und Gerichtsstand	Schweizer Recht, Gerichtsstand Zürich. Das Monatsabo kündigst du jederzeit auf das Ende des Abrechnungszeitraums.	Deutsches Recht, Gerichtsstand Frankfurt am Main. Die Preisseite nennt eine «Mindestlaufzeit von 12 Monaten» und bietet sieben Tage zum Testen an.
Preis	CHF 39.00 im Monat für die erste Person, CHF 8.00 für jede weitere, alles inbegriffen, auch die KI. Vierzehn Tage testen ohne Kreditkarte.	Drei Stufen mit den Namen Solo, Team und Max. Die Preise stehen in Euro auf tooltime.app. Wir nennen sie hier nicht.

Die linke Spalte beschreibt KIDESK, die rechte gibt wieder, was tooltime.app am 21.09.2026 auf den unten verlinkten Seiten schreibt. «Dazu steht nichts» heisst: Wir haben es dort nicht gefunden, nicht dass es fehlt. Frag beim Anbieter nach.

Wann ToolTime besser passt

Du arbeitest auch in Deutschland. Wer dort einen Betrieb oder eine Betriebsstätte führt, untersteht den deutschen Vorgaben und braucht Bücher nach GoBD. Die deutsche Pflicht zur elektronischen Rechnung greift nur, wenn Leistungserbringer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG); ohne Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland trifft sie dich also nicht. Ob dein deutscher Firmenkunde XRechnung oder ZUGFeRD trotzdem verlangt, klärst du mit ihm. Dafür ist ToolTime gebaut, KIDESK nicht.
Dein Buchhaltungsbüro arbeitet mit DATEV oder Lexware Office. ToolTime nennt für beide eine Anbindung. KIDESK liefert CSV-Dateien und ein DATEV-Buchungsstapel-Format, aber keine laufende Verbindung in ein Buchhaltungsprogramm.
Du bekommst Ausschreibungen als GAEB-Datei. Das ist der deutsche Weg. KIDESK liest Leistungsverzeichnisse als PDF und arbeitet mit NPK-Codes.
Du willst die Shops der Grosshändler im Programm. IDS-Connect, DATANORM und Open MasterData gibt es bei KIDESK nicht. Du pflegst deine Artikel im eigenen Katalog oder importierst sie aus einer Datei.
Du willst einen KI-Telefonassistenten, der Anrufe annimmt. KIDESK hat keinen.

Wann KIDESK besser passt

Deine Rechnungen gehen an Schweizer Kunden. Dann brauchst du den QR-Einzahlungsschein mit strukturierter Adresse und die Sätze 8.1, 2.6 und 3.8 Prozent, nicht XRechnung. Was auf eine Schweizer Rechnung gehört, steht in Rechnung schreiben.
Du offerierst auf Ausschreibungen nach NPK. Positionsnummern des Bauherrn übernehmen, nach Ausmass abrechnen, die Herleitung auf dem PDF: Das ist der Teil, den ein Programm aus einem anderen Land nicht kennen kann.
Deine Treuhandstelle macht den Abschluss. Sie bekommt einen eigenen Lesezugang, fragt direkt am Beleg nach und holt sich das Exportpaket selbst. Was zu einer sauberen Übergabe gehört, steht in Übergabe an die Treuhandstelle.
Du gleichst deine Zahlungen mit der Bankdatei ab. Die CAMT-Datei aus dem E-Banking ist in der Schweiz der Normalweg. Was drin steht, erklärt CAMT-Datei der Bank.
Du willst Schweizer Recht und keine Mindestlaufzeit. Gerichtsstand Zürich, Monatsabo jederzeit kündbar, Preis in Franken.

Was du selbst prüfst, bevor du dich entscheidest

Den Einzahlungsschein im eigenen E-Banking testen
Lass dir eine fertige Rechnung als PDF geben und zahl im eigenen E-Banking einen Franken darauf ein. Wenn Adresse, Referenz und Betrag stimmen, funktioniert der Einzahlungsschein. Das ist der härteste Test, und er dauert fünf Minuten.
Die Mehrwertsteuer nachrechnen
Stell in beiden Programmen eine Rechnung mit zwei Positionen zu 8.1 Prozent und einer zu 2.6 Prozent. Prüf, ob die Steuer je Position gerundet wird und ob die Auswertung die Sätze richtig trennt.
Die Treuhandstelle fragen
Sie sagt dir in fünf Minuten, welche Dateien sie für den Abschluss braucht. Liefert ein Programm genau diese, sparst du beiden Seiten Stunden.
Den Ausstieg anschauen
Lass dir vor der Unterschrift zeigen, wie ein vollständiger Export aussieht, Belegdateien inbegriffen, und achte auf die Mindestlaufzeit. Wie ein Wechsel abläuft, steht in Software wechseln.

Ein Programm aus einem anderen Rechtsraum ist nicht automatisch falsch. Es verschiebt nur Arbeit: Was das Programm nicht kann, machst du von Hand, und zwar jeden Monat. Zähl darum vor dem Entscheid, wie viele QR-Rechnungen du im Jahr stellst und wie viele Ausschreibungen du bearbeitest. Danach ist die Wahl meist eindeutig. Wie sich die Arten von Programmen grundsätzlich unterscheiden, steht in Branchen-Software, Buchhaltungssuite oder Büro-Software.

So macht es KIDESK

KIDESK ist für den Schweizer Kleinbetrieb gebaut: Offerte mit Unterschrift über einen Link, daraus der Auftrag, daraus die Rechnung mit QR-Einzahlungsschein, dazu Rapport und Abnahme auf dem Gerät, Stunden mit Zuschlägen, Belege fotografieren und drei Mahnstufen. Zahlungseingänge kommen über die CAMT-Datei aus deinem E-Banking herein. Eine Finanzbuchhaltung, eine Lohnbuchhaltung, eine Registrierkasse, ein Kundenportal und eine direkte Bankanbindung gibt es nicht: Die Treuhandstelle bucht, und dafür holt sie sich ein Exportpaket mit Buchungsliste und Belegen. Der Preis ist CHF 39.00 im Monat für die erste Person und CHF 8.00 für jede weitere. Vierzehn Tage testen kostet nichts und braucht keine Kreditkarte.

Rechnungen in KIDESK Ausschreibungen einlesen Preis

Häufige Fragen

Darf ich als Schweizer Betrieb eine deutsche Software einsetzen?

Ja. Kein Schweizer Gesetz verlangt, dass deine Software von einem Schweizer Anbieter kommt. Zwei Dinge musst du selbst prüfen: Du bleibst nach DSG Art. 9 für die Kundendaten verantwortlich und musst dich vergewissern, dass der Anbieter die Datensicherheit gewährleisten kann. Und deine Rechnungen müssen die Angaben nach MWSTG Art. 26 tragen; bist du im MwSt-Register eingetragen, gehört die Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST dazu. Wer nicht eingetragen ist, darf in der Rechnung nicht auf die Steuer hinweisen (MWSTG Art. 27).

Kann ich mit einer deutschen Software eine QR-Rechnung stellen?

Nur wenn das Programm den QR-Einzahlungsschein erzeugt. Frag den Anbieter danach und lass dir ein PDF zeigen, das du im eigenen E-Banking einlesen kannst. Fehlt er, bleibt der Umweg über das E-Banking: Dort erstellst du den Einzahlungsschein von Hand und legst ihn der Rechnung bei. Wie der QR-Einzahlungsschein aufgebaut ist, steht in QR-Rechnung erstellen.

Was ist GAEB, und brauche ich das in der Schweiz?

GAEB steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Sein Datenaustausch ist die Schnittstelle für Ausschreibungen im deutschen Bauwesen. In der Schweiz wird nach dem Normpositionen-Katalog NPK des CRB ausgeschrieben, ausgetauscht wird über die CRBX-Schnittstelle, die CRB in der Richtlinie IfA18 festgelegt hat; darüber steht die Verständigungsnorm SIA 451. Eine GAEB-Schnittstelle nützt dir hier also nur, wenn du auch in Deutschland offerierst.

Muss ich in der Schweiz elektronische Rechnungen stellen?

Für Rechnungen zwischen Firmen gibt es keine allgemeine Pflicht. Eine Ausnahme sind Lieferanten der Bundesverwaltung: Der Bundesrat hat sie zur elektronischen Rechnung verpflichtet, sofern der Vertragswert CHF 5'000.00 übersteigt. Sonst gilt für dich die QR-Rechnung auf Papier oder als PDF. Bei öffentlichen Auftraggebern lohnt sich vorher die Frage, in welcher Form sie die Rechnung wollen.

Ist dieser Vergleich neutral?

Nein, und das schreiben wir hin: Diese Website gehört zu KIDESK. Darum steht über ToolTime ausschliesslich, was ToolTime selbst schreibt, mit Datum und Link, und darum nennen wir oben ausdrücklich die Fälle, in denen ToolTime besser passt. Prüf die Angaben beim Anbieter selbst, bevor du dich entscheidest.

Quellen

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.

KIDESK und ToolTime: was für die Schweiz zählt.