E-Rechnung in der Schweiz: Pflicht nur gegenüber dem Bund.

Wo in der Schweiz eine Pflicht gilt und wo nicht

Das Schweizer Recht schreibt vor, was auf einer Rechnung stehen muss, nicht auf welchem Weg sie beim Kunden ankommt. Die Liste der Angaben steht in Artikel 26 des Mehrwertsteuergesetzes. Eine Vorschrift, die ein bestimmtes Dateiformat verlangt, gibt es im Obligationenrecht und im Mehrwertsteuergesetz nicht. Die Mehrwertsteuerverordnung regelt papierlose Belege in einem eigenen Artikel und verweist für deren Übermittlung und Aufbewahrung auf das Obligationenrecht und die Geschäftsbücherverordnung (Art. 122 MWSTV).

Die eine Ausnahme ist der Bund als Kunde. Der Bundesrat hat beschlossen, die Lieferanten der Bundesverwaltung zur E-Rechnung zu verpflichten, sofern der Vertragswert CHF 5'000.00 übersteigt. Umgesetzt ist das in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes, die in aller Regel Teil deines Vertrags sind. Dort steht wörtlich, die Auftragnehmerin sei verpflichtet, «eine elektronische Rechnung zuzustellen, sofern der Vertragswert den Betrag von 5'000.- Franken (exkl. MWST) übersteigt». Die Klausel steht gleichlautend in den AGB für Dienstleistungsaufträge (Ziff. 7.4) und in denen für die Beschaffung von Gütern (Ziff. 9.4, dort heisst es «Verkäuferin»). Die Eidgenössische Finanzverwaltung formuliert es auf ihrer Seite kurz: «Rechnungen an den Bund müssen elektronisch eingereicht werden. Kleinbeschaffungen sind von der Pflicht ausgenommen.»

Was «E-Rechnung» überhaupt heisst

Der Begriff wird in der Schweiz und in Deutschland unterschiedlich verwendet, und genau daraus entstehen die meisten Missverständnisse. Es lohnt sich, drei Stufen auseinanderzuhalten.

• Papier. Gedruckt, kuvertiert, frankiert. In der Schweiz weiterhin erlaubt, beim Bund über CHF 5'000.00 Vertragswert nicht mehr.
• PDF per E-Mail. Ein Mensch liest die Rechnung, ein Programm nicht. Für den Bund ist das eine gültige E-Rechnung: «Rechnungen können entweder als PDF per E-Mail oder als strukturierter Datensatz über einen Service-Provider eingereicht werden.» In Deutschland heisst dasselbe Dokument seit 2025 «sonstige Rechnung» (§ 14 Abs. 1 UStG) und gilt dort gerade nicht als E-Rechnung.
• Strukturierter Datensatz. Eine Datei, die das Buchhaltungsprogramm des Empfängers direkt einliest, ohne dass jemand abtippt. Die Übermittlung läuft über einen Service-Provider. Beim Bund sind das laut Eidgenössischer Finanzverwaltung PostFinance und Swisscom sowie Anbieter, die mit einem der beiden verbunden sind.

eBill ist etwas anderes

eBill ist die digitale Rechnung im E-Banking, betrieben von der SIX. Der Kunde sieht die Rechnung dort, wo er sie ohnehin bezahlt, und gibt sie mit einem Klick frei. Als Rechnungssteller kommst du nicht direkt zu eBill, sondern über einen Netzwerkpartner, der dich anschliesst. Ende Juni 2026 hat eBill laut SIX erstmals die Marke von vier Millionen registrierten Nutzerinnen und Nutzern überschritten.

Eine Pflicht ist eBill nicht, weder für dich noch für deine Kunden. Es ist ein Kanal neben der QR-Rechnung und dem PDF. Wann sich der Anschluss lohnt und was er verlangt, steht im Ratgeber zu eBill für KMU.

Warum alle von der Pflicht in Deutschland reden

In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen, abgefedert durch Übergangsfristen bis Ende 2027. Die Regel steht in § 14 des deutschen Umsatzsteuergesetzes. Entscheidend für Schweizer Betriebe ist der Halbsatz, den kaum jemand zitiert: Die Rechnung ist nur dann als elektronische Rechnung auszustellen, «wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind». Ansässig heisst dort: Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland.

• Dein Betrieb sitzt in der Schweiz und hat keine deutsche Betriebsstätte: Die deutsche Pflicht trifft dich nicht. Du darfst deinem deutschen Kunden weiterhin ein PDF schicken.
• Dein deutscher Kunde muss E-Rechnungen empfangen können, seit dem 1. Januar 2025. Deshalb fragen deutsche Buchhaltungen zurzeit reihum nach strukturierten Dateien. Das ist eine Bitte, keine Pflicht für dich.
• Für deutsche Rechnungssteller laufen Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG): Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, ein PDF sind für Umsätze bis Ende 2026 noch zulässig, für kleinere Rechnungssteller mit höchstens 800'000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach laufen diese Übergangsfristen aus. Dauerhaft ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV).
• Hast du eine Betriebsstätte in Deutschland, die an dem Umsatz beteiligt ist, sieht es anders aus. Das klärst du mit einer Steuerberatung in Deutschland, nicht mit deiner Schweizer Treuhandstelle.

Was für elektronische Rechnungen in der Schweiz trotzdem gilt

Ohne Pflicht heisst nicht ohne Regeln. Für den Beleg selbst gelten dieselben Anforderungen wie auf Papier, dazu kommen die Regeln zur Aufbewahrung.

• Inhalt: Was auf die Rechnung gehört, steht in Art. 26 MWSTG und ist im Ratgeber Rechnung schreiben in der Schweiz Punkt für Punkt erklärt. Das Format ändert daran nichts.
• Aufbewahrung: Zehn Jahre, ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Elektronisch ist ausdrücklich erlaubt, wenn die Belege jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).
• Integrität: Belege müssen so aufbewahrt werden, dass eine Änderung erkennbar bleibt (Art. 3 GeBüV). Auf veränderbaren Datenträgern verlangt Art. 9 GeBüV zusätzlich ein Verfahren, das die Integrität sichert, und einen Nachweis des Speicherzeitpunkts, zum Beispiel einen Zeitstempel.
• Keine Signaturpflicht: Eine digitale Signatur nennt die Geschäftsbücherverordnung als Beispiel für ein solches Verfahren, nicht als Muss. Wer den Fall vertieft, findet ihn im Ratgeber zur Aufbewahrungspflicht.

Was du jetzt tun solltest

1. 01

   Kläre, ob du überhaupt an den Bund lieferst

   Die Klausel in den AGB gilt für Beschaffungen der zentralen Bundesverwaltung, also der Departemente, der Bundeskanzlei und der Bundesämter. Welche Stellen E-Rechnungen empfangen, zeigt die Liste der Verwaltungseinheiten auf der Seite der Eidgenössischen Finanzverwaltung. Dort steht auch die E-Mail-Adresse, an die das PDF geht.

2. 02

   Lies die Vertragsunterlagen, nicht die Gerüchte

   Bei öffentlichen Auftraggebern steht die Rechnungsstellung in den AGB oder in den Ausschreibungsunterlagen, mit Adresse, Referenz und gewünschtem Weg. Ein Kanton kann strenger sein als der Bund oder gar nichts verlangen.

3. 03

   Schreib die Bestellreferenz auf jede Rechnung

   Der Bund weist ausdrücklich darauf hin, die Bestellreferenz immer in der PDF-Datei zu vermerken, damit die Rechnung effizient verarbeitet werden kann. Er verlangt ausserdem pro Rechnung nur eine PDF-Datei, Beilagen und Zahlteil inbegriffen. Das gilt für den Weg per E-Mail.

4. 04

   Frag deine zehn grössten Kunden

   Eine Mail mit zwei Sätzen genügt: In welcher Form wollt ihr die Rechnung, und an welche Adresse. Danach weisst du, ob sich ein Anschluss an eBill oder an einen Service-Provider für dich überhaupt lohnt.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.