Die Betreffzeile entscheidet, ob deine Rechnung wiedergefunden wird
In der Buchhaltung deines Kunden landet die Mail in einem Postfach mit hunderten anderen. Gesucht wird dort nach der Rechnungsnummer, nach deinem Namen oder nach dem Betrag. Eine Betreffzeile «Rechnung» findet niemand wieder, eine Betreffzeile «Unsere Rechnung» auch nicht.
- Die Rechnungsnummer. Sie ist der Suchbegriff, den Kunde, Treuhandstelle und du gemeinsam haben.
- Der Betrag. Er entscheidet beim Kunden oft darüber, wer die Rechnung freigeben darf.
- Das Zahldatum. «Zahlbar bis 30.10.2026» ist ein Termin, «30 Tage netto» ist eine Rechenaufgabe.
- Dein Betriebsname, wenn er nicht schon im Absender steht. Bei einer Einzelfirma steht dort oft nur ein Vorname.
| Betreffzeile | Taugt sie? |
|---|---|
| Rechnung | Nein. Nicht auffindbar, nicht zuordenbar |
| Ihre Rechnung von Muster GmbH | Nein. Keine Nummer, kein Betrag, kein Termin |
| Rechnung 2026-0142 über CHF 2'733.20, zahlbar bis 30.10.2026 | Ja. Nummer, Betrag und Termin auf einen Blick |
| Rechnung 2026-0142, Reinigung September 2026, Ahornweg 4 | Ja, wenn der Kunde nach Objekt statt nach Betrag sucht |
Vorlage 1: der neutrale Text
Dieser Text passt für jede Rechnung an einen Geschäfts- oder Privatkunden. Die Platzhalter in eckigen Klammern ersetzt du. Denselben Text gibt es oben als Word-Datei; Absenderfeld und Empfängerfeld brauchst du für eine Mail nicht, sie stehen dort nur, weil du den Text auch als Brief ausdrucken können sollst.
Betreff: Rechnung [2026-0142] über CHF [2'733.20], zahlbar bis [30.10.2026] Guten Tag Frau [Name] Besten Dank für den Auftrag. Im Anhang finden Sie unsere Rechnung [2026-0142] vom [30.09.2026] über CHF [2'733.20]. Verrechnet sind die Arbeiten vom [1. bis 30. September 2026]. Die Rapporte liegen der Rechnung bei. Der Betrag ist zahlbar bis [30.10.2026]; den QR-Einzahlungsschein zum Einlesen mit der E-Banking-App finden Sie auf der letzten Seite des PDF. Sollte eine Position unklar sein oder nicht stimmen, melden Sie sich bitte vor dem Zahlungstermin bei mir. Das ist meist in fünf Minuten geklärt. Freundliche Grüsse [Vorname Name] [Dein Betrieb], [Telefon]
Vorlage 2: die Kurzfassung für Stammkunden
Wer jeden Monat dieselbe Rechnung an dieselbe Person schickt, braucht keinen Dank für den Auftrag und keine Erklärung des QR-Einzahlungsscheins. Drei Zeilen genügen. Wichtig bleibt, dass Nummer, Betrag und Termin im Text stehen und nicht nur im Anhang: Viele Leute lesen die Mail am Handy und öffnen das PDF erst am Schreibtisch.
Betreff: Rechnung [2026-0143], [Oktober 2026], CHF [1'840.55] Guten Tag [Frau Muster] Anbei die Rechnung für [Oktober 2026]: CHF [1'840.55], zahlbar bis [30.11.2026]. Die Rapporte liegen wie gewohnt bei. Bei Fragen erreichen Sie mich unter [Telefon]. Freundliche Grüsse [Vorname Name] [Dein Betrieb]
Vorlage 3: die Akontorechnung
Bei einer Akontorechnung kommt eine Frage dazu, die der Kunde sonst stellt: Zahle ich hier etwas doppelt? Der Text beantwortet sie, bevor sie kommt, und sagt, was als Nächstes passiert. Wie Akonto- und Schlussrechnung rechnerisch zusammenspielen, steht im Ratgeber Akonto- und Schlussrechnung.
Betreff: Akontorechnung [2026-0144] zum Auftrag [Umbau Ladenlokal], CHF [5'000.00] Guten Tag Herr [Name] Im Anhang finden Sie die [zweite] Akontorechnung zum Auftrag [Umbau Ladenlokal] über CHF [5'000.00], zahlbar bis [21.10.2026]. Eine Akontorechnung deckt den bisher geleisteten Teil der Arbeiten ab. Der Betrag wird in der Schlussrechnung vollständig angerechnet, doppelt verrechnet wird nichts. Stand der Arbeiten: [Rohbau und Elektroinstallation sind abgeschlossen, der Innenausbau beginnt am 12.10.2026]. Die Schlussrechnung ist nach der Abnahme vorgesehen, voraussichtlich [Ende November]. Freundliche Grüsse [Vorname Name] [Dein Betrieb], [Telefon]
Was nicht in die Begleitmail gehört
- Die Rechnung als Text in der Mail. Ein Mailtext lässt sich kaum so aufbewahren, dass eine Änderung auffällt, und genau das verlangt die Geschäftsbücherverordnung für Buchungsbelege (GeBüV Art. 3, OR Art. 958f). Der Beleg ist das PDF.
- Der Anhang als Word-Datei. Eine .docx-Datei lässt sich beim Empfänger verändern, und der QR-Einzahlungsschein lässt sich in Word nicht gültig erzeugen. Schick ein PDF.
- Die Kontonummer im Mailtext statt auf dem Beleg. Zahlungsangaben, die nur in der Mail stehen, sind für Betrüger das leichteste Ziel. Sie gehören auf die Rechnung und den QR-Einzahlungsschein.
- Mahnton bei der ersten Rechnung. Sätze wie «Bei Nichtzahlung leiten wir rechtliche Schritte ein» gehören in die letzte Mahnung, nicht in die Begleitmail.
- Persönliche Daten des Kunden, die niemanden angehen. Eine Mail ist auf dem Weg nicht verschlüsselt; mehr dazu im Ratgeber Rechnung per E-Mail.
Der Dateiname gehört zur Arbeit
Ein Anhang, der «Dokument1.pdf» oder «rechnung_final_v2.pdf» heisst, macht beim Kunden Arbeit und bei dir im Archiv Chaos. Brauchbar ist ein Name aus drei Teilen: Belegart, Nummer, Empfänger. Zum Beispiel «Rechnung-2026-0142-Muster-AG.pdf». Vermeide Umlaute und Leerzeichen; manche Mailprogramme und ältere Server stolpern darüber.
Die Mail ist dein Zustellnachweis
Rechtlich ist die Rechnung per Mail unproblematisch: Für Rechnungen schreibt das Gesetz keine Form vor, Verträge brauchen nur dann eine besondere Form, wenn das Gesetz sie vorschreibt (OR Art. 11 Abs. 1), und das Mehrwertsteuergesetz nennt in Art. 26 den Inhalt, nicht den Versandweg. Heikel ist der Beweis. Wer aus der Zustellung Rechte ableitet, muss sie beweisen: Das Vorhandensein einer behaupteten Tatsache hat zu beweisen, wer aus ihr Rechte ableitet (ZGB Art. 8). Beim Verzug ist das deine Mahnung, und damit auch, dass der Kunde sie bekommen hat.
Darum gehört die gesendete Mail mit Datum, Empfängeradresse und Anhang ins Archiv, nicht nur im Postfach, sondern beim Beleg. Das zahlt sich spätestens dann aus, wenn du mahnst: In Verzug gerät der Kunde durch deine Mahnung oder, wenn ein bestimmter Verfalltag verabredet war, mit dessen Ablauf (OR Art. 102). Beides setzt voraus, dass du zeigen kannst, was du wann geschickt hast.
Adresse prüfen
Schick an die Adresse, die der Kunde für Rechnungen genannt hat, nicht an die Person auf der Baustelle. Grössere Kunden haben ein eigenes Postfach für Kreditoren.
Betreff und Dateiname setzen
Nummer, Betrag und Termin in den Betreff, Belegart und Nummer in den Dateinamen. Beides so schreiben wie auf dem Beleg.
Anhänge zählen
Rechnung als PDF, dazu Rapporte oder Fotos, wenn du sie erwähnst. Was im Text steht, muss auch dabei sein.
Kopie an dich
Schick dir selbst eine Blindkopie. So hast du im eigenen Postfach denselben Stand wie der Kunde, samt Anhängen.
Versand am Beleg festhalten
Datum, Adresse und Beilagen beim Beleg notieren. Ohne diesen Eintrag steht deine Mahnung später auf der Erinnerung einer einzelnen Person.
So macht es KIDESK
Den Mailtext für den Rechnungsversand stellst du in KIDESK einmal ein, unter Einstellungen bei den E-Mail-Vorlagen. Neben dem Rechnungsversand gibt es dort Vorlagen für die Zahlungsbestätigung, die drei Mahnstufen, Offerten und erledigte Aufträge. Platzhalter wie die Rechnungsnummer, der Kundenname und der offene Betrag werden beim Versand eingesetzt, am Schluss steht deine Signatur. Den Versanddialog siehst du vor dem Absenden: Er nennt die Beilagen und sagt, welcher Standard-Anhang diesmal nicht dabei ist und warum. Auf Wunsch geht jede Kundenpost zusätzlich als Blindkopie in dein eigenes Postfach, und im Verlauf am Beleg steht, was wann an wen gegangen ist.
Häufige Fragen
Muss der Kunde zustimmen, dass ich die Rechnung per Mail schicke?
Nach Schweizer Recht braucht es dafür keine Zustimmung: Für die Rechnung ist keine Form vorgeschrieben, und MWSTG Art. 26 regelt den Inhalt, nicht den Weg. Verlangt ein Kunde ausdrücklich Papier, halte dich daran, sonst streitet ihr später über die Zustellung statt über die Sache.
Soll ich eine Empfangsbestätigung anfordern?
Die automatische Lesebestätigung des Mailprogramms bringt wenig, weil sie jeder abschalten kann und viele es getan haben. Nützlicher ist ein Satz in der Mail, der um eine kurze Antwort bittet, und ein Beleg-Link, dessen Öffnen du siehst. Als Nachweis zählt am Ende, was du zeigen kannst.
Was schreibe ich, wenn die Rechnung an eine Liegenschaftsverwaltung geht?
Nenne im Betreff zusätzlich das Objekt, also Strasse und Hausnummer, und im Text die Referenz der Verwaltung, falls sie eine vergeben hat. Verwaltungen buchen auf das Objekt, nicht auf den Eigentümer, und eine Rechnung ohne Objektangabe bleibt dort liegen.
Darf ich mehrere Rechnungen in einer Mail schicken?
Technisch ja, praktisch selten gut. Jede Rechnung durchläuft beim Kunden einen eigenen Freigabelauf, und eine Mail mit fünf Anhängen wird als eine Sache behandelt. Wenn du mehrere Belege bündeln willst, ist eine Sammelrechnung der sauberere Weg.
Und wenn die Mail als Spam aussortiert wird?
Das passiert vor allem bei Anhängen aus unbekannten Absenderdomänen. Ein Anruf beim ersten Versand an einen neuen Kunden klärt es, danach kennt sein Filter dich. Wer regelmässig Rechnungen verschickt, lässt die eigene Domäne einmal korrekt für den Mailversand einrichten.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
