Lieferschein Vorlage für Word und Excel.

Die Vorlage gibt es als Word-Datei zum Ausfüllen von Hand und als Excel-Datei, mit zwölf leeren Zeilen, einer Spalte für Bemerkungen zur einzelnen Position und zwei Unterschriftsfeldern. Preise, Steuersätze und Summen fehlen bewusst; warum, steht weiter unten.

Was der Lieferschein beweist

Wer aus einer behaupteten Tatsache Rechte ableitet, muss sie beweisen (ZGB Art. 8). Der unterschriebene Lieferschein ist genau dieser Beweis, und er wird an mehreren Stellen gebraucht.

Rügefristen: seit 2026 gelten am Bau 60 Tage

Die Grundregel beim Werkvertrag lautet: Der Besteller prüft das Werk nach der Ablieferung, sobald es nach dem üblichen Geschäftsgang tunlich ist, und zeigt Mängel an. Verdeckte Mängel sind sofort nach der Entdeckung anzuzeigen, sonst gilt das Werk als genehmigt (OR Art. 367 Abs. 1 und Art. 370). Im Kaufrecht gilt dasselbe Prinzip mit der Rüge «sofort» (OR Art. 201).

Für Verträge, die ab dem 01.01.2026 geschlossen wurden, hat sich das bei Bauten geändert. Beim unbeweglichen Werk beträgt die Rügefrist neu 60 Tage, für offene Mängel ab Ablieferung und Prüfung und für verdeckte Mängel ab Entdeckung. Kürzere Fristen sind unwirksam, längere bleiben zulässig (OR Art. 367 Abs. 1bis und Art. 370 Abs. 4). Im Kaufrecht gelten die 60 Tage, soweit Mängel einer Sache, die bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk integriert wurde, die Mangelhaftigkeit dieses Werks verursacht haben (OR Art. 201 Abs. 4). Für alles andere, was du ablieferst, bleibt es bei der Rüge «sofort» (OR Art. 201 Abs. 1 und 3): Eine Fehlmenge oder ein Transportschaden gehört am Tag der Lieferung aufs Blatt und nicht in zwei Monaten.

Keine Preise auf den Lieferschein

Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig wie es im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (MWSTG Art. 3 Bst. k). Die Eidgenössische Steuerverwaltung zählt dazu ausdrücklich Quittungen, Kassenzettel, Verträge und Gutschriften. Ein Lieferschein mit Beträgen und Steuersatz rutscht damit in dieselbe Kategorie.

Das ist kein theoretisches Risiko. Wer für eine Leistung eine zu hohe Steuer ausweist, schuldet die ausgewiesene Steuer (MWSTG Art. 27 Abs. 2). Steht die Steuer zuerst auf dem Lieferschein und danach noch einmal auf der Rechnung, ist sie zweimal ausgewiesen. Korrigieren lässt sich das nur mit einem Beleg, der auf das erste Dokument verweist und es widerruft (Art. 27 Abs. 4), oder indem du glaubhaft machst, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist. Beides ist Arbeit, die ein preisloser Lieferschein erspart.

• Gehört drauf: Lieferschein-Nummer, Datum, Kunde und Lieferadresse, Bezug auf Bestellung oder Auftrag, Positionen mit Menge und Einheit, Platz für Bemerkungen, zwei Unterschriften.
• Gehört nicht drauf: Einzelpreise, Zeilenbeträge, Zwischentotal, Steuersatz, Steuerbetrag, Zahlungsfrist, Kontoangaben.
• Sinnvoll dazu: die Artikelnummer, wenn du einen Katalog führst, und ein Vermerk, wenn eine Position nachgeliefert wird.
• Zweimal ausdrucken. Ein Exemplar bleibt beim Kunden, das unterschriebene kommt zurück in deine Ablage. Ein Foto des unterschriebenen Blattes auf dem Handy ist besser als nichts, aber nur, wenn es am selben Tag in die Ablage wandert.

Lieferschein und Rechnung verbinden

Auf die Rechnung gehört das Datum oder der Zeitraum der Leistung, soweit sich diese nicht mit dem Rechnungsdatum deckt (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c). Genau dieses Datum liefert der Lieferschein. Nenne auf der Rechnung darum die Lieferschein-Nummern, die abgerechnet werden. Bei einem Kunden mit vielen kleinen Lieferungen im Monat sammelst du sie und stellst am Monatsende eine Rechnung über alle.

1. 01

   Nummernkreis festlegen

   Zum Beispiel LS-2026-0001 aufsteigend, getrennt von den Rechnungsnummern. So siehst du auf einen Blick, welcher Beleg welcher ist.

2. 02

   Bei der Übergabe gemeinsam durchgehen

   Zeile für Zeile, bevor unterschrieben wird. Was fehlt oder beschädigt ist, wird auf dem Blatt vermerkt, nicht mündlich besprochen.

3. 03

   Das unterschriebene Exemplar ablegen

   Am selben Tag, beim Auftrag. Ein Lieferschein, der drei Wochen im Fahrzeug liegt, ist im Streitfall nicht auffindbar.

4. 04

   Auf der Rechnung darauf verweisen

   «Gemäss Lieferschein LS-2026-0031 vom 18.09.2026». Damit stimmt das Leistungsdatum, und die Buchhaltung deines Kunden findet die Zuordnung selbst.

Aufbewahren: zehn Jahre, auch den Lieferschein

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f). Der unterschriebene Lieferschein gehört dazu, denn er belegt einen Teil des Geschäftsvorfalls. Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, bewahrt ohnehin auch Geschäftspapiere bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung auf, also ebenfalls zehn Jahre (MWSTG Art. 70 Abs. 2 und Art. 42 Abs. 6). Elektronisch ist zulässig, solange die Belege nicht unbemerkt geändert werden können und über die ganze Frist lesbar bleiben (GeBüV Art. 3 und 10). Wie eine Ablage aussieht, die auch in acht Jahren funktioniert, steht im Ratgeber Zehn Jahre aufbewahren.

Drei Fehler, die in der Praxis teuer werden

• Niemand unterschreibt. Der Lieferschein wird bei der Ware gelassen, und drei Wochen später fehlen angeblich vier Profile. Ohne Unterschrift steht Aussage gegen Aussage.
• Der Lieferschein wandert nie zurück. Was im Fahrzeug bleibt, ist nicht abgelegt. Ein fester Platz im Betrieb und ein Blick am Freitagnachmittag lösen das Problem.
• Preise und Steuer stehen drauf. Dann rechnet das Blatt über das Entgelt ab und gilt mehrwertsteuerlich als Rechnung, und dein Kunde hat den Betrag zweimal im Haus. Mengen ja, Franken nein.

Wie du die ausgelieferte Ware anschliessend in Rechnung stellst, mit allen Pflichtangaben und mit QR-Zahlteil, steht im Ratgeber Rechnung schreiben in der Schweiz. Die passende Datei dazu gibt es unter Rechnungsvorlage Schweiz.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.