Muss der Kunde den Rapport unterschreiben?

Keine Pflicht, aber die Beweislast liegt bei dir

Es gibt keinen Artikel, der einen Kunden zwingt, ein Blatt zu unterschreiben. Die Frage stellt sich anders herum: Wer muss später beweisen, dass elf Stunden angefallen sind und dass die zusätzliche Arbeit bestellt war? Das bist du. Ist der Preis nicht zum Voraus bestimmt, wird er nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen des Unternehmers festgesetzt (OR Art. 374). Diesen Aufwand musst du darlegen, und dafür brauchst du etwas Besseres als deine Erinnerung.

Ein Rapport ist ein Dokument, das geeignet ist, rechtserhebliche Tatsachen zu beweisen, und damit eine Urkunde (ZPO Art. 177). Das Gericht bildet sich seine Überzeugung nach freier Würdigung der Beweise (ZPO Art. 157). Ein Blatt, das nur dein Monteur unterschrieben hat, ist deshalb nicht wertlos. Es ist einfach schwächer als dasselbe Blatt mit der Unterschrift des Kunden, weil die Gegenseite jederzeit sagen kann, sie habe das nie so gesehen.

Was die Unterschrift bestätigt und was nicht

Wenn die SIA 118 vereinbart ist oder der Bauherr eigene Bedingungen hat

Die Norm SIA 118 ist eine private Norm und gilt nur, wenn ihr sie im Vertrag vereinbart habt. Ihr Text ist kostenpflichtig, wir zitieren ihn nicht. Dass sie in Art. 47 eine Rapportpflicht kennt und in Art. 47 Abs. 2 die Unterzeichnung der Regierapporte durch die Bauleitung regelt, lässt sich an den veröffentlichten Vertragsbedingungen öffentlicher Bauherren ablesen. Das Tiefbauamt der Stadt Luzern schreibt zu diesen Artikeln in seine Werkverträge: Regierapporte sind täglich zu erstellen und von der Firma unterzeichnet der Bauleitung innerhalb von fünf Tagen vorzulegen. Später vorgelegte oder von der Bauleitung nicht unterzeichnete Rapporte werden nicht anerkannt, und die Firma erhält dafür keine Vergütung.

Dieselbe Stelle hält fest, dass die Unterzeichnung der Regierapporte durch die Bauleitung eine natürliche Vermutung für deren Richtigkeit begründet, aber keine Schuldanerkennung des Bauherrn darstellt. Beides zusammen beschreibt die Lage auf einer Baustelle gut: Ohne Unterschrift gibt es oft gar kein Geld, mit Unterschrift ist die Diskussion über die Höhe noch nicht abgeschlossen. Achtung: Das sind die Bedingungen eines einzelnen Bauherrn, nicht das Gesetz. Für dich gilt, was in deinem Vertrag steht.

Der Kunde will nicht unterschreiben. Was jetzt?

1. 1

   Den Grund erfragen und auf dem Rapport vermerken

   «Unterschrift verweigert, Begründung: Stundenzahl bestritten» ist eine wertvolle Zeile. Oft zeigt sich in diesem Moment, dass nur eine Position unklar ist, und die klärt sich in zwei Minuten.

2. 2

   Den Rapport noch am selben Tag zustellen

   Per E-Mail, als Foto oder PDF, mit der Bitte um Rückmeldung innert einer kurzen Frist. So entsteht ein Beleg dafür, dass der Kunde die Angaben rechtzeitig erhalten hat und ihnen nicht widersprochen hat.

3. 3

   Die zweite Person als Zeugin führen

   Waren zwei Leute im Einsatz, unterschreiben beide den Rapport. Zwei übereinstimmende Aufzeichnungen wiegen mehr als eine, auch wenn sie aus deinem Betrieb stammen.

4. 4

   Bei Regie die Bestellung schriftlich nachziehen

   Fehlt die Unterschrift und geht es um Zusatzarbeiten, bestätige die Bestellung kurz per Mail: wer sie wann erteilt hat, was ausgeführt wird und zu welchen Ansätzen. Ohne Nachweis der Bestellung nützt dir auch ein unterschriebener Stundenzettel wenig.

5. 5

   Nicht weiterarbeiten, als wäre nichts

   Verweigert ein Kunde die Unterschrift zweimal, ist das ein Warnzeichen. Kläre die Sache, bevor die nächsten Stunden auflaufen, und halte das Ergebnis schriftlich fest.

Diesen Text kannst du als Mail übernehmen, wenn niemand vor Ort unterschreiben konnte oder wollte. Die Frist setzt du kurz, aber fair.

Betreff: Rapport vom [Datum], Objekt [Adresse]

Guten Tag [Name]

Im Anhang finden Sie den Rapport unserer Arbeiten vom [Datum] am Objekt [Adresse]: [Anzahl] Stunden, ausgeführte Arbeiten und verbrauchtes Material sind darin einzeln aufgeführt.

Eine Unterschrift vor Ort war nicht möglich. Bitte prüfen Sie die Angaben und melden Sie sich bis am [Datum], falls etwas nicht Ihrem Verständnis entspricht. Danach verrechnen wir die Arbeiten auf dieser Grundlage.

Für Rückfragen erreichen Sie mich unter [Telefon].

Freundliche Grüsse
[Name, Betrieb]

Unterschrift auf dem Tablet, Foto oder Mail

Für den Rapport schreibt das Gesetz keine Form vor. Verträge bedürfen einer besonderen Form nur, wenn das Gesetz sie vorschreibt (OR Art. 11), und der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist nur die qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel (OR Art. 14 Abs. 2bis). Beim Rapport spielt das keine Rolle, weil es dort nicht um Gültigkeit geht, sondern um Beweis. Eine Unterschrift mit dem Finger auf dem Tablet, ein Foto des unterschriebenen Blatts und ein «passt so» in einer Antwortmail sind alle brauchbar. Stärker wird der Nachweis, wenn dazu festgehalten ist, wer wann unterschrieben hat und was genau auf dem Blatt stand.

Wie ein Rapport aufgebaut sein muss, damit er diese Aufgabe erfüllt, steht im Ratgeber Der Arbeitsrapport. Die passenden Blätter findest du als Arbeitsrapport, Regierapport und Tagesrapport für die Baustelle.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.