Regierapport Vorlage für Word und Excel.

In Regie heisst: der Aufwand ist der Preis

Ist die Vergütung im Voraus genau bestimmt, musst du das Werk um diese Summe fertigstellen, auch wenn du mehr Arbeit hattest als gedacht (OR Art. 373 Abs. 1). Nur ausserordentliche Umstände, die niemand voraussehen konnte und die die Fertigstellung hindern oder übermässig erschweren, können das Gericht zu einer Preiserhöhung oder zur Auflösung des Vertrags bewegen (Abs. 2). Ist der Preis gar nicht oder nur ungefähr bestimmt, wird er nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen festgesetzt (OR Art. 374). Genau dieser zweite Fall ist Regie: Störungen, Reparaturen, Servicearbeiten, Zusatzarbeiten auf der Baustelle. Der Preis für diese Freiheit ist der Nachweis, und der Nachweis ist der Rapport.

Wie ein Rapport aufgebaut ist, wie du Reisezeit und Werkstattarbeit trennst und wie du angebrochene Viertelstunden behandelst, steht im Ratgeber Rapport und Regie. Hier geht es um die Datei und um die Angaben, die den Regierapport vom gewöhnlichen Arbeitsrapport unterscheiden.

Was auf dem Regierapport zusätzlich steht

Wer darf Regie bestellen?

Das ist die teuerste Frage im Regiegeschäft. Auf der Baustelle sagt jemand «mach das noch schnell», und drei Monate später will die Bauherrschaft wissen, wer das bestellt haben soll. Halte deshalb fest, wer die Anweisung gegeben hat, in welcher Funktion und wann. Ob diese Person die Bauherrschaft binden darf, entscheidet sich nach ihrer Vollmacht. Ein Architekt, eine Bauleitung oder ein Hauswart ist nicht automatisch befugt, kostenpflichtige Zusatzarbeiten zu bestellen: Der Umfang einer Vollmacht richtet sich nach dem Rechtsgeschäft, mit dem sie erteilt wurde (OR Art. 32 und 33).

Bei allem, was mehr als ein paar hundert Franken kostet, lohnt sich eine kurze schriftliche Bestätigung noch am selben Tag. Das kostet fünf Minuten und ersetzt später eine Zeugenbefragung.

Betreff: Bestätigung Regiearbeit vom [Datum], Objekt [Adresse]

Guten Tag [Name]

Sie haben uns heute, [Datum], um [Uhrzeit] vor Ort beauftragt, folgende Arbeiten zusätzlich zum Auftrag [Nummer] auszuführen: [kurze Beschreibung].

Diese Arbeiten sind im vereinbarten Preis nicht enthalten. Wir führen sie in Regie aus und verrechnen sie nach Aufwand zu den Ansätzen gemäss Offerte [Nummer]: Monteur CHF [Betrag] pro Stunde, Material nach Verbrauch. Den geschätzten Aufwand beziffern wir mit [Zahl] Stunden.

Der Rapport wird nach Abschluss der Arbeiten vor Ort zur Unterschrift vorgelegt. Falls unsere Angaben nicht Ihrem Verständnis entsprechen, melden Sie sich bitte bis morgen Mittag bei uns.

Freundliche Grüsse
[Name, Betrieb]

Preise auf den Rapport oder nicht?

Beides ist vertretbar, und beides hat eine Folge. Stehen nur Stunden und Mengen auf dem Blatt, bestätigt die Unterschrift den Aufwand. Das reicht als Grundlage für die Rechnung und hält die Diskussion auf der Baustelle kurz. Stehen Ansätze und ein Betrag darauf, bestätigt die Unterschrift die Summe. Das ist der stärkere Nachweis, führt aber dazu, dass auf der Baustelle über Preise geredet wird statt über die Arbeit.

Wenn die SIA 118 vereinbart ist

Die Norm SIA 118 ist keine Gesetzgebung, sondern eine private Norm des Schweizerischen Ingenieur- und Architektenvereins. Anwendbar ist sie nur, wenn die Parteien sie in den Vertrag übernommen haben, und der Normtext ist kostenpflichtig. Steht in deinem Werkvertrag, dass die SIA 118 gilt, dann gelten ihre Bestimmungen zusätzlich zum Obligationenrecht. Was sie zu Regiearbeiten, zu Fristen und zur Abnahme sagt, liest du im Normtext oder in deinem Vertragsexemplar nach. Ist die Norm nicht vereinbart, gilt das Obligationenrecht allein.

So füllst du die Vorlage aus

1. 01

   Kopf vor dem ersten Handgriff

   Kunde, Baustelle, Auftragsnummer, Datum und vor allem «Regie bestellt durch» ausfüllen. Den Absender ersetzt du einmal durch deinen Betrieb und speicherst die Datei als eigene Vorlage.

2. 02

   Zeiten je Person und Funktion

   Datum, Name, Funktion, von, bis, Pause und Stunden. In der Excel-Datei rechnest du die Stunden mit einer Formel, in Word trägst du sie als Dezimalzahl ein. Die kursive Beispielzeile löschst du vorher.

3. 03

   Alles erfassen, was Geld gekostet hat

   Material mit Menge und Einheit, Geräte mit Einsatzdauer, Fremdleistungen mit Firma. Was hier fehlt, fehlt auf der Rechnung oder taucht dort unerklärt auf.

4. 04

   Zuschläge sichtbar machen

   Nacht, Samstag, Sonntag oder Feiertag als eigene Zeile, nicht als höhere Stundenzahl. Der Kunde soll sehen, wofür der Zuschlag anfällt.

5. 05

   Noch vor Ort unterschreiben lassen

   Das Blatt muss beim Unterschreiben vollständig ausgefüllt sein. Eine Kopie bleibt bei der Bauleitung, das Original kommt ins Büro.

Drei Fehler, die Regiearbeiten wertlos machen

• Die Regie steht nirgends als Regie. Wenn nicht erkennbar ist, dass die Arbeit ausserhalb des vereinbarten Preises lag, wird sie als Teil des Werkvertrags behandelt, und den hast du fest offeriert.
• Der Rapport kommt Wochen später mit der Rechnung. Wer im November einen Rapport vom August prüfen soll, prüft ihn nicht, sondern kürzt ihn. Leg ihn spätestens am nächsten Arbeitstag vor.
• Unterschrieben hat irgendwer. Ohne Name und Funktion ist eine Unterschrift im Streitfall wenig wert. Wer aus einer behaupteten Tatsache Rechte ableitet, muss sie beweisen (ZGB Art. 8), und das bist bei der Zusatzforderung du.

Aufbewahren musst du das Blatt doppelt lang gedacht: Als Nachweis der Arbeitszeit mindestens fünf Jahre (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2), als Beleg zu einer Rechnung zehn Jahre (OR Art. 958f). In der Praxis heisst das zehn Jahre.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.