Was auf die Rechnung muss, und was nicht
Das Mehrwertsteuergesetz verlangt eine Rechnung nur auf Verlangen des Empfängers und sagt in Art. 26 Abs. 2, was darauf gehört: dein Name und Ort, wie du im Geschäftsverkehr auftrittst, der Hinweis auf den Eintrag im Register der steuerpflichtigen Personen mit deiner Nummer, Name und Ort des Kunden, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie der Steuersatz und der geschuldete Steuerbetrag. Das ist die ganze Liste. Unterschrift, Stempel und Briefpapier kommen darin nicht vor.
Im Obligationenrecht findest du ebenfalls nichts. Eine besondere Form braucht ein Vertrag nur, wenn das Gesetz sie vorschreibt (OR Art. 11 Abs. 1). Für Werkvertrag, Auftrag und Kauf im Alltag eines Kleinbetriebs schreibt es keine vor. Die Rechnung ist ohnehin kein Vertrag, sondern die Aufforderung, den vereinbarten Preis zu zahlen. Was zählt, sind die Pflichtangaben und eine Beschreibung, die auch ein Dritter versteht. Welche das im Einzelnen sind, steht im Ratgeber Rechnung schreiben in der Schweiz.
Das PDF per E-Mail: braucht es eine elektronische Signatur?
Nein. Für die Mehrwertsteuer gilt der Grundsatz der freien Beweiswürdigung, und das Gesetz wird deutlich: «Es ist unzulässig, Nachweise ausschliesslich vom Vorliegen bestimmter Beweismittel abhängig zu machen» (MWSTG Art. 81 Abs. 3). Die Steuerverwaltung darf eine Rechnung also nicht allein deshalb als Beleg ablehnen, weil sie als PDF ohne Signatur kam. Entscheidend ist, dass der Geschäftsvorfall belegt und nachvollziehbar ist.
In der Buchhaltung gilt dasselbe. Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, solange sie mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 3). Unterzeichnet aufbewahren musst du nur den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht (Abs. 2), also gerade nicht die einzelne Rechnung. Mehr dazu im Ratgeber zur Aufbewahrungspflicht.
Wo die Unterschrift wirklich zählt
Spannend wird die Unterschrift dort, wo es später ums Beweisen geht. Die provisorische Rechtsöffnung in der Betreibung kannst du verlangen, wenn die Forderung «auf einer durch öffentliche Urkunde festgestellten oder durch Unterschrift bekräftigten Schuldanerkennung» beruht (SchKG Art. 82 Abs. 1). Eine Rechnung, die du selbst geschrieben und selbst unterschrieben hast, ist keine solche Anerkennung: Darin steht, was du forderst, und nicht, was dein Kunde zugibt zu schulden.
- Die Offerte, die dein Kunde annimmt und unterschreibt. Leistung und Preis stehen fest, bevor gearbeitet wird.
- Der Rapport mit Stunden, Material und Betrag, auf der Baustelle gegengezeichnet. Ohne Unterschrift steht Monate später Aussage gegen Aussage.
- Das Abnahmeprotokoll mit Datum. Daran hängen Rügefristen und Garantie.
- Die Quittung bei Barzahlung. Wer zahlt, darf eine Quittung verlangen (OR Art. 88 Abs. 1). Unterschrieben wird sie von dir: Damit bestätigst du, dass du das Geld bekommen hast.
Eingescannte Unterschrift auf der Rechnung
Viele Programme drucken einen eingescannten Namenszug unter den Schlusssatz. Das ist erlaubt und ändert nichts: Weil die Rechnung gar keine Unterschrift braucht, wird sie durch den Scan weder gültiger noch verbindlicher. Eine Nachbildung der eigenhändigen Schrift auf mechanischem Weg gilt rechtlich ohnehin nur dort, wo das im Verkehr üblich ist (OR Art. 14 Abs. 2).
Anders liegt der Fall, wenn das Gesetz für ein Geschäft die Schriftform verlangt. Dann muss die Urkunde die eigenhändigen Unterschriften aller tragen, die sich verpflichten (OR Art. 13 Abs. 1 und Art. 14 Abs. 1). Elektronisch genügt dafür nur die qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel; sie allein ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (OR Art. 14 Abs. 2bis). Für deine Rechnung brauchst du das nicht, für die Kündigung eines Mietvertrags über Wohn- oder Geschäftsräume (OR Art. 266l) oder die Abtretung einer Forderung (OR Art. 165) sieht die Welt anders aus.
Wenn der Kunde eine unterschriebene Rechnung verlangt
Kommt dein Kunde mit dieser Forderung, etwa eine Bauleitung bei der Schlussrechnung, dann ist das eine Abmachung zwischen euch und keine gesetzliche Pflicht. Unterschreiben kostet dich nichts, also streite nicht darüber. Nutze die Gelegenheit lieber: Lass im selben Zug das Ausmass oder die Schlussabrechnung von der Gegenseite gegenzeichnen. Dann hast du ein Papier, das im Ernstfall etwas wert ist, statt nur eines mehr in deinem Ordner.
| Dokument | Unterschrift nötig? | Wozu sie dient |
|---|---|---|
| Rechnung | Nein | Deine eigene Unterschrift bewirkt nichts; unterschreibt dein Kunde den Betrag, kann daraus eine Schuldanerkennung werden |
| Mahnung | Nein | Muss ankommen, nicht unterschrieben sein |
| Offerte, vom Kunden angenommen | Empfohlen | Vertrag und mögliche Schuldanerkennung (SchKG Art. 82) |
| Rapport mit Betrag | Empfohlen | Beweis für geleistete Stunden und Material |
| Abnahmeprotokoll | Empfohlen | Startpunkt für Rüge- und Garantiefristen |
| Quittung über Bargeld | Üblich, von dir | Bestätigt den Empfang des Geldes (OR Art. 88) |
So macht es KIDESK
KIDESK sammelt die Unterschrift dort, wo sie etwas belegt, nicht auf der Rechnung. Die Offerte unterschreibt dein Kunde online über einen Link, am Handy oder am Computer; danach bekommt ihr beide die Annahmebestätigung als PDF mit Name und Zeitpunkt. Rapport und Abnahme unterschreibt er direkt auf dem Gerät, mit Mängelliste und Fotos. Das ist die einfache elektronische Unterschrift, keine qualifizierte elektronische Signatur. Für den Vertrag genügt sie, weil Offerte und Werkvertrag formfrei sind; der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist sie nicht.
Häufige Fragen
Ist eine Rechnung ohne Firmenstempel gültig?
Ja. Ein Stempel hat für die Rechnung keine rechtliche Bedeutung. MWSTG Art. 26 verlangt ihn nicht, und wo das Gesetz wirklich eine Form vorschreibt, verlangt es die eigenhändige Unterschrift und nicht einen Stempel. Er wirkt auf manche Kunden seriös, mehr ist es nicht.
Nützt es mir, wenn mein Kunde die Rechnung unterschreibt?
Das ist etwas ganz anderes als deine eigene Unterschrift. Bestätigt dein Kunde mit seiner Unterschrift den Betrag, kann daraus eine Schuldanerkennung werden, und damit kannst du bei einem Rechtsvorschlag die provisorische Rechtsöffnung verlangen (SchKG Art. 82). Erteilt wird sie, wenn dein Kunde keine Einwendungen sofort glaubhaft macht. Üblicher ist es, das auf der Offerte oder dem Rapport zu regeln, weil du dort unterschreiben lässt, bevor gestritten wird.
Reicht eine Annahme per E-Mail als Unterschrift?
Für den Vertrag ja, weil die Form frei ist: Eine Offerte, die dein Kunde per E-Mail annimmt, bindet ihn. Für die provisorische Rechtsöffnung verlangt das Gesetz dagegen eine durch Unterschrift bekräftigte Schuldanerkennung, und der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist nur die qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel (OR Art. 14 Abs. 2bis). Verlass dich für den Ernstfall also nicht allein auf die Mail.
Muss ich die Rechnung per Post schicken?
Nein. Die Form ist frei, das PDF per E-Mail ist so gültig wie Papier. Zwei Dinge solltest du trotzdem können: zeigen, was du wann verschickt hast, und den Beleg zehn Jahre aufbewahren (OR Art. 958f Abs. 1).
Braucht die Mahnung eine Unterschrift?
Nein. Die Mahnung ist eine Erklärung an deinen Kunden und an keine Form gebunden. Entscheidend ist, dass sie ihn erreicht und dass du das später belegen kannst, denn erst mit der Mahnung gerät er in Verzug, wenn kein Zahlungstag verabredet war (OR Art. 102).
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung
- MWSTG Art. 81 Abs. 3: freie Beweiswürdigung
- Obligationenrecht (OR), Art. 11 bis 14: Form der Verträge und Unterschrift
- OR Art. 102: Verzug des Schuldners durch Mahnung
- OR Art. 165 und Art. 266l: Beispiele für gesetzlich verlangte Schriftform
- OR Art. 88: Recht des Schuldners auf eine Quittung
- OR Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher
- Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG), Art. 82: provisorische Rechtsöffnung
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
