Wann ein Ausfall endgültig ist
Einen Debitorenverlust buchst du nicht, weil ein Kunde langsam zahlt, sondern weil mit einer Zahlung realistisch nicht mehr zu rechnen ist. Die Buchhaltung verlangt dafür kein Urteil, aber einen nachvollziehbaren Grund. Je besser der Grund dokumentiert ist, desto weniger diskutierst du später mit der Steuerbehörde.
| Ereignis | Was du in der Hand hast | Ausfall endgültig? |
|---|---|---|
| Konkurs des Kunden abgeschlossen | Konkursverlustschein oder Mitteilung über die Einstellung mangels Aktiven | Ja. Eine neue Betreibung ist erst möglich, wenn der Schuldner zu neuem Vermögen gekommen ist (SchKG Art. 265 Abs. 2) |
| Betreibung auf Pfändung ohne Deckung | Pfändungsverlustschein | Wirtschaftlich ja. Rechtlich bleibt die Forderung: Der Verlustschein gilt als Schuldanerkennung, und innert sechs Monaten kannst du ohne neuen Zahlungsbefehl weiterfahren (SchKG Art. 149 Abs. 2 und 3) |
| Nachlassvertrag mit Dividende | Bestätigter Nachlassvertrag | Ja, für den nicht gedeckten Teil |
| Kunde ist unauffindbar oder ins Ausland verzogen | Retournierte Post, erfolglose Nachforschung, Notiz im Dossier | Wahrscheinlich, Einzelfallbeurteilung |
| Forderung ist verjährt | Rechnungsdatum und die Frist: fünf Jahre für Handwerksarbeit (OR Art. 128), sonst zehn (Art. 127) | Praktisch ja. Die Forderung erlischt zwar nicht, aber der Kunde kann die Verjährung einreden, und das Gericht beachtet sie nur auf seine Einrede hin (Art. 142) |
| Betrag zu klein, um zu betreiben | Eigener, begründeter Entscheid mit Kostenvergleich | Wirtschaftlich ja, rechtlich nein |
Wertberichtigung und definitiver Verlust sind zwei Dinge
Solange noch Hoffnung besteht, korrigierst du nur den Wert: Die Forderung bleibt in der Bilanz, daneben steht eine Wertberichtigung, im Alltag Delkredere genannt. Das verlangt OR Art. 960a Abs. 3 für Wertverluste, die nicht nutzungs- und altersbedingt sind. Erst wenn der Ausfall feststeht, wird die Forderung ausgebucht, und die Wertberichtigung dafür verwendet. Wer beides gleichzeitig macht, bucht den Verlust zweimal.
Steuerlich: die Pauschale, die dein Kanton erlaubt
Für das Steuerrecht ist die Wertberichtigung auf Kundenforderungen eine Rückstellung für Verlustrisiken, die mit Aktiven des Umlaufvermögens verbunden sind, und die ist ausdrücklich zulässig (DBG Art. 29 Abs. 1 Bst. b für Selbständigerwerbende, Art. 63 Abs. 1 Bst. b für GmbH und AG). Wie hoch sie pauschal ausfallen darf, steht nicht im Bundesgesetz, sondern in der Praxis der Kantone. Die Steuerverwaltung des Kantons Bern lässt ohne besonderes Risiko 5 Prozent auf inländischen Forderungen zu, 10 Prozent auf ausländischen Forderungen in Franken und 15 Prozent auf ausländischen Forderungen in Fremdwährung. Andere Kantone rechnen anders. Ein höherer Abzug ist überall möglich, muss aber je Forderung begründet werden.
Mehrwertsteuer: das Geld holst du zurück
Hast du nach vereinbartem Entgelt abgerechnet, ist die Steuer auf der ausgefallenen Rechnung längst abgeliefert. Du holst sie zurück, indem du den Betrag in der Abrechnung unter den Entgeltsminderungen deklarierst, in der Periode, in der du die Korrektur verbuchst (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Rechnest du nach vereinnahmtem Entgelt ab, ist nichts zu tun: Die Steuer ist nie entstanden. Wo die Zahl im Formular hingehört, steht unter MwSt-Abrechnung erstellen.
- Rechnungsbetrag inklusive 8.1 Prozent Mehrwertsteuer
- CHF 8'640.00
- Darin enthaltene Steuer: 8'640.00 mal 8.1 geteilt durch 108.1
- CHF 647.40
- Korrektur über die Entgeltsminderung, zurück von der Steuerverwaltung
- CHF 647.40
- Tatsächlicher Verlust, netto
- CHF 7'992.60
- Zusatzumsatz, der diesen einen Ausfall bei 12 Prozent Marge deckt
- CHF 66'605.00
Vorbeugen ist billiger als abschreiben
- Vor dem Auftrag hinschauen. Ein Betreibungsregisterauszug kostet wenig und kommt schnell, siehe Bonität prüfen.
- Nicht vorfinanzieren. Akonto- und Teilrechnungen begrenzen den Betrag, der überhaupt ausfallen kann.
- Früh mahnen. Je älter eine Forderung, desto kleiner die Chance. Drei Stufen mit festen Fristen wirken besser als ein Anruf im vierten Monat.
- Leistung einstellen. Bei laufenden Aufträgen darfst du unter Umständen die Arbeit unterbrechen, statt weiter Material zu verbauen, siehe Leistung einstellen bei Zahlungsverzug.
- Am Bau: das Pfandrecht im Kalender haben. Die Frist dafür läuft, ob du mahnst oder nicht, siehe Bauhandwerkerpfandrecht.
So macht es KIDESK
Eine Buchung «Debitorenverlust» kennt KIDESK nicht, weil es keine Finanzbuchhaltung führt. Die ausgefallene Rechnung bleibt sichtbar, mit Restbetrag, allen Mahnstufen und jeder Teilzahlung samt Datum. Diese Akte brauchst du für die Treuhandstelle und für ein späteres Betreibungsbegehren. Ist eine Teilzahlung eingegangen, kannst du den Rest als Abschreibung ausbuchen; die MwSt-Auswertung führt ihn dann in der Periode der Buchung als Entgeltsminderung auf.
Häufige Fragen
Wann darf ich eine Forderung abschreiben?
Sobald der Ausfall feststeht oder mit einer Zahlung vernünftigerweise nicht mehr zu rechnen ist, also nach einem Verlustschein, nach einem eingestellten Konkurs, nach einem Nachlassvertrag oder wenn der Kunde nicht mehr auffindbar ist. Halte den Grund im Dossier fest: Ohne Beleg wird der Abzug später bestritten.
Bekomme ich die Mehrwertsteuer zurück?
Ja, wenn du nach vereinbartem Entgelt abrechnest. Du deklarierst den Ausfall als Entgeltsminderung in der Periode, in der du die Korrektur verbuchst (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Bei der Abrechnung nach vereinnahmtem Entgelt gibt es nichts zurückzuholen, weil auf dem nie erhaltenen Geld auch nie Steuer entstanden ist.
Was ist der Unterschied zwischen Delkredere und Debitorenverlust?
Das Delkredere ist eine Wertberichtigung auf dem ganzen Forderungsbestand: eine Schätzung, dass ein Teil nicht eingeht. Der Debitorenverlust betrifft eine bestimmte Forderung, die tatsächlich ausgefallen ist. Das eine ist Vorsorge, das andere der eingetretene Schaden.
Ist die Forderung nach dem Abschreiben weg?
Nein. Die Abschreibung ist eine Buchung in deiner Buchhaltung, kein Verzicht gegenüber dem Kunden. Zahlt er Jahre später doch, buchst du den Eingang als Ertrag und korrigierst die Mehrwertsteuer wieder nach oben. Mit einem Pfändungsverlustschein kannst du die Betreibung innert sechs Monaten ohne neuen Zahlungsbefehl fortsetzen, und er gilt als Schuldanerkennung (SchKG Art. 149). Nach einem Konkurs ist eine neue Betreibung nur zulässig, wenn der Schuldner zu neuem Vermögen gekommen ist (Art. 265 Abs. 2).
Kann ich den Verlust einfach als Rabatt verbuchen?
Besser nicht. Ein Rabatt ist eine vereinbarte Preisreduktion, ein Debitorenverlust ein Ausfall. Für die Mehrwertsteuer landen beide bei den Entgeltsminderungen, für die Beurteilung deines Betriebs nicht: Wer Ausfälle als Rabatte bucht, sieht in der Erfolgsrechnung nie, wie viel Geld ihm Kunden schulden und nie bezahlen.
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 41: Nachträgliche Änderung der Umsatzsteuerschuld und des Vorsteuerabzugs
- ESTV, MWST-Info 07 Steuerbemessung und Steuersätze, Ziffer 1.2 «Was gehört nicht zur Bemessungsgrundlage?»
- Obligationenrecht (OR), Art. 960a: Bewertung der Aktiven, Abschreibungen und Wertberichtigungen
- Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG), Art. 29 und Art. 63: Rückstellungen für Verlustrisiken auf Debitoren
- Steuerverwaltung des Kantons Bern, TaxInfo: Wertberichtigung auf Forderungen (Delkredere)
- OR Art. 127, 128 und 142: Verjährungsfristen und Geltendmachung der Verjährung
- Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG), Art. 149, 149a und 265: Verlustschein bei Pfändung und im Konkurs
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