Das Wort im Alltag und der Begriff im Gesetz
Debitor kommt vom lateinischen Wort für schulden und heisst wörtlich Schuldner. In Schweizer Unternehmen wird es doppelt verwendet: für den Kunden selbst («ein neuer Debitor») und für den Betrag, den er schuldet («die Debitoren sind gestiegen»). Beides ist üblich, und aus dem Satz ergibt sich, was gemeint ist. Im Gesetzestext taucht das Wort dagegen nicht auf. Wer eine Bilanz liest, findet dort andere Bezeichnungen.
| Wort im Alltag | So heisst es in der Bilanz | Grundlage |
|---|---|---|
| Debitor, Debitorenbestand | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, im Umlaufvermögen | OR Art. 959a Abs. 1 Ziff. 1 Bst. b |
| Kreditor, Kreditorenbestand | Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, im kurzfristigen Fremdkapital | OR Art. 959a Abs. 2 Ziff. 1 Bst. a |
| Delkredere | Wertberichtigung auf den Forderungen | OR Art. 960a Abs. 3 |
| Debitorenverlust | Wertberichtigung oder Ausbuchung der Forderung | OR Art. 960a Abs. 3 |
Ab wann ein Kunde Debitor ist
Nicht die Offerte macht jemanden zum Debitor, sondern die erbrachte Leistung. Sobald du geliefert oder gearbeitet und Rechnung gestellt hast, steht die Forderung in deinen Büchern, auch wenn die Zahlungsfrist noch läuft. Erst wenn diese Frist abgelaufen ist und dein Kunde in Verzug gerät, kommen Verzugszins und Mahnung dazu. Wann genau das passiert, steht im Ratgeber zu Zahlungsfrist und Fälligkeit.
Was in eine Debitorenliste gehört
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, damit du den Beleg wiederfindest
- Kunde, mit derselben Schreibweise wie auf der Rechnung
- Bruttobetrag und, nach Teilzahlungen, der offene Rest
- Fälligkeitsdatum und die Zahl der überfälligen Tage, danach sortierst du
- Mahnstufe und das Datum der letzten Mahnung
- Bemerkung, wenn etwas vereinbart wurde, etwa eine Ratenzahlung
Diese Liste ist das einzige Werkzeug, das dich vor Ausfällen schützt. Wer sie einmal im Monat anschaut, mahnt zu spät. Einmal pro Woche genügt für einen Kleinbetrieb, und es dauert zehn Minuten.
Was ein Ausfall wirklich kostet
Fällt eine Rechnung aus, verlierst du nicht nur den Gewinn, sondern auch Material und Löhne, die du längst bezahlt hast. Deshalb muss der Ausfall über zusätzlichen Umsatz wieder hereingeholt werden, und der ist ein Vielfaches des ausgefallenen Betrags.
- Rechnungsbetrag inklusive 8.1 Prozent MwSt
- CHF 6'486.00
- Darin enthaltene Mehrwertsteuer, als Entgeltsminderung korrigierbar
- CHF 486.00
- Ausfall ohne Mehrwertsteuer
- CHF 6'000.00
- Deckungsbeitrag je Franken Umsatz, hier 20 Prozent
- CHF 0.20
- Zusätzlicher Umsatz, um den Ausfall aufzufangen
- CHF 30'000.00
Die Mehrwertsteuer bekommst du zurück, sofern du mehrwertsteuerpflichtig bist und die Rechnung bereits abgerechnet hast: Wird das Entgelt korrigiert, passt du die Umsatzsteuerschuld in der Periode an, in der du die Korrektur verbuchst (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Material, Löhne und deine eigene Zeit bekommst du nicht zurück. Wie du prüfst, ob ein Auftrag dieses Risiko wert ist, steht im Ratgeber Bonität prüfen vor dem Auftrag.
So macht es KIDESK
In KIDESK stellst du dir die Startseite aus Bausteinen zusammen, darunter «Forderungen nach Alter», «Schuldner» und «Mahnstapel». Damit hast du die Debitorenliste dort, wo du ohnehin hinschaust. Die CAMT-Datei aus dem E-Banking ordnet KIDESK den Rechnungen zu, automatisch oder als Vorschlag, den du bestätigst. Eine Finanzbuchhaltung ist KIDESK nicht: Gebucht wird bei deiner Treuhandstelle.
Häufige Fragen
Heisst Debitor der Kunde oder der Betrag?
Beides, je nach Satz. «Ein säumiger Debitor» meint den Kunden, «die Debitoren sind auf CHF 42'000.00 gestiegen» meint den Bestand der offenen Forderungen. In der Jahresrechnung steht für den Bestand die gesetzliche Bezeichnung Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (OR Art. 959a Abs. 1).
Was ist der Unterschied zwischen Debitor und Kreditor?
Der Debitor schuldet dir Geld, dem Kreditor schuldest du Geld. Der eine steht bei den Aktiven, der andere beim kurzfristigen Fremdkapital. Dieselbe Rechnung ist für den einen Betrieb ein Debitor und für den anderen ein Kreditor.
Was ist ein Delkredere?
Eine Wertberichtigung auf dem Bestand der Forderungen für das Risiko, dass ein Teil davon nie bezahlt wird. OR Art. 960a Abs. 3 verlangt, dass Wertverluste durch Wertberichtigungen berücksichtigt werden. Wie hoch eine Pauschale ohne Einzelnachweis anerkannt wird, richtet sich nach der Praxis deines Kantons. Frag deine Treuhandstelle, bevor du eine Zahl in die Bilanz schreibst.
Muss ich Debitoren führen, wenn ich nur eine Milchbüchleinrechnung mache?
Ja, allerdings nicht als Konto, sondern als Aufstellung. OR Art. 957 Abs. 2 verlangt neben Einnahmen und Ausgaben eine Aufzeichnung der Vermögenslage, und die offenen Kundenrechnungen gehören dazu. Eine einfache Liste mit Nummer, Kunde, Betrag und Fälligkeit genügt.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
