Der Unterschied in einer Tabelle
| Nach vereinbarten Entgelten | Nach vereinnahmten Entgelten | |
|---|---|---|
| Deine Umsatzsteuer entsteht | mit der Rechnungsstellung | mit der Vereinnahmung des Entgelts |
| Dein Vorsteuerabzug entsteht | im Zeitpunkt des Empfangs der Lieferantenrechnung | im Zeitpunkt der Bezahlung |
| Grundlage | Art. 40 Abs. 1 MWSTG | Art. 40 Abs. 2 MWSTG |
| Voraussetzung | gilt automatisch | Antrag bei der ESTV nötig (Art. 39 Abs. 2) |
| Bindung | mindestens eine Steuerperiode | mindestens eine Steuerperiode (Art. 39 Abs. 3) |
Warum das Geld kostet: du finanzierst die Steuer vor
Wer nach vereinbarten Entgelten abrechnet, zahlt die Mehrwertsteuer unter Umständen, bevor der Kunde bezahlt hat. Das folgende Beispiel zeigt, wie schnell das passiert: eine Schlussrechnung Ende Juni, ein Kunde, der sich Zeit lässt.
- Enthaltene Steuer: 32'400.00 × 8.1 ÷ 108.1
- CHF 2'427.75
- Nach vereinbartem Entgelt gehört sie ins zweite Quartal, fällig
- Ende August
- Der Kunde zahlt am
- 10. September
- Nach vereinnahmtem Entgelt gehört sie ins dritte Quartal, fällig
- Ende November
- Vorfinanzierte Steuer bei vereinbartem Entgelt
- CHF 2'427.75 für rund zwei Wochen
Zwei Wochen sind zu verkraften. Bei einem Kunden, der erst nach der zweiten Mahnung zahlt, werden daraus schnell drei Monate, und bei mehreren grossen Schlussrechnungen im selben Quartal fehlt dir genau dann Geld, wenn du ohnehin Material bezahlen musst. Darum ist das vereinnahmte Entgelt für Unternehmen mit langen Zahlungsfristen oder mit Rückbehalten im Bau die ruhigere Wahl.
Drei Fälle, in denen auch bei vereinbartem Entgelt die Zahlung zählt
- Teilrechnungen und Teilzahlungen: Geben die Leistungen zu aufeinanderfolgenden Teilrechnungen oder Teilzahlungen Anlass, entsteht die Steuer mit der Ausgabe der Teilrechnung oder mit der Vereinnahmung der Teilzahlung (Art. 40 Abs. 1 Bst. b MWSTG). Für Akonto- und Schlussrechnungen ist das der Normalfall, siehe Akonto und Schlussrechnung.
- Vorauszahlungen: Bei Vorauszahlungen für nicht von der Steuer befreite Leistungen entsteht die Steuer mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 Abs. 1 Bst. c). Eine Anzahlung ist also schon steuerbar, bevor du überhaupt angefangen hast. Mehr unter Anzahlung und Vorauszahlung.
- Leistungen ohne Rechnungsstellung: Verkaufst du über die Ladentheke ohne Rechnung, entsteht die Steuer ebenfalls mit der Vereinnahmung (Art. 40 Abs. 1 Bst. c).
Antrag, Bewilligung und die Pflicht, die dich treffen kann
Die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten gestattet die ESTV auf Antrag (MWSTG Art. 39 Abs. 2). Ohne diese Bewilligung bleibt es beim Standard. Die gewählte Art musst du danach mindestens eine ganze Steuerperiode beibehalten (Abs. 3). Umgekehrt kann die ESTV dich verpflichten, nach vereinnahmten Entgelten abzurechnen, wenn du zu einem erheblichen Teil Entgelte erhältst, bevor du die Leistung ausführst oder darüber Rechnung stellst, oder wenn der begründete Verdacht besteht, dass du die andere Art missbrauchst (Abs. 4).
Der Wechsel: der Stichtag ist die ganze Arbeit
Beim Wechsel darf keine Rechnung doppelt oder gar nicht erfasst werden. Die Verordnung regelt das über die offenen Posten am Stichtag. Bei der effektiven Methode gilt (MWSTV Art. 106):
| Wechsel | In der Abrechnungsperiode nach dem Wechsel |
|---|---|
| von vereinnahmt zu vereinbart | die Steuer auf den bestehenden Debitorenposten abrechnen und die Vorsteuer auf den bestehenden Kreditorenposten abziehen |
| von vereinbart zu vereinnahmt | die bestehenden Debitorenposten von den vereinnahmten Entgelten abziehen und die Vorsteuer auf den bestehenden Kreditorenposten von den bezahlten Vorsteuern abziehen |
Praktisch heisst das: Zieh am Stichtag eine saubere Liste der offenen Kundenrechnungen und der offenen Lieferantenrechnungen und heb sie auf. Ohne diese Liste ist der Wechsel später nicht mehr nachvollziehbar, und genau danach fragt eine Kontrolle.
Skonto, Rabatt und der Kunde, der gar nie zahlt
Wird das vereinbarte oder bezahlte Entgelt nachträglich korrigiert, passt du die Umsatzsteuer in dem Zeitpunkt an, in dem du die Korrektur verbuchst oder das korrigierte Entgelt vereinnahmst (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Das gilt für Skonti, für nachträgliche Rabatte und für einen Debitorenverlust. Nach vereinbartem Entgelt hast du die Steuer dann schon einmal abgeliefert und holst sie über diese Korrektur zurück. Nach vereinnahmtem Entgelt stellt sich die Frage beim Debitorenverlust gar nicht: Was nie eingegangen ist, wurde auch nie versteuert.
Was in deiner Buchhaltung anders läuft
- Nach vereinbartem Entgelt brauchst du eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, also offene Posten je Kunde und je Lieferant. Das hast du ohnehin, sobald du Rechnungen mit Zahlungsfrist stellst.
- Nach vereinnahmtem Entgelt zählt der Zahlungseingang. Entscheidend ist das Datum auf dem Bankauszug, nicht das auf deiner Rechnung. Wer Zahlungen nur sammelweise verbucht, verliert hier schnell die Übersicht.
- Die Steuersätze hängen nicht an der Abrechnungsart. Massgebend für den Satz ist der Zeitpunkt der Leistung, nicht der Zahlung und nicht das Rechnungsdatum (MWSTG Art. 115 in Verbindung mit Art. 112 Abs. 2 und 3). Das wird vor jeder Satzänderung wichtig, siehe MwSt-Erhöhung 2028.
- Die Abrechnungsart ist nicht die Abrechnungsmethode. Effektiv oder Saldosteuersatz ist die eine Frage, vereinbart oder vereinnahmt die andere. Beide lassen sich frei kombinieren.
So macht es KIDESK
Die MwSt-Auswertung in KIDESK rechnet nach vereinbartem Entgelt: Grundlage sind die ausgestellten Rechnungen eines Quartals, Entwürfe und stornierte Belege bleiben draussen, Gutschriften senken die geschuldete Steuer, und Skonti oder Abschreibungen ziehen in der Periode ab, in der du sie buchst. Wer nach vereinnahmten Entgelten abrechnet, kann diese Auswertung darum nicht eins zu eins übernehmen: Dort zählt der Zahlungseingang. Die Zahlungen stehen in KIDESK je Rechnung mit Datum, die Umstellung der Periode musst du aber selbst rechnen oder mit deiner Treuhandstelle machen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen vereinbartem und vereinnahmtem Entgelt?
Nur der Zeitpunkt. Nach vereinbartem Entgelt entsteht die Steuer mit der Rechnungsstellung, nach vereinnahmtem Entgelt mit der Zahlung (MWSTG Art. 40). Die Höhe der Steuer ist identisch. Verschoben wird nur, in welcher Abrechnung der Umsatz erscheint.
Muss ich die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten beantragen?
Ja. Der Standard ist das vereinbarte Entgelt (MWSTG Art. 39 Abs. 1). Die andere Art gestattet die ESTV auf Antrag (Abs. 2). Ohne Bewilligung bleibt es beim Standard, auch wenn du intern anders rechnest.
Lohnt sich der Wechsel für einen Handwerksbetrieb?
Oft ja, wenn du grosse Schlussrechnungen stellst und lange auf das Geld wartest. Du lieferst die Steuer dann erst ab, wenn sie eingegangen ist. Der Preis ist ein Stichtag mit Debitoren- und Kreditorenlisten und die Bindung von mindestens einer Steuerperiode.
Muss ich auf eine Anzahlung schon MwSt abrechnen?
Ja. Bei Vorauszahlungen für nicht von der Steuer befreite Leistungen entsteht die Steuer mit der Vereinnahmung des Entgelts, auch bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. c). Dasselbe gilt für Teilzahlungen auf Akonto-Rechnungen.
Was passiert mit einer Rechnung, die nie bezahlt wird?
Nach vereinbartem Entgelt hast du die Steuer bereits abgeliefert und korrigierst sie, sobald du den Debitorenverlust verbuchst (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Nach vereinnahmtem Entgelt ist nichts zu korrigieren, weil nie etwas eingegangen ist. Die Forderung selbst verlierst du in beiden Fällen.
Kann ich den Saldosteuersatz mit vereinnahmten Entgelten verbinden?
Ja, das sind zwei getrennte Entscheide. Der Saldosteuersatz betrifft die Berechnung der Steuer, die Abrechnungsart den Zeitpunkt. Beim Wechsel der Abrechnungsart gilt dann MWSTV Art. 107: Die offenen Debitorenposten werden mit den bewilligten Saldosteuersätzen abgerechnet oder abgezogen.
Quellen
- MWSTG Art. 39: Abrechnungsart, Antrag, Bindung, Verpflichtung durch die ESTV
- MWSTG Art. 40: Entstehung der Steuerforderung bei beiden Abrechnungsarten
- MWSTG Art. 41: nachträgliche Änderung von Umsatzsteuerschuld und Vorsteuerabzug
- MWSTV Art. 106 und 107: Wechsel der Abrechnungsart, Debitoren- und Kreditorenposten
- ESTV: MWST-Info 15 Abrechnung und Steuerentrichtung, Kapitel Abrechnungsart
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