Was die Sammelrechnung von ähnlichen Belegen unterscheidet
Drei Belege bündeln Leistungen, und sie werden dauernd verwechselt. Der Unterschied liegt nicht im Aussehen, sondern darin, woher die Positionen kommen.
| Beleg | Woher die Positionen kommen | Typischer Fall |
|---|---|---|
| Sammelrechnung | Aus mehreren abgeschlossenen Einsätzen oder Lieferungen desselben Zeitraums | Vier Treppenhausreinigungen im September |
| Wiederkehrende Rechnung | Aus einer Vorlage, die jede Periode denselben Beleg erzeugt | Wartungspauschale, Abo, Servicevertrag |
| Schlussrechnung | Aus einem einzigen Auftrag, abzüglich der Akontorechnungen | Ein Umbau über vier Monate |
Was auf ihr stehen muss
- Der Leistungszeitraum im Kopf. Zum Beispiel «Leistungszeitraum: 1. bis 30. September 2026». Er weicht bei einer Sammelrechnung immer vom Rechnungsdatum ab und ist deshalb nach MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c anzugeben.
- Je Einsatz eine Zeile mit Datum, Bezeichnung, Menge und Einzelpreis. Das verlangt Art. 26 Abs. 2 Bst. d, und es entscheidet jede Rückfrage in Sekunden statt in zwei Telefonaten.
- Getrennte Zeilen je Steuersatz, wenn im Zeitraum Leistungen zum Normalsatz und zum reduzierten Satz angefallen sind.
- Eine Zahlungsfrist, die zum Zeitraum passt. 30 Tage ab Monatsende sind für den ältesten Einsatz faktisch 60 Tage.
Was die Sammelrechnung nicht verschiebt
Fällig wird die Vergütung beim Werkvertrag mit der Ablieferung des Werks (OR Art. 372 Abs. 1), und die Verjährung beginnt mit der Fälligkeit (OR Art. 130 Abs. 1). Beides hängt an der Arbeit, nicht an deinem Fakturierungsrhythmus. Wer erst am Monatsende fakturiert, wartet also länger auf sein Geld, gewinnt aber keine zusätzliche Zeit für die Forderung. Die Rechenwege dazu, samt dem Umgang mit dem Jahreswechsel, stehen unter Sammelrechnung und Monatsrechnung.
So macht es KIDESK
In der Auftragsliste filterst du auf «erledigt», hakst mehrere Aufträge desselben Kunden an und erstellst daraus mit einem Klick eine Sammelrechnung. Sie entsteht als Entwurf, damit du sie vor dem Versand prüfst, und die Positionen kommen mit Datum, Menge und Preis aus den Aufträgen. Aufträge aus verschiedenen Kundendossiers lassen sich nicht mischen, und ein Auftrag mit offenen Akontorechnungen bleibt aussen vor: Der gehört in eine Schlussrechnung, sonst forderst du zweimal dasselbe Geld.
Häufige Fragen
Darf ich Leistungen aus mehreren Monaten auf eine Rechnung nehmen?
Ja, eine gesetzliche Obergrenze für den Zeitraum gibt es nicht. Je länger der Zeitraum, desto wichtiger werden die Daten an den einzelnen Positionen. Über einen Jahreswechsel oder einen Steuersatzwechsel hinweg schneidest du den Zeitraum besser am Stichtag und stellst zwei Rechnungen.
Kann ein Kunde eine Sammelrechnung verlangen?
Verlangen kann er sie nicht, vereinbaren schon. Ausstellen musst du auf Verlangen eine Rechnung, die den Anforderungen von MWSTG Art. 26 genügt; in welchem Rhythmus fakturiert wird, ist Sache eurer Abmachung. Halte sie in der Offerte oder im Vertrag fest, zusammen mit der Zahlungsfrist.
Was ist der Unterschied zur Sammelzahlung?
Die Sammelrechnung ist dein Beleg über mehrere Leistungen. Die Sammelzahlung ist die Gegenrichtung: Dein Kunde begleicht mehrere Rechnungen mit einer Überweisung. In der Datei aus dem E-Banking steht sie oft als eine Buchung, deren Einzelzahlungen erst in den Detailangaben auftauchen. Wie fein deine Bank das aufschlüsselt und ob sie dazu eine eigene Meldung (camt.054) liefert, ist von Bank zu Bank verschieden.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
