Sammelrechnung und Monatsrechnung: ein Beleg für viele Einsätze.

Wann eine Sammelrechnung besser ist als viele Einzelrechnungen

Eine Sammelrechnung bündelt, was in einem Zeitraum für denselben Kunden geleistet wurde: vier Treppenhausreinigungen, drei Servicebesuche, zwölf Materiallieferungen. Der Kunde bekommt einen Beleg statt zwölf, du fakturierst einmal und gleichst einen Zahlungseingang ab statt zwölf. Bei Kunden mit eigener Buchhaltung ist das oft ausdrücklich erwünscht, weil jede Rechnung dort einen Freigabelauf auslöst.

Bezahlt wird das mit Liquidität. Fakturierst du am Monatsende mit 30 Tagen Zahlungsfrist, wartet die Arbeit vom 2. des Monats 28 Tage auf die Rechnung und danach nochmals 30 Tage auf das Geld. Im Schnitt über alle Einsätze sind das rund 45 Tage, also etwa anderthalb Monatsumsätze, die dauernd beim Kunden liegen. Bei CHF 24'000.00 Umsatz im Monat sind das rund CHF 36'000.00 offene Forderungen, die du vorfinanzierst. Wer knapp fährt, fakturiert lieber alle zwei Wochen.

Was auf einer Sammelrechnung stehen muss

Die Pflichtangaben sind dieselben wie bei jeder Rechnung und stehen in MWSTG Art. 26 Abs. 2: Name und Ort von dir und vom Kunden, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, dazu deine Mehrwertsteuernummer, wenn du eingetragen bist. Zwei dieser Angaben werden auf einer Sammelrechnung zur Hauptsache.

• Der Leistungszeitraum. Art. 26 Abs. 2 Bst. c verlangt Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, sobald er nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Bei einer Sammelrechnung stimmt er nie überein. Also gehört eine Zeile wie «Leistungszeitraum: 1. bis 30. September 2026» in den Kopf des Belegs.
• Art, Gegenstand und Umfang je Leistung. Art. 26 Abs. 2 Bst. d. Eine einzelne Zeile «Reinigungsarbeiten September» mit einem Betrag erfüllt das nicht. Jeder Einsatz bekommt seine Zeile mit Datum, Objekt, Menge und Einzelpreis.
• Das Datum am einzelnen Einsatz. Es ist keine eigene Pflichtangabe, sobald der Zeitraum im Kopf steht, aber es entscheidet jede Rückfrage in zwei Sekunden statt in zwei Telefonaten. Schreib es in die Positionszeile.
• Verschiedene Steuersätze getrennt. Fallen in einem Monat Leistungen zum Normalsatz und zum reduzierten Satz an, brauchen sie getrennte Zeilen und getrennte Zwischensummen.

Vier Zeilen, vier nachvollziehbare Rechnungen: 4 mal CHF 185.00 sind CHF 740.00, 6.5 Stunden zu CHF 68.00 sind CHF 442.00. Rechne die Steuer auf dem Zwischentotal und nicht je Zeile, dann entstehen gar keine Rundungsdifferenzen: 8.1 Prozent von CHF 2'528.40 sind CHF 204.80 auf den Rappen gerundet. Der Kunde kann jede Position gegen seinen eigenen Kalender halten, und genau das will er.

In welches Quartal der Umsatz fällt

Rechnest du nach vereinbarten Entgelten ab, entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Rechnungsstellung (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. a). Rechnest du nach vereinnahmten Entgelten ab, entsteht sie mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 Abs. 2). Die Sammelrechnung verschiebt den Zeitpunkt also nach hinten: Wer die Dezemberarbeit am 5. Januar fakturiert, meldet den Umsatz im ersten Quartal des neuen Jahres.

In der Erfolgsrechnung ist das anders. Aufwände und Erträge müssen zeitlich und sachlich abgegrenzt werden (OR Art. 958b Abs. 1), der Ertrag gehört also in das Jahr, in dem die Arbeit geleistet wurde. Überschreiten die Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen oder die Finanzerträge CHF 100'000.00 nicht, darf auf die zeitliche Abgrenzung verzichtet und stattdessen auf Ausgaben und Einnahmen abgestellt werden (Abs. 2). Dass Mehrwertsteuer und Erfolgsrechnung am Jahreswechsel auseinanderlaufen, ist kein Fehler. Wie du die Abgrenzung buchst, klärst du einmal mit deiner Treuhänderin.

Steuersatzwechsel: Leistungen vor und nach dem Stichtag trennen

Ändern die Steuersätze, ist weder das Rechnungsdatum noch das Zahlungsdatum massgebend, sondern der Zeitpunkt der Leistungserbringung. Das hält die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) in der MWST-Info 19, Ziffer 2.1, fest. Deckt eine Rechnung Leistungen vor und nach dem Stichtag ab, sind das Datum oder der Zeitraum der Leistungserbringung und der jeweils darauf entfallende Betragsanteil getrennt auszuweisen. Fehlt diese Trennung, sind die gesamten fakturierten Leistungen mit den neuen Steuersätzen abzurechnen.

Genau deshalb ist eine Sammelrechnung über einen Stichtag hinweg heikel. Der saubere Weg ist, den Zeitraum am Stichtag zu schneiden: eine Rechnung bis zum letzten Tag mit dem alten Satz, eine ab dem ersten Tag mit dem neuen.

Fälligkeit und Verjährung warten nicht auf deine Sammelrechnung

Beim Werkvertrag ist die Vergütung bei der Ablieferung des Werkes zu zahlen (OR Art. 372 Abs. 1). Ist das Werk in Teilen zu liefern und die Vergütung nach Teilen bestimmt, wird sie für jeden Teil bei dessen Ablieferung fällig (Abs. 2); ohne diese Abrede bleibt die ganze Vergütung an der Ablieferung des Werkes hängen. Fällig ist die Forderung also mit der Arbeit, nicht mit deiner Rechnung. Und die Verjährung beginnt mit der Fälligkeit der Forderung (OR Art. 130 Abs. 1). Für Handwerksarbeit und den Kleinverkauf von Waren verjähren Forderungen nach fünf Jahren (OR Art. 128 Ziff. 3). Der Begriff «Handwerksarbeit» wird eng ausgelegt: Bei grösseren Werkverträgen mit Planung, Material und Organisation kann die allgemeine Frist von zehn Jahren gelten (OR Art. 127). Rechne vorsichtshalber mit fünf Jahren.

Wer erst Monate später fakturiert, schiebt damit weder Fälligkeit noch Verjährung hinaus. Was die späte Rechnung sehr wohl verschiebt, ist der Verzug: In Verzug gerät der Kunde erst durch deine Mahnung oder, wenn ein bestimmter Verfalltag verabredet wurde, mit dessen Ablauf (OR Art. 102). Bis dahin läuft kein Verzugszins. Mehr dazu unter Fälligkeit und in der Frage wie lange darf ich mit der Rechnung warten.

Rapporte gehören an die Rechnung, nicht in die Schublade

Bei Arbeit nach Aufwand ist die Sammelrechnung nur so gut wie ihr Nachweis. Häng die unterschriebenen Rapporte als Beilage an, in derselben Reihenfolge wie die Positionen und mit denselben Daten. Das hat zwei Wirkungen: Der Kunde sieht, wofür er zahlt, und du hast im Streitfall den Beleg, ohne im Archiv zu suchen. Liegt der Rapport der Buchung zugrunde, ist er ausserdem ein Buchungsbeleg im Sinn von OR Art. 957a Abs. 3 und gehört zehn Jahre aufbewahrt (OR Art. 958f Abs. 1).

• Positionsnummer auf der Rechnung und Rapportnummer auf dem Rapport, damit die Zuordnung ohne Rückfrage klappt.
• Stunden auf dem Rapport und Stunden auf der Rechnung müssen dieselben sein. Wer auf der Rechnung rundet, rundet schon auf dem Rapport.
• Material, das du weiterverrechnest, steht mit Menge und Einzelpreis in der Position, nicht nur als Summe unter «Material».
• Fahrzeit und Anfahrt gehören eigens ausgewiesen, wenn du sie verrechnest. Mehr dazu unter Fahrzeit und Anfahrt verrechnen.

Die häufigsten Fehler

• Kein Leistungszeitraum. Damit fehlt eine Angabe, die MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c verlangt, und jede Rückfrage des Kunden beginnt bei null.
• Eine Summenzeile statt Positionen. «Diverse Arbeiten September, CHF 4'380.00» ist der klassische Anlass, eine Rechnung zu bestreiten.
• Über den Jahreswechsel sammeln. Dezember und Januar in einer Rechnung heisst Abgrenzung von Hand und, bei einem Steuersatzwechsel, getrennter Ausweis.
• Einen Einsatz zweimal verrechnen. Wer einen dringenden Einsatz sofort fakturiert und ihn dann in der Monatsrechnung mitlaufen lässt, merkt es erst beim Zahlungsabgleich. Markiere sofort fakturierte Einsätze noch am selben Tag.
• Zahlungsfrist vergessen anzupassen. 30 Tage ab Monatsende sind bei Sammelrechnungen für den Ältesten der Einsätze faktisch 60 Tage. Wer das nicht will, verkürzt die Frist oder fakturiert häufiger.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.