Leistungsdatum und Rechnungsdatum auf der Rechnung

Welches Datum wofür zählt

Auf einer Schweizer Rechnung stehen mehrere Daten, und jedes hat eine eigene Wirkung. Wer sie verwechselt, deklariert den Umsatz im falschen Quartal, rechnet mit dem falschen Steuersatz oder lässt eine Forderung verjähren, ohne es zu merken. Diese Tabelle beantwortet die Frage, die im Alltag wirklich gestellt wird: Welches Datum entscheidet worüber?

Frage	Massgebendes Datum	Grundlage
Muss das Leistungsdatum auf die Rechnung?	Nur, wenn es nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt	MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c
Welcher Steuersatz gilt bei einer Satzänderung?	Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung	MWSTG Art. 115 Abs. 1 mit Art. 112
In welche MwSt-Abrechnung gehört der Umsatz? (vereinbarte Entgelte)	Rechnungsdatum	MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. a
In welche MwSt-Abrechnung gehört der Umsatz? (vereinnahmte Entgelte)	Tag des Zahlungseingangs	MWSTG Art. 40 Abs. 2
In welches Geschäftsjahr gehört der Ertrag?	Zeitraum der Leistung, wenn du abgrenzen musst	OR Art. 957 und Art. 958b
Ab wann ist der Kunde in Verzug?	Der vereinbarte Verfalltag, sonst deine Mahnung	OR Art. 102
Ab wann läuft die Verjährung?	Fälligkeit, beim Werkvertrag also die Ablieferung	OR Art. 130 Abs. 1 und Art. 372
Wie lange bewahrst du den Beleg auf?	Zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres	OR Art. 958f

Merksatz: Der Steuersatz hängt am Tag der Arbeit, die Abrechnungsperiode am Tag der Rechnung oder der Zahlung, der Abschluss am Zeitraum der Arbeit.

Wann das Leistungsdatum auf die Rechnung muss

Das Mehrwertsteuergesetz zählt in Art. 26 Abs. 2 auf, was eine Rechnung in der Regel enthält. Buchstabe c nennt «Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen». Aus dem Nebensatz folgt die ganze Regel: Hast du am Dienstag gearbeitet und am Dienstag die Rechnung geschrieben, brauchst du keine zweite Zeile. Sobald ein Tag dazwischenliegt, gehört der Leistungszeitpunkt auf den Beleg.

Ein Einsatz an einem Tag: «Leistungsdatum: 14.09.2026». Typisch für Reparatur, Service, Störungseinsatz.
Arbeit über mehrere Tage: «Leistungszeitraum: 07.09. bis 11.09.2026». Typisch für Malerarbeiten, Montagen, Umzüge.
Wiederkehrende Leistung: «Leistungszeitraum: 01.10. bis 31.12.2026». Typisch für Unterhaltsverträge, Abos, Hauswartung, Support-Pauschalen.
Sammelrechnung über viele Einsätze: der Zeitraum insgesamt, dazu je Position das einzelne Datum. Mehr dazu unter Sammelrechnung und Monatsrechnung.
Teilrechnung oder Akontorechnung: der Zeitraum, für den du Geld willst. Bei der Schlussrechnung der ganze Zeitraum des Werks.

Praxisregel: Schreib den Leistungszeitraum auf jede Rechnung, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum zusammenfällt. Es kostet nichts und beantwortet drei Rückfragen im Voraus, nämlich die der Buchhaltung deines Kunden, die deiner Treuhänderin und die einer Steuerkontrolle. Weitere Pflichtangaben stehen im Ratgeber Rechnung schreiben in der Schweiz.

In welche MwSt-Abrechnung der Umsatz gehört

Hier überrascht das Gesetz die meisten: Für die Abrechnungsperiode zählt nicht das Leistungsdatum. Der Normalfall ist die Abrechnung nach vereinbarten Entgelten (MWSTG Art. 39 Abs. 1). Dort entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 Bst. a). Wer auf Antrag nach vereinnahmten Entgelten abrechnet, deklariert erst, wenn das Geld da ist (Art. 40 Abs. 2). Bei Vorauszahlungen entsteht die Steuerschuld mit der Vereinnahmung, auch wenn noch gar nichts geleistet ist (Art. 40 Abs. 1 Bst. c).

Elektroinstallation im Dezember, Rechnung im Januar

Arbeit ausgeführt: 18. bis 22.12.2026
Nettobetrag: CHF 6'480.00
MwSt 8.1 Prozent: CHF 524.88
Rechnungsbetrag: CHF 7'004.88
Rechnungsdatum: 09.01.2027
Ertrag im Abschluss (OR Art. 958b Abs. 1): Geschäftsjahr 2026
MwSt-Abrechnung (vereinbarte Entgelte, quartalsweise): 1. Quartal 2027

Derselbe Vorgang landet also in zwei verschiedenen Perioden, und das ist richtig so. Aufwände und Erträge müssen in zeitlicher und sachlicher Hinsicht abgegrenzt werden (OR Art. 958b Abs. 1): Die Arbeit von 2026 gehört in den Abschluss 2026, auch wenn die Rechnung erst 2027 geschrieben ist. Dazu zwei Einschränkungen. Erstens trifft die Pflicht zur Rechnungslegung juristische Personen sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000.00 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr; darunter genügt eine Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (OR Art. 957). Zweitens gilt: Überschreiten die Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen oder die Finanzerträge CHF 100'000.00 nicht, kann auf die zeitliche Abgrenzung verzichtet und stattdessen auf Ausgaben und Einnahmen abgestellt werden (Art. 958b Abs. 2). Was für dich gilt, klärst du einmal mit deiner Treuhandstelle, dann für immer.

Achtung: Der häufigste Fehler am Jahresende ist nicht das Datum, sondern die Reihenfolge: Erst im März auffallen lassen, dass die Dezemberarbeit noch nicht fakturiert ist. Schreib die Rechnungen für Dezember in der ersten Januarwoche und gib deiner Treuhandstelle die Liste der Arbeiten, die im alten Jahr erbracht und im neuen Jahr fakturiert wurden.

Welcher Steuersatz gilt: der vom Tag der Arbeit

Ändern die Steuersätze, gilt für die Übergangszeit MWSTG Art. 115 Abs. 1 zusammen mit Art. 112. Massgebend ist weder das Datum der Rechnungsstellung noch jenes der Zahlung, sondern der Zeitpunkt der Leistungserbringung. Die Eidgenössische Steuerverwaltung sagt es in der MWST-Info 19 «Steuersatzerhöhung per 1. Januar 2024» unter Ziffer 2.1 genau so. Die Publikation ist zur letzten Erhöhung geschrieben, die Regel selbst steht im Gesetz und gilt bei jeder Satzänderung. Bei periodischen Leistungen zählt der Zeitraum der Leistung, und ein Abonnement oder Vertrag über den Stichtag hinaus wird grundsätzlich pro rata temporis auf den alten und den neuen Satz aufgeteilt (Ziffer 2.4).

So steht es auf deiner Rechnung	Das macht die Steuerverwaltung daraus
Je Teil sind Datum oder Zeitraum der Leistung und der darauf entfallende Betrag getrennt ausgewiesen	Jeder Teil wird zu seinem eigenen Satz abgerechnet
Nur ein Gesamtbetrag, ohne Aufteilung	Die gesamten fakturierten Leistungen werden zum neuen Satz abgerechnet

ESTV, MWST-Info 19 «Steuersatzerhöhung per 1. Januar 2024», Ziffer 2.1. Die richtige Zuordnung darf auch anders nachgewiesen werden, weil im Steuerverfahren die freie Beweiswürdigung gilt (MWSTG Art. 81 Abs. 3). Die sauber aufgeteilte Rechnung ist trotzdem der einfachste Nachweis, den es gibt.

Steigt ein Satz, kostet dich eine nicht aufgeteilte Rechnung also bares Geld: Du hast zum alten Satz kalkuliert und schuldest zum neuen. Bis Ende 2023 lag der Normalsatz bei 7.7 Prozent, seit dem 1. Januar 2024 bei 8.1 Prozent. Genau an diesem Wechsel haben viele Unternehmen die Erfahrung gemacht. Welche Sätze heute gelten, steht im Ratgeber zu den MwSt-Sätzen.

Das Parlament hat am 19. Juni 2026 beschlossen, den Normalsatz ab 2028 zu erhöhen. Dafür braucht es eine Verfassungsänderung, und Volk und Stände stimmen am 29. November 2026 darüber ab. Entschieden ist bis dahin nichts. Was das für Verträge über den Jahreswechsel 2027 auf 2028 bedeuten würde, steht in MwSt-Erhöhung 2028.

Ab wann die Verjährung läuft

Die Verjährung beginnt mit der Fälligkeit der Forderung (OR Art. 130 Abs. 1), nicht mit dem Rechnungsdatum. Beim Werkvertrag ist die Vergütung bei der Ablieferung des Werkes zu zahlen (OR Art. 372 Abs. 1), bei Teillieferungen jeweils für den Teil (Abs. 2). Wer eine Rechnung zwei Jahre liegen lässt, schiebt damit also die Frist nicht hinaus: Die Uhr läuft seit der Ablieferung. Wie lang die Frist ist, steht unter Wann eine Rechnung verjährt, und wie lange du mit dem Fakturieren warten darfst, unter Wie lange darf ich mit der Rechnung warten?.

So schreibst du es auf die Rechnung

Das Leistungsdatum gehört in den Detailblock neben Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, nicht irgendwo in den Positionstext. Dort findet es jede Buchhaltung, jede Prüfsoftware und jeder Mensch. Diese drei Varianten decken fast alles ab.

Detailblock: drei Varianten

Ein Tag:
Rechnungsdatum        09.01.2027
Leistungsdatum        18.12.2026

Mehrere Tage:
Rechnungsdatum        09.01.2027
Leistungszeitraum     18.12.2026 bis 22.12.2026

Über eine Satzänderung hinweg, am Beispiel des Wechsels von 2023 auf 2024:
Rechnungsdatum        15.01.2024
Leistungszeitraum     01.12.2023 bis 31.01.2024

Pos. 1  Unterhalt 01.12. bis 31.12.2023   CHF 1'200.00   MwSt zum damaligen Satz
Pos. 2  Unterhalt 01.01. bis 31.01.2024   CHF 1'200.00   MwSt zum neuen Satz

Nicht «Leistungsdatum: siehe Rapport». Der Rapport ist eine Beilage, die Angabe gehört auf die Rechnung selbst.
Nicht das Datum des Rapportausdrucks als Leistungsdatum nehmen. Gemeint ist der Tag der Arbeit.
Bei Material und Arbeit an verschiedenen Tagen zählt der Zeitraum insgesamt. Für den Steuersatz bei einer Satzänderung schaust du je Position auf den Tag, an dem geliefert oder gearbeitet wurde.
Bei einer Gutschrift gehört der Leistungszeitraum der ursprünglichen Rechnung auf den Beleg. Sonst ist später nicht mehr erkennbar, welche Leistung damit korrigiert wird.

So macht es KIDESK

Im Rechnungseditor gibt es den Leistungszeitraum als eigenes Feld im Detailblock, neben Rechnungsdatum, Zahlungsbedingungen, Kunden-Nr., Auftrags-Nr. und MwSt-Nr. Auf einer neuen Rechnung ist er zuerst ausgeblendet; du holst ihn über «Detail hinzufügen» dazu und blendest ihn wieder aus, wenn du ihn nicht brauchst. Was du im Editor siehst, ist das Blatt, wie es gedruckt wird. Ein Enddatum vor dem Startdatum nimmt KIDESK nicht an. Was KIDESK nicht macht: abgrenzen. In welches Geschäftsjahr ein Ertrag gehört, entscheidet deine Buchhaltung, und die führst du nicht in KIDESK. Für die MwSt bekommst du die Auswertung je Quartal als Datei, die deine Treuhandstelle weiterverwendet.

Rechnungen in KIDESK Berichte und MwSt-Auswertung

Häufige Fragen

Ist das Leistungsdatum auf der Rechnung Pflicht?

Es ist eine der Angaben, die eine Rechnung nach MWSTG Art. 26 Abs. 2 in der Regel enthält, und zwar dann, wenn Datum oder Zeitraum der Leistung nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen. Stimmen sie überein, genügt das Rechnungsdatum. Wer nicht mehrwertsteuerpflichtig ist, braucht die Angabe nicht, macht sich das Leben mit ihr aber leichter.

Ich habe im Dezember gearbeitet und im Januar fakturiert. Welches Jahr?

Beides. Musst du abgrenzen, gehört der Ertrag in den Abschluss des Jahres, in dem du gearbeitet hast (OR Art. 958b Abs. 1). Der Umsatz erscheint in der MwSt-Abrechnung der Periode, in die das Rechnungsdatum fällt, wenn du nach vereinbarten Entgelten abrechnest (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. a). Das ist kein Widerspruch, sondern das übliche Nebeneinander von Buchhaltung und Steuerabrechnung.

Welcher Steuersatz gilt, wenn sich der Satz zwischen Arbeit und Rechnung ändert?

Der Satz, der am Tag der Leistung galt (MWSTG Art. 115 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 112). Rechnungs- und Zahlungsdatum spielen dafür keine Rolle. Wichtig ist nur, dass die Rechnung Datum oder Zeitraum der Leistung nennt, sonst rechnet die Steuerverwaltung die ganze Rechnung zum neuen Satz ab.

Kann ich eine Rechnung rückdatieren, damit sie ins alte Jahr fällt?

Nein. Das Rechnungsdatum ist der Tag der Ausstellung; ein zurückdatierter Beleg gibt etwas anderes wieder, als tatsächlich passiert ist, und das fällt bei jeder Prüfung auf. Nötig ist es auch nicht: Der Ertrag wird über die zeitliche Abgrenzung dem richtigen Jahr zugeordnet (OR Art. 958b Abs. 1), und dafür ist der Leistungszeitraum auf der Rechnung da.

Was ist der Unterschied zwischen Leistungsdatum und Valutadatum?

Das Leistungsdatum ist der Tag deiner Arbeit. Das Valutadatum steht auf dem Kontoauszug und sagt, ab wann die Bank den Betrag verzinst. Wann eine Zahlung als rechtzeitig gilt, ist im Einzelfall umstritten und richtet sich in erster Linie nach dem, was ihr vereinbart habt. Schreib darum in die Zahlungsbedingungen, welcher Tag zählt, zum Beispiel der Tag der Gutschrift auf deinem Konto.

Bei einem Unterhaltsvertrag über ein Jahr: welcher Zeitraum gehört auf die Rechnung?

Der Zeitraum, den die Rechnung abdeckt, also zum Beispiel «01.01. bis 31.03.2027» bei einer Quartalsrechnung. Fällt eine Satzänderung in den Zeitraum, teilst du das Entgelt grundsätzlich pro rata temporis auf die beiden Sätze auf und weist beide Teile getrennt aus (ESTV, MWST-Info 19, Ziffer 2.4).

Quellen

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.

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Leistungsdatum und Rechnungsdatum sind nicht dasselbe.