Warum Handwerkersoftware in der Reinigung oft nicht passt
Viele Programme für Kleinbetriebe sind entlang des Handwerks gebaut: ein Kunde, ein Auftrag, Material und Stunden, eine Rechnung. In der Reinigung stimmt keine dieser Grössen. Dasselbe Treppenhaus wird zweimal pro Woche gereinigt, die Rechnung geht einmal im Monat an eine Verwaltung, die das Objekt gar nie betritt, und die Kosten bestehen fast nur aus Personal. Wer ein Programm daran misst, wie gut es einen einzelnen Auftrag abbildet, misst am falschen Ort.
| Frage | Im Handwerk | In der Reinigung |
|---|---|---|
| Was ist die Einheit? | der Auftrag | das Objekt mit seinem Intervall |
| Wer zahlt? | meist der, für den gearbeitet wird | oft die Verwaltung, nicht die Bewohnerschaft |
| Woraus bestehen die Kosten? | Material, Fremdleistungen, Stunden | fast nur Stunden, dazu wenig Verbrauchsmaterial |
| Wie entsteht die Rechnung? | aus dem Rapport nach getaner Arbeit | als Pauschale im Voraus oder im Nachhinein, jeden Monat gleich |
| Was ist der Nachweis? | der unterschriebene Rapport | das Pflichtenheft und die Kontrolle, dass es eingehalten wird |
1. Objekte neben Kunden
Der erste Prüfstein: Kann das Programm überhaupt zwischen Kunde und Objekt unterscheiden? Eine Verwaltung mit vierzehn Liegenschaften ist ein Kunde und vierzehn Einsatzorte. Auf der Rechnung will sie die Referenz der Liegenschaft sehen, sonst kann sie den Betrag nicht weiterbelasten, und du bekommst einen Anruf statt einer Zahlung. Am Objekt hängen ausserdem Adresse, Ansprechperson, Zugang, Pflichtenheft, Schlüssel und die Geschichte der Zusatzarbeiten.
Prüf in der Testphase zwei Fälle: eine Rechnung, auf der die Liegenschaft klar bezeichnet ist, und eine Auswertung, die zeigt, was ein einzelnes Objekt im Jahr eingebracht und gekostet hat. Das Zweite brauchst du spätestens, wenn eine Verwaltung nach drei Jahren eine Preisrunde verlangt.
2. Das Pflichtenheft ist die Grundlage von allem
Das Pflichtenheft hält fest, was an einem Objekt wie oft gemacht wird: Treppenhaus feucht wischen zweimal pro Woche, Eingang und Lift wöchentlich, Waschküche einmal im Monat, Umgebung alle zwei Wochen. Es ist zugleich die Grundlage der Offerte, die Arbeitsanweisung für die Person vor Ort, die Messlatte bei einer Reklamation und die Einführung für die neue Mitarbeiterin. Ein Programm, in dem das Pflichtenheft nur ein angehängtes Dokument ist, hilft dir beim Offerieren nicht.
Nützlich wird es, wenn Häufigkeit und Aufwand je Tätigkeit hinterlegt sind, weil sich daraus die Stunden pro Monat rechnen lassen. Und rechne über das Jahr, nicht über den Monat: Zwei Einsätze pro Woche sind 104 im Jahr. Wer mit acht pro Monat rechnet, kommt auf 96 und verschenkt acht Einsätze, also rund acht Prozent.
- Treppenhaus, 2 mal pro Woche, 45 Minuten: 104 Einsätze im Jahr
- 6.50 h im Monat
- Eingang und Lift, 1 mal pro Woche, 30 Minuten: 52 Einsätze
- 2.17 h im Monat
- Waschküche, 1 mal pro Monat, 90 Minuten: 12 Einsätze
- 1.50 h im Monat
- Umgebung, alle zwei Wochen, 30 Minuten: 26 Einsätze
- 1.08 h im Monat
- Stunden pro Monat
- 11.25 h
- Verrechnungssatz CHF 58.00 je Stunde
- 652.50
- Monatspauschale ohne MwSt
- CHF 652.50
Der Satz von CHF 58.00 ist hier eine Beispielzahl. Wie du deinen eigenen von unten herauf rechnest, vom Mindestlohn über die Arbeitgeberkosten bis zu den verrechenbaren Stunden, steht im Ratgeber Stundensatz in der Reinigung kalkulieren. Ein Programm, das diese Umrechnung nicht macht, zwingt dich für jede Offerte zurück in die Tabellenkalkulation.
3. Monatspauschalen, die sich selbst verrechnen
Zwanzig Objekte mal zwölf Monate sind 240 Rechnungen im Jahr, alle gleich. Das ist der Punkt, an dem sich Software in der Reinigung bezahlt macht, aber nur, wenn die wiederkehrende Rechnung mehr kann als «jeden Monat denselben Betrag».
- Leistungszeitraum auf der Rechnung. Bist du im Mehrwertsteuerregister eingetragen, nennt die Rechnung Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit er nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c). Bei einer Pauschale ist das der Monat oder das Quartal.
- Beginn, Ende und Teilmonat. Ein Vertrag, der am 12. März startet, erzeugt eine anteilige erste Rechnung. Kann das Programm das nicht, machst du sie von Hand und vergisst sie irgendwann.
- Preisanpassung mit Datum. Steigt die Pauschale auf den 1. Januar, muss die Änderung ab diesem Datum greifen und die alten Rechnungen unverändert lassen.
- Zusatzarbeiten getrennt. Grundreinigung, Fensterreinigung, Winterdienst und Störungseinsätze laufen neben der Pauschale und werden einzeln oder gesammelt verrechnet.
- Sammelrechnung je Verwaltung. Manche Verwaltungen wollen eine Rechnung pro Objekt, andere eine mit vierzehn Positionen. Beides sollte gehen, ohne dass du zweimal erfasst.
4. Einsatzplanung und Stunden
Wer reinigt diese Woche welches Objekt, wer springt bei Krankheit ein, wer hat den Schlüssel? Eine Planung, die das Team am Handy sieht, ersetzt die Telefonkette am Montagmorgen. Wichtig ist dabei die Erfassung der Arbeitszeit, und zwar nicht nur als Summe: Verlangt sind Unterlagen, aus denen die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt ihrer Lage hervorgeht, dazu die Ruhetage und Lage und Dauer der Pausen ab einer halben Stunde; aufzubewahren fünf Jahre (ArGV 1 Art. 73). Wer über den Tag verteilt drei Objekte reinigt, hat drei Einsätze und einen Arbeitstag, der zusammenpassen muss.
5. Schlüssel und Zutritt
Ein Reinigungsbetrieb mit dreissig Objekten kommt schnell auf hundert Schlüssel, Badges und Codes. Das ist kein Nebenschauplatz: Geht ein Schlüssel einer Schliessanlage verloren, muss im schlimmsten Fall die ganze Anlage ersetzt werden, und die Frage lautet dann, wer ihn zuletzt hatte. Ein Programm sollte darum je Objekt festhalten, welche Schlüssel existieren, wer sie hat und seit wann. Die Übergabe selbst gehört quittiert; wie ein solches Protokoll aussieht, zeigt die Vorlage für das Schlüsselübergabe-Protokoll.
Was die Software nicht übernimmt
- Den Lohn. Für die Reinigungsbranche in der Deutschschweiz gilt ein allgemeinverbindlich erklärter Gesamtarbeitsvertrag, nach der Liste des SECO bis Ende 2029. Er bindet auch Betriebe ohne Verbandsmitgliedschaft, aber nicht alle gleich: vollständig ab sechs Arbeitnehmenden inklusive Kader, darunter über die erleichterte Allgemeinverbindlicherklärung wenigstens für die Lohnregelungen. Die Westschweiz und das Tessin haben eigene Verträge. Was drinsteht, zeigt der Ratgeber GAV Reinigung Deutschschweiz. Die Abrechnung selbst läuft über ein Lohnprogramm oder die Treuhandstelle, nicht über die Büro-Software.
- Die Buchhaltung. Fakturierung ist nicht Buchführung. Was zählt, ist ein Export, den die Treuhandstelle einlesen kann, siehe Die Übergabe an die Treuhandstelle.
- Die Qualitätskontrolle. Ein Kontrollgang bleibt ein Kontrollgang. Die Software hilft nur, wenn das Ergebnis dort landet, wo auch das Pflichtenheft liegt, mit Datum und Foto.
- Die Aufbewahrung. Rechnungen und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren (OR Art. 958f), auch wenn du den Anbieter wechselst. Klär vor der Unterschrift, wie du deine Daten wieder herausbekommst.
Vier Fragen an den Anbieter
- Zeig mir eine Rechnung an eine Verwaltung, auf der die Liegenschaft eindeutig bezeichnet ist, und dieselbe Rechnung als Sammelrechnung über drei Objekte.
- Wie lege ich einen Vertrag an, der am 12. März beginnt, monatlich verrechnet und per Ende Jahr endet?
- Wie sieht die Stundenauswertung einer Mitarbeiterin aus, die an einem Tag drei Objekte reinigt und dazwischen fährt?
- Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige: Welche Dateien bekomme ich, in welchem Format, wie lange habe ich Zugriff?
Nimm für den Test ein echtes Objekt mit seinem echten Pflichtenheft, nicht ein erfundenes. Wenn das Anlegen eines Vertrags länger dauert als das Schreiben von zwölf Rechnungen von Hand, hast du die Antwort bereits.
So macht es KIDESK
Für Gebäudereinigung, Spezialreinigung und Liegenschaftsbetreuung gibt es in KIDESK das Pflichtenheft: Bereiche mit Tätigkeiten, Häufigkeit, Aufwand in Minuten, Fläche und Bodenbelag, daraus rechnet KIDESK die Stunden pro Monat. Sechs Vorlagen sind eingebaut, unter anderem Unterhaltsreinigung Büro, Treppenhaus und Hauswartung Mehrfamilienhaus; du kannst das Objekt auch in eigenen Worten beschreiben oder diktieren, dann entwirft KIDESK die Bereiche und du korrigierst. Aus dem Pflichtenheft wird der Offerten-Entwurf mit einer Monatspauschale je Bereich, und das Pflichtenheft hängt als Beilage an der Offerte. Dieselben Branchen sehen die Liegenschaften mit Schlüsseln, Budget und Cockpit: Offerten, Aufträge und Rechnungen eines Objekts an einem Ort. Die Pauschale läuft als wiederkehrende Rechnung, die Disposition zeigt als Wochenplan, wer wo im Einsatz ist, und die Zahlungseingänge ordnet KIDESK aus der CAMT-Datei zu. Nicht dabei: die Lohnbuchhaltung, ein Login für die Verwaltung und die Online-Unterschrift unter dem Pflichtenheft. Unterschrieben wird es auf dem ausgedruckten PDF.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Reinigungssoftware von einem Rechnungsprogramm?
Das Rechnungsprogramm kennt Kunden und Rechnungen. Ein Programm für die Reinigung kennt zusätzlich das Objekt, das Intervall und das Pflichtenheft, und es erzeugt die Monatspauschalen von selbst. Bei zwanzig Objekten ist das der Unterschied zwischen zwei Tagen und zwei Stunden Büroarbeit im Monat.
Brauche ich für zwei Objekte schon eine Software?
Nein. Bei wenigen Objekten genügen eine saubere Vorlage und ein Kalender. Der Aufwand kippt mit der Zahl der wiederkehrenden Rechnungen und mit der Zahl der Mitarbeitenden, die geplant werden müssen. Ab etwa zehn Objekten oder drei Personen im Einsatz lohnt sich der Wechsel meistens.
Kann eine Software die Reinigungsofferte kalkulieren?
Rechnen kann sie, entscheiden musst du. Aus Tätigkeiten, Häufigkeit und Aufwand je Einsatz ergeben sich die Stunden pro Monat; mit deinem Verrechnungssatz ergibt das die Pauschale. Die Leistungswerte in Quadratmetern pro Stunde und den Satz selbst musst du aus deinem eigenen Betrieb kennen.
Deckt eine Software die Vorgaben des GAV Reinigung ab?
Nur mittelbar. Der allgemeinverbindliche Gesamtarbeitsvertrag der Deutschschweizer Reinigungsbranche regelt Löhne, Zuschläge und Arbeitsbedingungen; vollständig gilt er ab sechs Arbeitnehmenden inklusive Kader, darunter wenigstens für die Lohnregelungen. Umgesetzt wird er in der Lohnabrechnung. Was die Büro-Software beitragen kann, sind saubere Stunden mit ihrer Lage, damit Zuschläge überhaupt berechnet werden können.
Wie verwalte ich Kundenschlüssel richtig?
Führe eine Liste je Objekt: Schlüsselnummer oder Bezeichnung, Anzahl, wer hat sie seit wann, und quittiere jede Übergabe. Geht ein Schlüssel einer Schliessanlage verloren, kann der Ersatz der Anlage nötig werden, und dann zählt, ob du belegen kannst, wer ihn zuletzt hatte.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
