Was die beiden Belege unterscheidet
Der Unterschied liegt nicht im Layout, sondern in dem, was auf dem Beleg als Leistung steht. Die Teilrechnung beschreibt eine fertige Etappe: das gestrichene Treppenhaus, die verlegten 84 Quadratmeter im Erdgeschoss, die montierte Heizung im Altbau. Die Schlussrechnung beschreibt den ganzen Auftrag und rechnet ihn gegen das auf, was schon fakturiert ist. Wer statt einer Etappe nur einen Zahlungsschritt verlangt, schreibt keine Teilrechnung, sondern eine Akonto-Rechnung. Was die beiden trennt, steht unter Akonto-Rechnung.
| Frage | Teilrechnung | Schlussrechnung |
|---|---|---|
| Was steht in den Positionen? | Die fertige Etappe mit Menge und Preis | Der ganze Auftrag, inklusive Nachträge |
| Wie oft im Auftrag? | So oft wie vereinbart | Genau einmal |
| Was wird abgezogen? | Nichts, ausser vereinbarte Rückbehalte | Alle bereits fakturierten Teil- und Akonto-Rechnungen |
| Was steht auf dem QR-Einzahlungsschein? | Der Betrag dieser Rechnung | Nur der Restbetrag |
Ohne Vereinbarung gibt es keine Teilrechnung
Das Gesetz kennt beim Werkvertrag eine einzige Fälligkeit: Der Besteller zahlt die Vergütung bei der Ablieferung des Werks. Nur wenn das Werk in Teilen zu liefern und die Vergütung nach Teilen bestimmt ist, wird für jeden Teil bei dessen Ablieferung gezahlt (OR Art. 372). Beides gehört darum in die Offerte: welche Etappen es gibt und was jede kostet. Eine Etappe, die erst auf der Rechnung auftaucht, ist keine Abrede, sondern eine Behauptung.
Die Mehrwertsteuer entsteht mit jeder Teilrechnung
Rechnest du nach vereinbarten Entgelten ab, entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Ausgabe der Teilrechnung oder mit der Vereinnahmung der Teilzahlung, wenn die Leistungen zu aufeinander folgenden Teilrechnungen oder Teilzahlungen Anlass geben (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. b). Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten zählt der Zahlungseingang (Abs. 2). Die Steuer wartet also nicht auf die Schlussrechnung. Auf jede Teilrechnung gehören darum Steuersatz und Steuerbetrag, dazu der Zeitraum der Leistung, wenn er nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt (MWSTG Art. 26 Abs. 2).
- Offerierte Leistung netto
- 24'000.00
- Teilrechnung 1, Treppenhaus netto
- 9'000.00
- Teilrechnung 1 mit 8.1 % MwSt
- 9'729.00
- Teilrechnung 2, Wohnungen netto
- 7'500.00
- Teilrechnung 2 mit 8.1 % MwSt
- 8'107.50
- Nachtrag Deckenanstrich netto
- 1'200.00
- Schlussrechnung gesamt netto
- 25'200.00
- MwSt 8.1 % auf der Gesamtsumme
- 2'041.20
- Rechnungsbetrag brutto
- 27'241.20
- Abzüglich Teilrechnung 1 und 2
- 17'836.50
- Restbetrag, so auch auf dem QR-Einzahlungsschein
- CHF 9'404.70
Zwei Dinge zeigt das Beispiel. Erstens steht der Nachtrag in einem eigenen Abschnitt der Schlussrechnung, getrennt von den offerierten Positionen, damit dein Kunde sieht, was vereinbart war und was dazugekommen ist. Zweitens sind die abgezogenen Beträge genau die, die auf den Teilrechnungen standen, auch wenn der Kunde damals ein paar Franken zu viel überwiesen hat. Ob du bei offenem Steuerausweis netto oder bei verdecktem Ausweis brutto abziehst, zeigt das durchgerechnete Beispiel unter Akonto-Rechnung; das Ergebnis ist in beiden Wegen dasselbe.
Fehler, die im Alltag passieren
- Dieselbe Teilrechnung zweimal abziehen, weil niemand mitgeführt hat, welche bereits verrechnet sind. Führ die Liste am Auftrag, nicht im Kopf.
- Die Teilrechnung ohne Leistungszeitraum stellen. Ohne die Zeile «Geleistete Arbeiten vom … bis …» ist nicht prüfbar, welcher Teil bezahlt wird.
- Die Steuer erst am Schluss rechnen. Dann fehlt deinem Kunden für die Etappe der Vorsteuerbeleg, und deine eigene Abrechnung stimmt nicht mit dem Datum überein.
- Fristen an der Schlussrechnung aufhängen. Rügefrist und Verjährung der Mängelrechte laufen ab Ablieferung und Abnahme des Werks, nicht ab dem Tag, an dem du die letzte Rechnung schreibst. Die Fristen stehen im Ratgeber Garantie und Gewährleistung.
So macht es KIDESK
KIDESK kennt die Rechnungsarten Akonto und Schlussrechnung und rechnet sie gegeneinander auf. Die Schlussrechnung zieht alle noch nicht verrechneten Akonto-Rechnungen desselben Auftrags ab, je eine eigene Abzugszeile mit der Rechnungsnummer. Der Betrag auf dem QR-Einzahlungsschein ist dann der Restbetrag, das ist mit einer eigenen Prüfung festgehalten. Nimmt dein Kunde eine Nachtragsofferte an, erscheint der Nachtrag auf der Schlussrechnung als eigener Abschnitt am Ende.
Häufige Fragen
Ist die Teilrechnung dasselbe wie eine Akonto-Rechnung?
Nein. Die Teilrechnung rechnet einen abgeschlossenen Teil der Arbeit ab und zeigt dafür echte Positionen mit Menge und Preis. Die Akonto-Rechnung verlangt einen vereinbarten Zahlungsschritt auf den laufenden Auftrag, ohne die Arbeit im Einzelnen abzurechnen. Für die Mehrwertsteuer werden beide gleich behandelt (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. b).
Muss die Schlussrechnung alle Positionen noch einmal zeigen?
Sie sollte es. Die Schlussrechnung ist der einzige Beleg, der den ganzen Auftrag zeigt, und sie muss Art, Gegenstand und Umfang der Leistung erkennen lassen (MWSTG Art. 26 Abs. 2). Bei sehr langen Aufträgen genügt eine Zusammenfassung je Etappe mit Verweis auf die Teilrechnung, solange die Summen aufgehen.
Was mache ich, wenn die Teilrechnungen zusammen höher sind als die Schlussabrechnung?
Dann hast du zu viel fakturiert, und es entsteht ein Guthaben deines Kunden. Du zahlst es zurück oder schreibst es gut. Eine Schlussrechnung mit negativem Restbetrag ist kein Zahlungsbeleg, dafür braucht es eine Gutschrift. Der Weg dazu steht im Ratgeber Gutschrift und Storno.
Darf ich auf der Schlussrechnung einen Rückbehalt abziehen?
Nur wenn er vereinbart ist, etwa im Werkvertrag oder über die SIA 118. Ein Rückbehalt ist Sicherheit für Mängel, keine Preisreduktion, und er wird später fällig. Wie er verrechnet und wieder freigegeben wird, steht im Ratgeber Garantierückbehalt am Bau.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
