Schlussrechnung mit Akonto-Abzug.

Was eine Schlussrechnung leisten muss

Die Schlussrechnung ist die einzige Rechnung eines Auftrags, die den vollen Umfang der Leistung zeigt. Drei Fragen beantwortet sie auf einem Blatt: Was wurde insgesamt geleistet? Was wurde davon bereits verrechnet? Was bleibt zu zahlen? Dazu kommt der Bezug auf die Grundlage, also Offertnummer und Datum, damit dein Kunde nicht suchen muss. Die Pflichtangaben sind dieselben wie bei jeder Rechnung (MWSTG Art. 26), siehe Rechnung.

Der Abzug: netto von netto oder brutto von brutto

Hier geht es in der Praxis am häufigsten schief. Deine Akontorechnungen haben bereits Mehrwertsteuer ausgewiesen. Rechnest du auf der Schlussrechnung die Steuer noch einmal auf die ganze Leistung und ziehst danach die Bruttobeträge der Akonti ab, stimmt zwar der Restbetrag, aber über alle Belege zusammen ist mehr Steuer ausgewiesen, als du schuldest. Dein Kunde kann die Vorsteuer dann aus den Akontorechnungen und aus der Schlussrechnung geltend machen, also zweimal. Wer für eine Leistung eine zu hohe Steuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag, solange er die Rechnung nicht korrigiert oder glaubhaft macht, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist (MWSTG Art. 27 Abs. 2). Darum folgt diese Vorlage dem durchgerechneten Beispiel der Steuerverwaltung.

Im QR-Zahlteil steht nur der Restbetrag

Gescannt wird der Code, nicht der Text daneben. Steht im Zahlteil die Gesamtabrechnungssumme von CHF 19'689.55 statt der Restbetrag von CHF 7'366.15, überweist ein Teil der Kunden den vollen Betrag, und du zahlst zurück. Eine Vorlage in Word oder Excel kann ohnehin keinen gültigen Zahlteil enthalten: Den erzeugst du im E-Banking deiner Bank oder mit einer Rechnungssoftware. Setz dort den Restbetrag ein.

Nachträge gehören in einen eigenen Abschnitt

Kaum ein Auftrag endet genau so, wie er offeriert wurde. Stell zusätzlich bestellte Arbeiten als eigene Positionen dar, erkennbar als Nachtrag und mit dem Datum der Freigabe. So sieht dein Kunde auf einen Blick, was vereinbart war und was dazugekommen ist. In der Vorlage sind zwei solche Zeilen eingetragen. Lass dir Nachträge unterschreiben, bevor du sie ausführst, und sei es mit zwei Zeilen auf dem Rapport: Ein fester Preis darf sonst nicht erhöht werden, auch wenn du mehr Arbeit hattest (OR Art. 373 Abs. 1).

Rückbehalt: während des Baus anders als am Schluss

Werden von Abschlagszahlungsgesuchen Abzüge vorgenommen, die dem Auftraggeber während der Bauausführung als Sicherheit dienen, ist nur der Nettobetrag nach Abzug des Rückbehalts zu versteuern. Bei der definitiven Abrechnung dagegen wird der Betrag ohne Berücksichtigung des Garantierückbehalts versteuert, und zwar unabhängig davon, ob du nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten abrechnest (ESTV, MWST-Branchen-Info 04, Ziffer 5.5). Der Rückbehalt kürzt den Preis also nicht, er verschiebt nur die Zahlung. Mehr dazu im Ratgeber Garantierückbehalt am Bau.

Wenn die SIA 118 vereinbart ist

Die SIA 118 ist eine private Norm und gilt nur, wenn ihr sie im Werkvertrag vereinbart habt. Ist das der Fall, gehen ihre Bestimmungen in vielen Punkten den allgemeinen Regeln vor, auch rund um Abnahme, Fristen und Abrechnung. Was genau für deine Schlussabrechnung gilt, steht im Werkvertrag und im Text der Norm, den der SIA herausgibt. Artikelnummern nennen wir hier bewusst nicht, weil wir ihren Wortlaut nicht selbst geprüft haben.

Unabhängig von der Norm gilt seit dem 1. Januar 2026 neues Recht für Baumängel: Bei einem unbeweglichen Werk beträgt die Frist für die Mängelrüge 60 Tage, und die Vereinbarung einer kürzeren Frist ist unwirksam (OR Art. 367 Abs. 1bis und Art. 370 Abs. 4). Das gilt für Verträge, die ab diesem Datum geschlossen wurden.

So füllst du die Vorlage aus

1. 01

   Kopf ausfüllen

   Nummer, Datum, Bezug auf die Offerte und den Leistungszeitraum eintragen. Der Bezug erspart deinem Kunden das Suchen und dir die Rückfrage.

2. 02

   Die ganze Leistung erfassen

   Alle Positionen des Auftrags mit Menge, Einheit und Nettopreis, danach die Nachträge als eigene Zeilen. In der Excel-Datei rechnet jede Zeile Menge mal Preis.

3. 03

   Akonti als Abzugszeilen eintragen

   Je eine Zeile pro Akontorechnung, mit Nummer und Datum im Text und dem Nettobetrag als negative Zahl in der Spalte Total. Die Excel-Datei rechnet Zwischentotal, Mehrwertsteuer und Total daraus selbst.

4. 04

   Zahlteil und Zahlungsfrist setzen

   Zahlungsdatum als konkretes Datum eintragen. Erzeugst du einen QR-Zahlteil, setz dort den Restbetrag ein, nicht die Gesamtabrechnungssumme.

Die häufigsten Fehler

• Netto und brutto vermischen. Der häufigste und teuerste Fehler, siehe oben
• Die Akontorechnung ohne Steuerausweis gestellt. Dann fehlt deinem Kunden für die Anzahlung der Vorsteuerbeleg, siehe Akonto-Rechnung
• Dieselbe Akontorechnung in zwei Schlussrechnungen abgezogen. Bei mehreren Bauetappen passiert das schneller, als man denkt
• Den vollen Rechnungsbetrag in den Zahlteil gesetzt und den Abzug nur im Text erwähnt
• Nachträge zwischen die offerierten Positionen gemischt. Dann diskutiert ihr über die ganze Rechnung statt über die zwei strittigen Zeilen

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.