Diktieren statt tippen: so wird Sprache brauchbar.

Wo Diktat wirklich etwas bringt

Der Gewinn liegt nicht im Tempo der Finger, sondern im Zeitpunkt. Wer den Rapport um 17 Uhr im Fahrzeug spricht, hat ihn. Wer ihn um 21 Uhr am Küchentisch tippen will, hat ihn oft nicht, und die Angaben, die dann fehlen, fehlen für immer. Diktieren verschiebt die Büroarbeit an die Stelle, an der du noch weisst, was war.

Zwei Dinge, die die Erkennung verlässlich falsch macht

Das erste sind Eigennamen. Kundennamen, Ortsnamen, Produktbezeichnungen und Markennamen stehen in keinem allgemeinen Wörterbuch. Programme, die deine Kundenliste kennen, sind hier besser, weil sie die Namen als Hinweise mitgeben können. Das zweite ist Mundart. Gesprochen wird auf der Baustelle Schweizerdeutsch, geschrieben werden muss Hochdeutsch, sonst steht die Mundart am Schluss auf einem Beleg, der zum Kunden geht. Manche Programme glätten das, andere nicht.

Wie gut es bei dir läuft, findest du in zehn Minuten heraus. Sprich denselben Rapport dreimal: einmal im Fahrzeug mit laufendem Motor, einmal draussen auf der Baustelle, einmal im Büro. Lies die drei Ergebnisse gegen, was du gesagt hast. Danach weisst du, was dein Programm kann, und zwar für deine Sprache, deine Namen und deinen Lärm. Verlass dich nicht auf Prozentzahlen aus Werbetexten.

Am Steuer: was erlaubt ist und was nicht

Das Fahrzeug ist der häufigste Ort für ein Diktat und der rechtlich engste. Die Verkehrsregelnverordnung sagt es deutlich: Der Fahrzeugführer «muss seine Aufmerksamkeit der Strasse und dem Verkehr zuwenden» und darf beim Fahren keine Verrichtung vornehmen, welche die Bedienung des Fahrzeugs erschwert. Ausdrücklich genannt sind Tonwiedergabegeräte sowie Kommunikations- und Informationssysteme, die die Aufmerksamkeit nicht beeinträchtigen dürfen (VRV Art. 3 Abs. 1). Dazu kommt Absatz 3: Die Lenkvorrichtung darf nicht losgelassen werden.

• Nicht erlaubt: Handy in der Hand, Text auf dem Bildschirm mitlesen, das Diktat korrigieren, während du fährst.
• Vertretbar: Halterung, Aufnahme per Sprachbefehl oder mit einem Druck gestartet, Blick auf der Strasse, kein Korrigieren.
• Am besten: Motor aus. Ein Rapport dauert zwei Minuten, und zwei Minuten am Strassenrand sind der Sache angemessen.

Für den Betrieb heisst das: Sag es einmal klar. Wer ein Bussenverfahren an der Backe hat, weil er auf der Fahrt zum nächsten Auftrag den Rapport korrigiert hat, hat an diesem Tag nichts gespart.

Das Kundengespräch aufnehmen: nur mit Einwilligung

Diktieren und aufnehmen sind nicht dasselbe. Wenn du deine eigene Notiz sprichst, ist das ein Diktat. Wenn du das Gespräch mit dem Kunden mitlaufen lässt, ist das eine Aufnahme eines nichtöffentlichen Gesprächs. Strafbar ist auf Antrag, wer als Gesprächsteilnehmer ein nichtöffentliches Gespräch ohne die Einwilligung der anderen Beteiligten auf einen Tonträger aufnimmt (StGB Art. 179ter). Die Strafdrohung lautet Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe, und strafbar ist auch, wer eine so hergestellte Aufnahme aufbewahrt oder weitergibt.

Mit Einwilligung ist die Aufnahme zulässig. Dann kommt die zweite Ebene: Die Aufnahme enthält Personendaten, also gelten Zweckbindung und Löschung, sobald sie nicht mehr gebraucht wird (DSG Art. 6). Praktisch: Frag zu Beginn, halt die Antwort in der Notiz fest und lösch die Tondatei, wenn der Text steht. Für die Abnahme eines Werks kommt es ohnehin auf das Protokoll an, das beide unterschreiben: Es hält fest, was ihr gemeinsam gesehen und akzeptiert habt.

Diktier-Gerüst: immer dieselbe Reihenfolge

Der häufigste Mangel an diktierten Rapporten ist nicht die Erkennung, sondern die Lücke. Wer frei erzählt, vergisst die Pause, das Material oder den zweiten Mann. Sprich darum in einer festen Reihenfolge. Die Angaben, die eine Zeiterfassung enthalten muss, sind vorgegeben: tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt ihrer Lage, Überzeit, Ruhetage und Pausen von einer halben Stunde und mehr (ArGV 1 Art. 73 Abs. 1). Aufzubewahren sind diese Unterlagen mindestens fünf Jahre.

Rapport vom [Datum]. Objekt [Adresse oder Objektname]. Auftrag [Nummer oder Stichwort].

Anwesend [Namen]. Arbeitszeit von [Zeit] bis [Zeit], Pause [Minuten].

Ausgeführt: [Arbeiten in ganzen Sätzen].

Material: [Artikel und Menge].

Besonderes: [Behinderungen, Wetter, Anweisungen der Bauleitung, Mehrarbeit und von wem sie angeordnet wurde].

Nächster Schritt: [was beim nächsten Einsatz ansteht].

Notiz vom [Datum], Kunde [Stichwort].

Abgemacht: [was verbindlich zugesagt wurde, mit Frist].

Offen: [was noch geklärt werden muss und von wem].

Mein Eindruck: [Einschätzung, ausdrücklich als Einschätzung gekennzeichnet].

Zu tun bis [Datum]: [eine Aufgabe, ein Satz].

Was ein Diktat im Jahr einspart

Eine Minute kostet bei CHF 90.00 im Stundenansatz CHF 1.50, also ergeben 880 Minuten genau CHF 1'320.00. Die Zahlen sind Annahmen, keine Messung: Setz deine eigenen ein, nachdem du zwei Wochen ehrlich mitgeschrieben hast. Der zweite, grössere Gewinn steht in keiner Tabelle: Ein Rapport, der noch am selben Tag entsteht, ist vollständig. Nachträge, die niemand notiert hat, sind der teuerste Posten im Handwerk, siehe Nachtrag und Mehrkosten anmelden.

Nach dem Diktat: die vier Kontrollen

1. 1.Zahlen. Beträge, Mengen, Zeiten. Ein aus «13.30» gewordenes «1330» erkennt niemand mehr, wenn die Woche vorbei ist.
2. 2.Einheiten. Quadratmeter, Laufmeter und Stück werden verwechselt, und der Unterschied steckt direkt im Preis.
3. 3.Namen. Kunde, Objekt, Mitarbeitende. Ein falscher Name führt den Rapport zum falschen Auftrag und die Stunden zur falschen Rechnung.
4. 4.Mundart und Halbsätze. Was du gesprochen hast, ist noch kein Text für den Kunden. Ein Durchgang mit dem Auge, dann raus damit.

Wann du besser tippst

Diktieren ist keine Tugend. Wer formulierend denkt, ist am Bildschirm schneller. Auch heikle Texte, die genau sitzen müssen, eine Mahnung mit Fristsetzung, eine Absage an einen Stammkunden, ein Nachtrag mit Begründung, entstehen besser tippend. Und in einer Halle mit Kompressor lohnt kein Versuch. Nimm das Diktat für das, was oft vorkommt und wenig Präzision im Ton braucht, und lass den Rest, wie er ist.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.