Offerten mit KI schreiben: formulieren ja, kalkulieren nein.

Wer welchen Teil der Offerte macht

Eine Offerte besteht aus Text und aus Zahlen. Der Text ist Handarbeit, die sich wiederholt, und genau dort hilft eine Maschine. Die Zahlen sind dein Geschäft, und sie kann sie nicht kennen.

Drei Wege, die im Alltag funktionieren

Diktieren auf der Rückfahrt

Der Weg mit dem grössten Gewinn führt über die Sprache. Nach der Besichtigung sprichst du im Fahrzeug fünf Minuten lang, was zu tun ist: Räume, Flächen, Aufbauten, Besonderheiten, was der Kunde gesagt hat. Aus diesem Diktat wird der Rohtext der Offerte. Der Vorteil ist nicht die eingesparte Tipparbeit, sondern dass die Angaben frisch sind. Was du drei Tage später aus dem Gedächtnis schreibst, ist ärmer.

Aus einer alten Offerte die neue

Du hast eine ähnliche Arbeit schon einmal offeriert. Gib die alten Positionstexte als Muster mit und beschreib, was diesmal anders ist. Das Ergebnis trifft deinen Ton besser als jeder Entwurf aus dem Nichts, weil die Maschine deine eigenen Formulierungen weiterverwendet. Achte darauf, dass die alten Beträge nicht mitkommen: Preise setzt du neu.

Die Maschine als Gegenleserin

Der unterschätzte Einsatz: die fertige Offerte gegenlesen lassen, bevor sie rausgeht. Eine Maschine, die als kritischer Kunde liest, findet zuverlässig, was nicht dasteht: fehlende Abgrenzungen, unklare Einheiten, Arbeiten ohne Zuständigkeit, Positionen ohne Termin. Genau diese Stellen führen später zu Nachträgen und zu Diskussionen.

Zwei Aufträge zum Kopieren

Ein guter Auftrag an einen Chatdienst sagt, wer er sein soll, was er bekommt, was er liefern soll und was er nicht tun darf. Der letzte Teil ist der wichtigste. Setz deine Angaben in die eckigen Klammern ein.

Du bist Kalkulator in einem [GEWERK]-Betrieb in der Schweiz. Entwirf die Positionstexte für eine Offerte.

Arbeiten: [ARBEITEN IN STICHWORTEN]
Objekt: [ART, GRÖSSE, BAUJAHR, BESONDERHEITEN]
Einheiten, die ich verwende: [m2, Laufmeter, Stück, Stunde]

Regeln:
1. Je Position ein Titel von höchstens 60 Zeichen, dazu zwei bis drei Sätze Beschreibung.
2. Schweizer Schreibweise, immer Doppel-s. Fachsprache des Gewerks, keine Werbewörter.
3. Keine Preise, keine Mengen, keine Termine. Die setze ich selbst ein.
4. Erfinde keine Leistungen, die ich nicht genannt habe.
5. Nenn am Schluss unter «Offen» alles, was du nicht wissen kannst und was ich klären muss.

Keine Namen, keine Adressen: Der Kunde heisst in diesem Auftrag nur «der Kunde».

Lies die folgende Offerte als kritischer Kunde, der schon einmal schlechte Erfahrungen gemacht hat.

Sag mir in Stichworten:
1. Was ist unklar formuliert?
2. Welche Leistung könnte jemand anders verstehen als gemeint?
3. Was fehlt: Abgrenzungen, Einheiten, Zuständigkeiten, Termine, Vorbehalte?
4. Wo entsteht später am ehesten Streit über einen Nachtrag?

Erfinde nichts dazu und schlag keine Preise vor. Wenn dir etwas fehlt, frag danach.

Die Offerte (ohne Namen und Adressen):
[TEXT EINFÜGEN]

Was nicht in einen allgemeinen Chatdienst gehört

Wer eine Offerte in einen allgemeinen Chatdienst kopiert, gibt in der Regel Personendaten weiter: Name, Adresse, manchmal Telefonnummer und Angaben zum Objekt. Das Datenschutzgesetz gilt für solche Bearbeitungen direkt, es ist technikneutral formuliert. Wer Personendaten durch einen Dienstleister bearbeiten lässt, braucht dafür eine vertragliche Grundlage (DSG Art. 9); geht die Bearbeitung ins Ausland, muss der Zielstaat einen angemessenen Schutz bieten oder es braucht zusätzliche Garantien (DSG Art. 16).

Fünf Stellen, an denen KI-Offerten scheitern

• Erfundene Leistungen. Ein Entwurf ergänzt gern, was zu einer solchen Arbeit «dazugehört»: Abdeckarbeiten, Entsorgung, Grundreinigung. Steht es in deiner Offerte, schuldest du es. Streich alles, was du nicht selbst genannt hast.
• Falsche Einheiten. Quadratmeter statt Laufmeter, Stück statt Stunde: Ein Text liest sich glatt und ist trotzdem falsch gerechnet. Prüf jede Einheit einzeln gegen dein Ausmass.
• Werbesprache statt Fachsprache. Sätze wie «höchste Qualität aus einer Hand» erkennt jeder Bauherr als Füllung. Fachliche Genauigkeit verkauft im Handwerk besser als Adjektive.
• Fehlende Vorbehalte. Gültigkeitsdatum, Ausführungstermin, Umgang mit Nachträgen, Preisänderungen beim Material: Diese Punkte stehen nur dann in der Offerte, wenn du sie verlangst.
• Widersprüche zwischen Text und Tabelle. Wenn der Einleitungstext drei Räume nennt und die Positionen vier, gewinnt im Streitfall nicht unbedingt deine Absicht. Lies beides zusammen, nicht nacheinander.

Prüfliste vor dem Versenden

1. 1.Sind alle Mengen und Einheiten aus deiner eigenen Aufnahme übernommen?
2. 2.Stammt jeder Preis aus deinem Katalog oder deiner Kalkulation?
3. 3.Steht keine Leistung drin, die du nicht angeboten hast?
4. 4.Sind Gültigkeitsdatum und Zahlungsfrist gesetzt?
5. 5.Ist klar, was nicht enthalten ist, etwa Entsorgung, Gerüst oder Baustrom?
6. 6.Stimmen Name, Anrede und Objektadresse?
7. 7.Ist die Mehrwertsteuer korrekt dargestellt, mit Satz und Betrag?
8. 8.Würdest du diesen Text am Telefon genauso sagen?

Die Offerte bindet dich, auch die entworfene

Rechtlich ist die Offerte ein Antrag nach OR Art. 3. Setzt du eine Annahmefrist, bist du bis zu deren Ablauf gebunden, und mit der Annahme des Kunden steht der Vertrag. Wer die Offerte formuliert hat, spielt dabei keine Rolle. Ob du dich von einer falsch gerechneten Offerte wieder lösen kannst, entscheidet sich nach den Regeln über den Irrtum (OR Art. 23 ff.) und immer im Einzelfall. Ein blosser Rechnungsfehler löst den Vertrag jedenfalls nicht auf, er wird nur berichtigt (OR Art. 24 Abs. 3). Rechne also nicht damit. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber zu Verbindlichkeit und Gültigkeit; wie eine Offerte aufgebaut wird, steht unter Offerte schreiben.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.