Schlussrechnung am Bau: Prüfung und Zahlungsfrist.

Zuerst klären: gilt bei dir die SIA 118 oder nur das Gesetz?

Die Antwort auf «wann muss der Bauherr zahlen» hängt an einer einzigen Frage: Habt ihr die SIA 118 zum Vertragsbestandteil gemacht? Die Norm ist eine private Norm und gilt nur, wenn sie vereinbart ist. Bei der Privatkundin, die dir das Bad bestellt, gilt sie fast nie. Beim Generalunternehmer und bei der öffentlichen Hand gilt sie fast immer. Was das im Einzelnen bedeutet, steht unter SIA 118 kurz erklärt.

Der Weg vom letzten Arbeitstag zum Geld

1. 1

   Vollendung anzeigen

   Melde der Bauherrschaft schriftlich, dass das Werk vollendet ist. Das ist der Startpunkt für die gemeinsame Prüfung und die Abnahme. Es ist auch der Tag, ab dem die vier Monate für das Bauhandwerkerpfandrecht laufen, nicht das Datum deiner Rechnung.

2. 2

   Ausmass endgültig bereinigen

   Bei Leistungen zu Einheitspreisen erfolgt die Feststellung der Schlussabrechnungssumme aufgrund der endgültigen Ausmasse. Offene Ausmasse sind der häufigste Grund dafür, dass eine Schlussrechnung liegen bleibt. Wie das Ausmass sauber entsteht, steht unter Ausmass erstellen.

3. 3

   Alles gleichzeitig einreichen, und rechtzeitig

   Gleichzeitig mit der Schlussabrechnung sind auch Regie- und Teuerungsrechnungen sowie alle weiteren ausstehenden Rechnungen einzureichen. So hält es die Arbeitshilfe des Tiefbauamts des Kantons Bern fest. Wer die Regierapporte einen Monat später nachschiebt, startet die Prüfung faktisch neu. Für die Einreichung selbst nennt die KBOB eine Frist aus der Norm: spätestens zwei Monate nach der Werkabnahme, schriftlich, bei der Bauleitung an der im Vertrag bezeichneten Adresse (Art. 154 Abs. 1).

4. 4

   Zusammenstellung aller Zahlungen beilegen

   In der Schlussrechnung werden sämtliche erfolgten Zahlungen aufgelistet (SIA 118 Art. 153). Jede Akontozahlung mit Datum und Betrag, dazu Rabatt, Rückbehalt und Skonto in der richtigen Reihenfolge.

5. 5

   Prüfbericht verlangen, sonst Nachfrist setzen

   Nach der Prüfung teilt die Bauleitung den Prüfungsbescheid mit, und damit wird die Forderung fällig. Notiere dir den Tag, an dem du eingereicht hast. Hält die Bauleitung die Prüffrist nicht ein, kannst du ihr eine Nachfrist von 30 Tagen ansetzen: Nach deren Ablauf wird deine Forderung auch ohne Prüfungsbescheid fällig. So gibt die KBOB Art. 155 Abs. 2 der Norm wieder. Ohne Fälligkeit kein Verzug, ohne Verzug kein Zins, darum ist diese Nachfrist der wirksamste Brief der ganzen Abwicklung.

Der Vorbehalt: der Absatz, den du nie weglässt

Ein Vorbehalt ist kein Misstrauen, sondern Buchhaltung. Er hält fest, was noch offen ist, damit die Einreichung der Schlussabrechnung nicht als Schlussstrich gilt. Schreib ihn auf die Schlussrechnung selbst, nicht ins Begleitmail.

Vorbehalt: Diese Schlussabrechnung umfasst die bis zum [DATUM] ausgeführten und ausgemessenen Leistungen. Ausdrücklich vorbehalten bleiben:
1. Nachtrag Nr. [NUMMER] vom [DATUM] (Mehrkosten [BESCHREIBUNG]), Höhe noch nicht bereinigt;
2. Mehraufwand aus der Bauverzögerung vom [DATUM] bis [DATUM], angezeigt mit Schreiben vom [DATUM];
3. Teuerungsabrechnung für das [QUARTAL];
4. Verzugszinsen auf verspätet bezahlten Abschlagszahlungen.
Mit der Einreichung dieser Schlussabrechnung wird auf diese Ansprüche nicht verzichtet.

Was in die Schlussrechnung gehört

• Der Bezug zum Vertrag: Werkvertrag vom Datum, Objekt, Auftrags- oder Projektnummer der Bauherrschaft. Ohne diese Nummer landet die Rechnung im falschen Stapel.
• Die Leistung nach Positionen, in der Struktur des Leistungsverzeichnisses, mit den endgültigen Mengen und dem Vermerk, worauf sie beruhen.
• Alle Zahlungen, die bisher geflossen sind, einzeln mit Datum und Nummer der Akontorechnung.
• Der Rückbehalt, offen ausgewiesen. Er mindert den Preis nicht, er schiebt einen Teil der Zahlung auf. Die Reihenfolge der Abzüge steht unter Akonto, Rückbehalt, Skonto und MwSt.
• Der Vorbehalt für alles, was noch nicht bereinigt ist.
• Die Zahlungsfrist mit Datum statt «30 Tage netto». Ein Datum spart eine Rückfrage.
• Die Mehrwertsteuer mit Satz und Betrag, dazu deine Nummer im Register, wenn du steuerpflichtig bist.

Wenn nicht gezahlt wird: so rechnest du den Verzugszins

In Verzug kommt der Bauherr durch deine Mahnung. War ein bestimmter Verfalltag verabredet, kommt er mit dessen Ablauf ohne Mahnung in Verzug (OR Art. 102). Ein Zahlungsziel, das du einseitig auf die Rechnung druckst, ist nicht sicher ein verabredeter Verfalltag. Der sichere Weg heisst darum: mahnen, mit Datum. Ab Verzug schuldet er 5 Prozent Zins pro Jahr (OR Art. 104 Abs. 1). Gerechnet wird tagesgenau.

Der Zins ist kein Entgelt für eine Leistung, sondern Schadenersatz, und unterliegt darum nicht der Mehrwertsteuer. Mahngebühren dagegen gehören zum Entgelt und werden zum Satz der gemahnten Leistung abgerechnet. Der Unterschied ist unter MwSt auf Mahngebühren erklärt.

Die vier Gründe, warum eine Schlussrechnung liegen bleibt

Öffentliche Bauherren: lies die Ergänzungen zur Norm

Kantone und Gemeinden übernehmen die SIA 118 selten unverändert. Jede Amtsstelle hat dazu ihre eigenen Ergänzungen, und massgebend ist die, die in deinem Werkvertrag genannt ist. Das Hochbauamt des Kantons Zürich legt in seinen Ergänzungen zur SIA 118 zum Beispiel fest, dass Bauherr und Bauleitung die Schlussabrechnung innerhalb von 60 Tagen seit ordnungsgemässer Einreichung prüfen, wobei die Bauleitung ihre Prüfung innert 30 Tagen vorzunehmen hat. Die Zahlungsfrist beträgt dort 30 Tage bei direkten Rechnungen und 45 Tage bei indirekten Rechnungen. Eine Nachprüfung durch die Finanzkontrolle bleibt bis zwölf Monate nach der Schlusszahlung vorbehalten. In derselben Frist darf auch der Unternehmer nachprüfen: Findest du im Nachhinein einen Fehler zu deinen Ungunsten, ist er dort nicht automatisch verloren. Rechne solche Fristen in deine Liquiditätsplanung ein, bevor du offerierst.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.