Offerte Vorlage für IT-Projekte.

Werkvertrag oder Auftrag: der Unterschied kostet Geld

Ein IT-Projekt besteht fast immer aus zwei Vertragsarten in einem Dokument. Die Umsetzung mit klar beschriebenem Ergebnis ist ein Werkvertrag: Der Unternehmer verpflichtet sich zur Herstellung eines Werkes, der Besteller zur Vergütung (OR Art. 363). Die laufende Betreuung danach ist ein Auftrag: Der Beauftragte verpflichtet sich, die übertragenen Geschäfte vertragsgemäss zu besorgen (OR Art. 394 Abs. 1), geschuldet ist sorgfältiges Tätigwerden und kein Erfolg. Wer beides in derselben Offerte hat, trennt die Teile sauber, weil daran unterschiedliche Folgen hängen.

Meilensteine: eine Teilzahlung braucht eine Teillieferung

Das Gesetz knüpft die Zahlung an die Ablieferung: «Ist das Werk in Teilen zu liefern und die Vergütung nach Teilen bestimmt, so hat Zahlung für jeden Teil bei dessen Ablieferung zu erfolgen» (OR Art. 372 Abs. 2). Ein Meilenstein ist darum keine Kalenderwoche, sondern ein Ergebnis, das man anschauen kann. Wer «40 Prozent bei Projektstart» schreibt, meint eine Anzahlung, und die muss als solche vereinbart sein.

Abnahme: der Satz, der ein Projekt beendet

Ohne Abnahme laufen IT-Projekte weiter, bis das Budget aufgebraucht ist. Das Gesetz gibt dir den Hebel: Nach der Ablieferung hat der Besteller das Werk zu prüfen, sobald es nach dem üblichen Geschäftsgang tunlich ist, und allfällige Mängel anzuzeigen (OR Art. 367 Abs. 1). Unterlässt er die vorgesehene Prüfung und Anzeige, wird eine stillschweigende Genehmigung angenommen (OR Art. 370 Abs. 2). Zeigen sich Mängel erst später, muss die Anzeige sofort nach der Entdeckung erfolgen (Abs. 3).

• Ein Testfenster mit Datum. Zehn Arbeitstage ab Bereitstellung sind ein brauchbarer Wert. Was in dieser Zeit nicht gemeldet wird, gilt als in Ordnung.
• Eine Liste, an der man misst. Die Abnahmekriterien stehen in der Offerte oder im Anhang: welche Seiten, welche Funktionen, welche Browser und Geräte.
• Zwei Klassen von Fehlern. Was den Betrieb verhindert, blockiert die Abnahme. Schönheitsfehler kommen auf eine Restpunkteliste und blockieren sie nicht.
• Ein Protokoll mit Unterschrift. Datum, Anwesende, Restpunkte, Termin für deren Erledigung. Damit ist der Zeitpunkt festgehalten, ab dem die zweijährige Verjährung läuft (OR Art. 371 Abs. 1).
• Die Nutzung als Tatsache. Wer die Website seit drei Wochen produktiv betreibt, hat sie in der Praxis abgenommen. Schreib das hin, dann muss es niemand behaupten.

Rechte am Code, an den Daten und an den Zugängen

Computerprogramme gelten als Werke (URG Art. 2 Abs. 3). Für Angestellte regelt das Gesetz den Fall: Wird ein Computerprogramm in einem Arbeitsverhältnis bei Ausübung dienstlicher Tätigkeiten und in Erfüllung vertraglicher Pflichten geschaffen, ist allein der Arbeitgeber zur Ausübung der ausschliesslichen Verwendungsbefugnisse berechtigt (URG Art. 17). Für dich als externen Dienstleister gilt diese Regel nicht. Was dein Kunde bekommt, bekommt er nur, weil es in der Offerte steht.

Kundendaten: der Vertrag, den das Datenschutzgesetz verlangt

Betreibst oder wartest du Systeme, in denen Personendaten deines Kunden liegen, bist du Auftragsbearbeiter. Das Datenschutzgesetz (DSG) erlaubt diese Übertragung vertraglich, wenn die Daten so bearbeitet werden, wie der Verantwortliche selbst es tun dürfte, und keine Geheimhaltungspflicht entgegensteht (DSG Art. 9 Abs. 1). Der Verantwortliche muss sich vergewissern, dass du die Datensicherheit gewährleisten kannst (Abs. 2), und du darfst die Bearbeitung nur mit vorgängiger Genehmigung an Dritte weitergeben (Abs. 3). Für die Offerte heisst das zweierlei: Kündige den Auftragsbearbeitungsvertrag als Beilage an, und nenne deine Unterbeauftragten, also Hosting, Backup und Mailversand, mit Namen und Standort.

Was in IT-Offerten am häufigsten fehlt

• Die Mitwirkung des Kunden, mit Fristen. Inhalte, Bilder, Logos, Zugänge zu Domain und Hosting, eine entscheidungsbefugte Ansprechperson und eine Rückmeldefrist. Ohne diese Zeile verschiebt sich dein Termin, und der Verzug sieht aus wie deiner.
• Die Datenübernahme. Wie viele Datensätze, aus welchem System, in welcher Qualität? Eine Übernahme aus einem Excel mit gewachsenen Spalten ist ein eigenes Projekt.
• Browser und Geräte im Umfang. «Aktuelle Browser» ist keine Abnahmegrundlage. Nenne die Liste, auf der getestet wird.
• Drittkosten. Hosting, Domain, Zertifikate, Lizenzen, Schriften, Bilder. Sag, was laufend kostet, wer es bestellt und auf wessen Namen es läuft.
• Support nach dem Start. Reaktionszeit ist nicht Behebungszeit. Wenn du beides zusagst, sag es getrennt, und nenne die Zeiten, in denen es gilt.
• Schulung und Dokumentation. Wer die Redaktion nicht schult, bekommt sie als Support zurück, nur unbezahlt.
• Backup, Wiederherstellung und Wartungsfenster. Wie oft wird gesichert, wie lange aufbewahrt, wie lange dauert eine Wiederherstellung?
• Der Ausstieg. Was bekommt der Kunde mit, wenn er geht: Datenexport, Zugänge, Code, Dokumentation? Wer das offen hinschreibt, gewinnt Aufträge statt sie zu verlieren.
• Der Umgang mit Änderungswünschen. Ein Satz genügt: Änderungen am Umfang werden schriftlich offeriert und erst nach Freigabe umgesetzt.

Jede Angabe in der Vorlage, und warum sie dasteht

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