Zahlungseingänge abgleichen, ohne Abend am Küchentisch.

Abgleichen heisst: drei Listen zur Deckung bringen

Abgleichen klingt nach Buchhaltung, ist aber eine simple Kontrolle. Drei Listen müssen dasselbe sagen: die Rechnungen, die du gestellt hast, die Bewegungen auf deinem Konto und das, was in deinem Programm als bezahlt gilt. Weicht eine davon ab, sind es fast immer drei Erklärungen: Eine Zahlung ist noch nicht da, eine Zahlung ist da und nicht verbucht, oder eine Rechnung wurde nie gestellt. Alle drei findest du in derselben Viertelstunde.

Rechtlich ist eine Geldschuld eine Bringschuld: Zu zahlen ist sie dort, «wo der Gläubiger zur Zeit der Erfüllung seinen Wohnsitz hat» (OR Art. 74 Abs. 2 Ziff. 1). Für deine Kontrolle heisst das ganz praktisch: Massgebend ist der Eingang auf deinem Konto, nicht das Bildschirmfoto einer Zahlungsbestätigung, das dir jemand schickt.

Der Wochenlauf in fünf Schritten

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   Kontoauszug als Datei holen

   Im E-Banking den Kontoauszug als camt.053 herunterladen, nicht als PDF und nicht als CSV. Wähle den Zeitraum so, dass er lückenlos an den letzten anschliesst. Wo du die Datei findest und was drinsteht, erklärt der Bankabgleich mit der CAMT-Datei.

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   Datei einlesen und die sicheren Treffer überfliegen

   Zahlungen mit passender Referenz sind eindeutig. Die überfliegst du nur noch, statt sie einzeln zu bestätigen. Wenn dabei viele Zahlungen ohne Referenz auftauchen, liegt das Problem nicht beim Abgleich, sondern bei deinen Rechnungen.

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   Vorschläge entscheiden

   Dazwischen liegen die Fälle, bei denen Betrag und Name passen, aber die Referenz fehlt. Das ist die eigentliche Arbeit, und sie dauert pro Fall Sekunden. Entscheide sofort, statt sie ein zweites Mal anzuschauen.

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   Den Rest bewusst liegen lassen

   Bankspesen, Privatbezüge, Rückerstattungen und Zahlungen ohne jeden Bezug gehören nicht zu einer Rechnung. Lass sie offen oder kennzeichne sie, statt sie irgendwohin zu buchen. Geraten wird beim Abgleich nie.

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   Die neu bezahlten Rechnungen schliessen

   Zum Schluss prüfst du, welche Rechnungen jetzt vollständig bezahlt sind und welche nur teilweise. Teilzahlungen bleiben offen, sonst vergisst du den Rest. Erst dann ist der Lauf fertig.

Die Fälligkeitsliste: nach Alter sortieren, nicht nach Namen

Einmal im Monat brauchst du eine zweite Sicht: alle offenen Rechnungen, sortiert danach, wie lange sie überfällig sind. Diese Liste heisst in der Buchhaltung Fälligkeitsliste oder Debitorenspiegel, und sie sagt dir in dreissig Sekunden, wo es klemmt. Wichtig ist die Reihenfolge: nach Alter, nicht nach Kundenname und nicht nach Betrag.

Was dich das Warten kostet

Wie lange dein Geld unterwegs ist, kannst du ausrechnen. Teile die offenen Kundenrechnungen durch den Jahresumsatz und multipliziere mit 365. Das Ergebnis sind die Tage, die im Schnitt zwischen Rechnung und Geldeingang liegen. Hier das Beispiel eines Elektrobetriebs mit zwei Monteuren.

Die 16 Tage Differenz sind kein Schicksal. Entstanden sind sie aus drei Dingen: Rechnungen, die zu spät geschrieben werden, Rechnungen ohne klare Zahlungsfrist und Mahnungen, die nicht laufen. Am schnellsten wirkt der erste Punkt, denn eine Rechnung, die am Tag der Abnahme rausgeht statt drei Wochen später, verkürzt die Wartezeit um genau diese drei Wochen. Wie du Fristen so formulierst, dass sie auch gelten, steht unter Zahlungsbedingungen formulieren.

Vier Fälle, die jede Woche vorkommen

• Der Kunde zahlt weniger. Meist hat er Skonto gezogen. Ordne die Zahlung der Rechnung zu, lass den Rest offen und entscheide bewusst: nachfassen, weil kein Skonto vereinbart war, oder den Rest ausbuchen. Mehr dazu unter Skonto richtig anbieten.
• Der Kunde zahlt zu viel. Der Überschuss ist ein Guthaben des Kunden, kein Umsatz. Rechne ihn bei der nächsten Rechnung an oder zahle ihn zurück, aber lass ihn nicht einfach stehen.
• Ein Kunde zahlt drei Rechnungen mit einer Überweisung. Dann teilst du die Buchung auf die drei Rechnungen auf. Liefert deine Bank die Einzelgutschriften als camt.054, steht die Aufteilung sogar schon drin.
• Eine Zahlung ohne Referenz und ohne passenden Betrag. Erst im Kundenkonto nachsehen, dann beim Kunden nachfragen. Buche sie nicht auf Verdacht, sonst suchst du den Fehler im Jahresabschluss.

Buchungsdatum oder Valuta?

In der Datei aus dem E-Banking stehen zu jeder Buchung zwei Daten. Das Buchungsdatum ist der Tag, an dem die Bank die Bewegung im Konto führt. Die Valuta ist der Tag, ab dem der Betrag für die Zinsrechnung der Bank zählt. Die beiden können um einen oder zwei Tage auseinanderliegen. Welches Datum du für die Verbuchung nimmst, klärst du einmal mit deiner Treuhänderin und bleibst dann dabei. Wichtig ist nicht die Wahl, sondern dass du sie nicht jeden Monat änderst.

Was einmal im Monat dazukommt

• Saldo abstimmen: Stimmt der Schlusssaldo der eingelesenen Datei mit dem Saldo im E-Banking überein? Wenn nein, fehlt ein Zeitraum.
• Mahnlauf starten: Alles, was über 30 Tage überfällig ist, geht in die nächste Mahnstufe. Vorlagen findest du unter Mahnung schreiben.
• Teilzahlungen aufräumen: Jede Rechnung mit einem Rest unter zehn Franken bewusst schliessen, statt sie ewig mitzuschleppen.
• Alte Forderungen ansehen: Forderungen aus Handwerksarbeit verjähren nach fünf Jahren (OR Art. 128 Ziff. 3), andere nach zehn (OR Art. 127). Welche Frist im Einzelfall gilt, ist nicht immer eindeutig, rechne darum vorsichtshalber mit fünf Jahren. Mehr dazu unter Verjährung von Forderungen. Was älter als ein Jahr ist, gehört ohnehin auf den Tisch und nicht in die Liste.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.