Wer eines führen muss
Das Obligationenrecht nennt das Kassenbuch nicht beim Namen. Es verlangt, dass die Buchführung die Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfasst, dass zu jedem Buchungsvorgang ein Beleg vorliegt und dass alles nachprüfbar bleibt (OR Art. 957a Abs. 2). Für Bargeld gibt es keinen Kontoauszug der Bank, der das belegen würde. Also übernimmt das Kassenbuch diese Rolle, und die Steuerverwaltungen verlangen es entsprechend.
Das kantonale Steueramt Aargau schreibt in seinen Hinweisen zur Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht als Mindestanforderung: Alle Bareinnahmen und Barausgaben sind täglich und fortlaufend aufzuzeichnen. Der sich ergebende Saldo ist zeitgerecht und häufig zu ermitteln, mindestens einmal wöchentlich und bei bargeldintensiven Unternehmen täglich, und anhand des tatsächlichen Bargeldbestands zu überprüfen. Dieselbe Anforderung gilt unabhängig davon, ob du kaufmännisch oder vereinfacht Buch führst.
Was in jede Zeile gehört
- Datum des Vorgangs, nicht das Datum der Erfassung.
- Text: wofür das Geld floss. Bei Ausgaben ist immer zu vermerken, was bezahlt wurde, also Miete, Material, Treibstoff.
- Name und mindestens der Wohnort der Person oder Firma, von der das Geld kam oder an die es ging.
- Betrag, getrennt nach Einnahme und Ausgabe.
- Laufender Saldo nach jeder Zeile.
- Belegnummer, die auf den Kassenbeleg im Ordner zeigt.
| Datum | Text | Einnahme | Ausgabe | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 01.05. | Saldo Vortrag | 320.00 | ||
| 04.05. | Barzahlung Kunde Meier, Frauenfeld, Beleg 211 | 180.00 | 500.00 | |
| 05.05. | Parkgebühren Baustelle Weinfelden, Beleg 212 | 12.00 | 488.00 | |
| 06.05. | Einlage vom Geschäftskonto, Beleg 213 | 500.00 | 988.00 | |
| 07.05. | Material Baumarkt Amriswil, Beleg 214 | 236.50 | 751.50 | |
| 08.05. | Barzahlung Kunde Steiner, Amriswil, Beleg 215 | 640.00 | 1'391.50 |
Der Saldo kann nicht negativ sein
Das ist die erste Prüfung, die jede Steuerkontrolle macht, und sie braucht dafür keine Buchhaltungskenntnisse. Aus einer Kasse lässt sich nicht mehr herausnehmen, als darin liegt. Zeigt dein Kassenbuch an irgendeinem Tag einen Minusbetrag, fehlt entweder eine Einnahme oder eine Ausgabe wurde doppelt erfasst. Der Betrag wird dann geschätzt, und geschätzt wird selten zu deinen Gunsten.
Was passiert, wenn du keines führst
Die Nichtbeachtung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht gilt als Verletzung von Verfahrenspflichten. Die Busse beträgt bis zu CHF 1'000.00, in schweren Fällen oder bei Rückfall bis zu CHF 10'000.00 (DBG Art. 174). Teurer wird meist die Folge davon: Fehlen die Aufzeichnungen, darf die Steuerbehörde das Einkommen nach pflichtgemässem Ermessen einschätzen, und diese Einschätzung anzufechten ist deine Aufgabe, nicht ihre.
Aufbewahrt wird das Kassenbuch wie jedes Geschäftsbuch: zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Die Kassenbelege gehören dazu. Mehr dazu in der Übersicht der Aufbewahrungsfristen und beim Begriff Aufbewahrungspflicht.
So macht es KIDESK
In KIDESK ist das Kassenbuch ab Werk ausgeschaltet, weil die meisten Unternehmen keines brauchen. Schaltest du es ein, entsteht zu jeder Barzahlung eine Zeile mit Datum, Text, Betrag und laufendem Saldo, und der Tagesabschluss lässt sich als PDF festhalten. Eine Registrierkasse ist das nicht, und ein Kassensystem für den Ladentisch ersetzt es nicht. Bargeldlose Eingänge kommen einen anderen Weg: Du lädst die Datei aus dem E-Banking hoch, KIDESK ordnet die Zahlungen den Rechnungen zu.
Häufige Fragen
Heisst es Kassenbuch oder Kassabuch?
Beides meint dasselbe. In der Schweiz ist Kassabuch die verbreitete Form, Kassenbuch die in Deutschland übliche. Gesetzlich steht keiner der beiden Ausdrücke im Obligationenrecht; dort ist nur von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen die Rede.
Darf ich das Kassenbuch in Excel führen?
Die Form ist frei, die Anforderungen sind es nicht. Verlangt sind Vollständigkeit, Nachprüfbarkeit und die Gewähr, dass nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben (OR Art. 957a Abs. 2, GeBüV Art. 3). Eine Excel-Datei erfüllt das nur, wenn du jeden Monat abschliesst und die abgeschlossene Fassung unveränderbar ablegst.
Wie oft muss ich die Kasse zählen?
Mindestens einmal pro Woche, bei bargeldintensiven Unternehmen täglich. Gezählt wird das tatsächliche Bargeld und mit dem Saldo im Kassenbuch verglichen. Eine Differenz wird als eigene Zeile erfasst und nicht stillschweigend ausgeglichen.
Gehört das private Portemonnaie ins Kassenbuch?
Nein. Im Kassenbuch steht die Geschäftskasse. Zahlst du eine Geschäftsausgabe privat, ist das eine Privateinlage, und der umgekehrte Fall eine Privatentnahme. Sauberer ist es, für den Betrieb eine eigene Kasse und ein eigenes Konto zu führen.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 957a: Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung
- OR Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher während zehn Jahren
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 3: Integrität der Bücher und Belege
- Kantonales Steueramt Aargau, 29.11.2024: Hinweise betreffend Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht, Ziffer 5 (Kassaverkehr)
- Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG), Art. 174: Busse bei Verletzung von Verfahrenspflichten
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