Wer ein Kassenbuch führen muss
Das Obligationenrecht schreibt kein Kassenbuch vor. Es verlangt etwas Allgemeineres: die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle, einen Beleg für jeden Buchungsvorgang und Nachprüfbarkeit (OR Art. 957a Abs. 2). Bei Bargeld gibt es nur einen Weg, das zu erfüllen, und der heisst Kassenbuch.
Deutlicher werden die kantonalen Steuerverwaltungen. Das Kantonale Steueramt Zürich hält im Merkblatt zum Hilfsblatt A fest: Unabhängig davon, ob Selbstständigerwerbende der kaufmännischen oder der vereinfachten Buchführungspflicht unterliegen, ist bei intensivem Bargeldverkehr ein Kassabuch zu führen. Darin sind die Bareinnahmen und -ausgaben fortlaufend, lückenlos, wahrheitsgetreu und täglich aufzuzeichnen.
| Situation | Was gilt |
|---|---|
| Restaurant, Coiffeur, Markt, Hofladen, Taxi | Intensiver Bargeldverkehr. Kassenbuch zwingend, tägliche Einträge, täglicher Kassasturz |
| Handwerksbetrieb mit gelegentlichen Barzahlungen und einer Portokasse | Kassenbuch sinnvoll und praktisch nötig. Wie oft abgestimmt werden muss, sagt dein Kanton: Solothurn mindestens monatlich, Aargau mindestens wöchentlich |
| Betrieb ganz ohne Bargeld | Kein Kassenbuch. Der Kontoauszug ist der Nachweis |
Die Spalten und warum sie dastehen
| Spalte | Was du einträgst |
|---|---|
| Datum | Der Tag, an dem das Bargeld geflossen ist. Die Zeilen stehen in dieser Reihenfolge, ohne Lücken. |
| Beleg-Nr. | Fortlaufende Nummer, zum Beispiel K-2026-088. Dieselbe Nummer schreibst du auf die Quittung. |
| Text | Wer, was und wofür. Bei Bareinnahmen die Rechnungsnummer, bei Barausgaben Lieferant und Zweck. |
| Betrag Einnahme | Was in die Kasse gekommen ist. |
| Betrag Ausgabe | Was aus der Kasse gegangen ist. Auch die Einzahlung auf das Geschäftskonto ist hier eine Ausgabe. |
| Saldo | Der Kassenbestand nach dieser Zeile: vorheriger Saldo plus Einnahme minus Ausgabe. |
Eine Woche im Handwerksbetrieb
- 02.09. Barzahlung Kunde Meier, Rechnung 2026-0142
- Einnahme CHF 480.00, Saldo CHF 1'230.00
- 03.09. Schrauben und Dübel, Baumarkt
- Ausgabe CHF 37.80, Saldo CHF 1'192.20
- 05.09. Bareinzahlung auf das Geschäftskonto
- Ausgabe CHF 1'000.00, Saldo CHF 192.20
- 06.09. Parkgebühren Baustelle, Quittung
- Ausgabe CHF 24.00, Saldo CHF 168.20
- Kassenbestand am 6. September, der im Portemonnaie liegen muss
- CHF 168.20
Nachgerechnet: CHF 750.00 plus CHF 480.00 ergibt CHF 1'230.00. Minus CHF 37.80 bleiben CHF 1'192.20, minus CHF 1'000.00 bleiben CHF 192.20, minus CHF 24.00 bleiben CHF 168.20. Genau diesen Betrag musst du zählen können. Stimmt er nicht, buchst du die Differenz sofort als eigene Zeile.
Kassasturz: der Vergleich mit dem echten Geld
Ein Kassenbuch ist nur so viel wert wie der Abgleich mit dem Portemonnaie. Das Merkblatt des Kantons Zürich verlangt, das Buch regelmässig und bei intensivem Bargeldverkehr täglich zu saldieren und mit dem tatsächlichen Bargeldbestand zu vergleichen. Festgestellte Differenzen sind sofort zu buchen. Für den Normalfall ohne intensiven Barverkehr sagen die Kantone Verschiedenes: Das Steuerbuch des Kantons Solothurn nennt eine Abstimmung mindestens einmal im Monat, das Merkblatt des Kantons Aargau mindestens einmal pro Woche. Massgebend ist die Praxis deines Kantons.
So arbeitest du damit
- 01
Ein Blatt je Monat
Oben Betrieb, Monat und Jahr, dazu der Kassenbestand am Monatsanfang. Der Schlusssaldo des Vormonats ist der Anfangsbestand des neuen Monats, ohne Ausnahme.
- 02
Jede Bewegung am selben Tag eintragen
Nicht am Wochenende, nicht am Monatsende. Benutzt du eine Registrierkasse oder einen Kassenstreifen als Vorbuch, überträgst du die Zahlen zeitnah ins Kassenbuch.
- 03
Beleg-Nummer auf die Quittung schreiben
Die Nummer verbindet Zeile und Papier. Für Ausgaben ohne Quittung, etwa Parkuhr oder Trinkgeld, schreibst du einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und deiner Unterschrift.
- 04
Zählen und vergleichen
Kasse zählen, mit dem Saldo vergleichen, Differenz sofort als eigene Zeile buchen. Das Feld unten auf dem Blatt ist dafür da.
- 05
Zehn Jahre ablegen
Das Kassenbuch ist ein Geschäftsbuch, die Quittungen sind Buchungsbelege. Beides bewahrst du zehn Jahre auf, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1).
Die Fehler, die bei einer Kontrolle sofort auffallen
- Negativer Saldo. Eine Kasse kann nie weniger als null Franken enthalten. Steht im Buch ein Minus, fehlt eine Einnahme oder eine Ausgabe ist zu früh eingetragen
- Nachträglich erstellt. Das Steuerbuch des Kantons Solothurn hält fest, dass ein nachträglich erstelltes Kassabuch die Anforderungen an eine zeitnahe Aufzeichnung nicht mehr erfüllt
- Runde Zahlen in Serie. Zwanzig Tage hintereinander glatte Hunderterbeträge sehen aus wie geschätzt, weil sie geschätzt sind
- Privatbezüge nicht vermerkt. Was du für dich aus der Kasse nimmst, ist eine Privatentnahme und gehört als solche eingetragen, nicht als Aufwand
- Bleistift. Die Steuerverwaltung des Kantons Solothurn hält ausdrücklich fest, dass Bleistifteintragungen unzulässig sind
Kassenbuch ist keine Registrierkasse
Die beiden werden oft verwechselt. Die Registrierkasse steht im Laden, druckt dem Kunden den Bon und zeichnet jeden einzelnen Verkauf auf. Das Kassenbuch ist die Zusammenfassung der Bargeldbewegungen deines Betriebs und der Nachweis über den Bestand. Wer eine Registrierkasse hat, braucht trotzdem ein Kassenbuch: Der Tagesumsatz aus der Kasse ist dort eine Zeile. Eine Quittung für den Kunden findest du unter Quittung Vorlage.
So macht es KIDESK
In KIDESK lässt sich ein einfaches Kassenbuch für Bargeld zuschalten, mit Tagesabschluss. Es ist standardmässig ausgeschaltet und nur für Rollen mit Finanzrechten sichtbar. Eine Registrierkasse ist KIDESK ausdrücklich nicht, und eine Finanzbuchhaltung auch nicht. Quittungen und Belege fotografierst du ab, KIDESK liest Betrag, Datum und Mehrwertsteuer aus; du prüfst und gibst frei.
Häufige Fragen
Ist ein Kassenbuch in der Schweiz Pflicht?
Das Gesetz nennt es nicht beim Namen, verlangt aber vollständige, belegte und nachprüfbare Aufzeichnungen (OR Art. 957a Abs. 2). Die kantonalen Steuerverwaltungen werden konkret: Bei intensivem Bargeldverkehr ist ein Kassabuch zu führen, unabhängig davon, ob der Betrieb kaufmännisch oder vereinfacht Buch führt. Ohne Bargeld brauchst du keines.
Muss ich das Kassenbuch wirklich täglich nachführen?
Bei intensivem Bargeldverkehr ja: fortlaufend, lückenlos, wahrheitsgetreu und täglich, so das Merkblatt des Kantonalen Steueramts Zürich. Auch der Kassasturz ist dann täglich fällig. Bei einer kleinen Portokasse verlangen die Kantone die Abstimmung unterschiedlich oft, Solothurn mindestens monatlich, Aargau mindestens wöchentlich.
Reicht Excel als Kassenbuch?
Ja, solange die Aufzeichnung fortlaufend und zeitnah entsteht und nachprüfbar bleibt. Heikel ist eine Datei, die jederzeit spurlos überschrieben werden kann. Drucke oder speichere darum jeden Monat eine Fassung, die du nicht mehr änderst, und lege die Quittungen dazu.
Was mache ich mit einer Differenz beim Zählen?
Eintragen, nicht ausgleichen. Du buchst die Differenz als eigene Zeile mit Datum und kurzer Erklärung, und der Saldo stimmt danach wieder mit dem gezählten Geld überein. Das Merkblatt des Kantons Zürich verlangt, festgestellte Differenzen sofort zu buchen. Kleine Differenzen sind normal; sie wegzurechnen ist der Fehler, sie zu dokumentieren nicht.
Was ist ein Eigenbeleg?
Eine selbst geschriebene Quittung für eine Ausgabe, für die es keinen Beleg gibt, etwa Parkuhr oder Automat. Darauf gehören Datum, Betrag, Zweck, Empfänger soweit bekannt und deine Unterschrift. Für den Vorsteuerabzug ist ein Eigenbeleg ein schwacher Nachweis: Steuersatz und Steuerbetrag des Lieferanten stehen nicht darauf, wie es MWSTG Art. 26 für eine Rechnung vorsieht.
Wie lange muss ich das Kassenbuch aufbewahren?
Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Dasselbe gilt für die Quittungen, die dazugehören. Elektronisch ist erlaubt, solange die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und alles jederzeit wieder lesbar gemacht werden kann.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 957a: Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung
- OR Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher
- Kantonales Steueramt Zürich, Merkblatt zum Hilfsblatt A (Steuerperiode 2025), Abschnitt E: Steuerrechtliche Anforderungen an die Aufzeichnung bei bargeldintensiver Geschäftstätigkeit
- Kantonales Steueramt Aargau, 29.11.2024: Hinweise betreffend Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht von Einzelunternehmen und Personengesellschaften, Ziffer 5 Mindestanforderungen, Bst. a Kassaverkehr
- Steuerbuch Kanton Solothurn, § 23 Nr. 2: Aufzeichnungspflicht, Buchführung und Rechnungslegung
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Angaben auf der Rechnung
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