Was auf eine Quittung gehört
Eine Quittung ist die schriftliche Bestätigung, dass eine Zahlung bei dir angekommen ist. Das Obligationenrecht schreibt nicht vor, wie sie aussehen muss. Damit sie im Streitfall und in der Buchhaltung etwas taugt, braucht sie diese Angaben:
| Angabe | Wozu |
|---|---|
| Wer das Geld erhalten hat | Name und Adresse deines Betriebs. So ist klar, wer den Empfang bestätigt. |
| Wer bezahlt hat | Name der Kundin oder des Kunden, bei Firmen mit Ort. |
| Betrag und Währung | In Zahlen, zum Beispiel CHF 270.25. Schreibst du die Quittung von Hand, setz den Betrag zusätzlich in Worten dazu. |
| Datum der Zahlung | Der Tag, an dem das Geld übergeben wurde, nicht das Datum der Rechnung. |
| Wofür bezahlt wurde | Die Leistung oder die Rechnungsnummer. Ohne Zweck lässt sich die Zahlung später keiner Forderung zuordnen. |
| Zahlungsart | Bar, Karte oder TWINT. |
| Unterschrift | Von der Person, die das Geld entgegengenommen hat. |
| Laufende Nummer | Hilft dir, das Doppel in deiner Buchhaltung wiederzufinden. |
Wann du eine Quittung ausstellen musst
Nach OR Art. 88 Abs. 1 darf der Schuldner, der eine Zahlung leistet, eine Quittung fordern. Verlangt dein Kunde also eine Bestätigung für seine Barzahlung, stellst du sie aus. Bei Überweisungen fragt selten jemand danach, weil der Kontoauszug die Zahlung belegt. Bei Bargeld ist die Quittung für beide Seiten der einzige Beleg: Dein Kunde kann beweisen, dass er bezahlt hat, und du hast ein Doppel für deine Buchhaltung.
Quittung mit oder ohne Mehrwertsteuer
Bist du im MwSt-Register eingetragen und will dein Kunde die Vorsteuer abziehen, braucht die Quittung die Angaben einer Rechnung nach Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) Art. 26: deinen Namen und Ort mit der MwSt-Nummer, Name und Ort des Kunden, das Datum der Leistung, was du geleistet hast, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Ist die Steuer im Betrag enthalten, genügt der Satz. Die Vorlage weist die Steuer offen aus: Zwischentotal, MwSt 8.1 % und Total. Welcher Satz für deine Leistung gilt, steht im Ratgeber zu den MwSt-Sätzen.
Bist du nicht eingetragen, darfst du nach MWSTG Art. 27 Abs. 1 nicht auf die Steuer hinweisen. Lösch dann in der Vorlage die Zeile mit der UID im Absender und die Zeilen Zwischentotal und MwSt. Übrig bleibt das Total. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber Rechnung ohne MwSt.
So füllst du die Vorlage aus
- 01
Absender und Kunde eintragen
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern durch deinen Betrieb und durch den Namen der Person oder Firma, die bezahlt hat.
- 02
Positionen anpassen
Trag ein, wofür bezahlt wurde. In der Excel-Datei rechnet jede Zeile Menge mal Preis, darunter stehen Zwischentotal, MwSt und Total als Formeln. In Word rechnest du selbst und überschreibst die Beispielbeträge.
- 03
MwSt-Zeilen prüfen
Steuerpflichtig: deine MwSt-Nummer im Absender eintragen. Nicht steuerpflichtig: die UID-Zeile, das Zwischentotal und die MwSt-Zeile löschen.
- 04
Zweimal drucken, beide unterschreiben
Ein Exemplar bekommt der Kunde, das Doppel gehört in deine Buchhaltung. Unterschreib beide.
Quittung oder Rechnung mit Vermerk?
| Dokument | Sagt aus | Wann |
|---|---|---|
| Rechnung | «Du schuldest mir diesen Betrag.» | Vor der Zahlung |
| Quittung | «Ich habe diesen Betrag erhalten.» | Bei oder nach der Zahlung |
| Rechnung mit Vermerk «Betrag erhalten» | Beides in einem | Wenn der Kunde die Rechnung gleich bar bezahlt |
Bezahlt dein Kunde eine Rechnung bar, genügt es, auf der Rechnung «Betrag dankend erhalten», das Datum und deine Unterschrift anzubringen. Wie die Rechnung selbst aussehen muss, steht im Ratgeber Rechnung schreiben. Eine separate Quittung brauchst du, wenn es keine Rechnung gibt oder wenn der Kunde nur einen Teil bezahlt.
Das Doppel gehört in die Buchhaltung
Die Quittung ist ein Buchungsbeleg. Buchungsbelege bewahrst du nach OR Art. 958f zehn Jahre auf, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Das Doppel darf elektronisch abgelegt sein, solange es jederzeit lesbar bleibt. Mehr dazu im Ratgeber zur Aufbewahrungspflicht.
So macht es KIDESK
In KIDESK erfasst du den Zahlungseingang direkt an der Rechnung, auch eine Barzahlung. Im Menü der Zahlung lädst du danach die Quittung als PDF herunter, mit deinem Briefkopf, dem Betrag, dem Datum und der Rechnungsnummer. Das geht bei jeder Zahlungsart. Wer regelmässig Bargeld annimmt, schaltet zusätzlich das Kassenbuch ein. Es ist ein einfaches Kassenbuch mit Tagesabschluss, keine Registrierkasse.
Häufige Fragen
Muss ich eine Quittung ausstellen, wenn der Kunde bar bezahlt?
Ja, wenn er es verlangt. OR Art. 88 Abs. 1 gibt jedem, der eine Zahlung leistet, das Recht auf eine Quittung. Von dir aus musst du keine ausstellen. Bei Bargeld lohnt es sich trotzdem, weil sonst keine der beiden Seiten einen Beleg hat.
Ist eine Quittung ohne Unterschrift gültig?
Das Gesetz schreibt für die Quittung keine Form vor. Die Unterschrift macht aber ihren Beweiswert aus, denn mit ihr bestätigst du den Empfang des Geldes persönlich. Ohne Unterschrift ist die Quittung im Streitfall deutlich weniger wert. Unterschreib darum immer.
Brauche ich für eine Quittung eine Mehrwertsteuernummer?
Nur, wenn du im MwSt-Register eingetragen bist. Dann gehören die Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST, der Steuersatz und der Steuerbetrag auf die Quittung, damit dein Kunde die Vorsteuer abziehen kann. Bist du nicht eingetragen, darfst du nach MWSTG Art. 27 nicht auf die Steuer hinweisen.
Kann ich eine Quittung nachträglich ausstellen?
Ja. Die Quittung bestätigt eine Tatsache, nämlich dass an einem bestimmten Tag bezahlt wurde. Schreib das tatsächliche Datum der Zahlung in die Quittung und datiere sie selbst auf den Tag, an dem du sie ausstellst.
Wie lange muss ich Quittungen aufbewahren?
Zehn Jahre. Quittungen sind Buchungsbelege, und die bewahrst du nach OR Art. 958f zehn Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres. Eine elektronische Ablage ist erlaubt, wenn der Beleg jederzeit lesbar bleibt.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
