Die Vorlage gibt es als Word-Datei und als Excel-Datei. Der Unterschied zur gewöhnlichen Rechnungsvorlage sind vier Auslassungen, und genau die sind der Punkt: kein Steuersatz bei den Positionen, keine Steuerzeile im Total, kein Zusatz MWST hinter der UID und kein «exkl. MwSt» bei den Preisen. Dafür steht unten ein Satz, der die Frage beantwortet, bevor die Buchhaltung deines Kunden anruft.
Was auf dieser Rechnung fehlt, und warum
| Angabe | Auf der Vorlage? | Grund |
|---|---|---|
| Steuersatz bei den Positionen | Nein | Ein Satz ist ein Hinweis auf die Steuer (MWSTG Art. 27 Abs. 1) |
| Steuerzeile im Total, auch mit 0.00 | Nein | Liest sich wie ein Steuerausweis, ohne einer zu sein |
| «exkl. MwSt» oder «inkl. MwSt» bei den Preisen | Nein | Beides legt nahe, dass Steuer im Spiel ist |
| UID mit dem Zusatz MWST | Nein | Den Zusatz führt nur, wer im Register eingetragen ist |
| UID ohne Zusatz | Freiwillig | Eine Identifikationsnummer, die nichts über die Steuerpflicht sagt |
| Satz «Nicht mehrwertsteuerpflichtig.» unter dem Total | Ja, freiwillig | Nicht vorgeschrieben, erspart dir die Rückfrage |
| Alle übrigen Angaben zur Leistung | Ja | Beschreibung, Menge, Preis, Datum und Zahlungsangaben bleiben |
Wenn die Steuer versehentlich doch draufsteht
Das ist der teure Fehler, und er passiert fast immer gleich: Eine Vorlage aus dem Netz oder vom Kollegen hat die Steuerzeile fest eingebaut, und sie rutscht mit. Wer eine Steuer ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet die ausgewiesene Steuer. Das Gesetz kennt zwei Auswege: Du korrigierst die Rechnung, oder du machst glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist, etwa weil dein Kunde gar keinen Vorsteuerabzug vorgenommen hat (MWSTG Art. 27 Abs. 2).
Die Korrektur hat eine Form: Sie kann «innerhalb des handelsrechtlich Zulässigen durch ein empfangsbedürftiges Dokument erfolgen, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und diese widerruft» (MWSTG Art. 27 Abs. 4). Empfangsbedürftig heisst, es genügt nicht, die Datei bei dir zu ändern. Dein Kunde muss das Dokument bekommen.
- 01
Korrekturschreiben aufsetzen
Ein kurzes Dokument, das die Nummer und das Datum der falschen Rechnung nennt, sie ausdrücklich widerruft und sagt, dass keine Mehrwertsteuer geschuldet ist.
- 02
Neue Rechnung ohne Steuer ausstellen
Mit neuer Nummer, sonst laufen zwei Fassungen unter derselben Nummer. Als Betrag steht der Preis, den ihr vereinbart habt, ohne Steuerzuschlag, denn geschuldet war nie eine Steuer.
- 03
Beides dem Kunden zustellen
Per E-Mail oder Post, zusammen und mit einem Satz zur Erklärung. Hat er bereits den Bruttobetrag bezahlt, überweist du die Differenz zurück.
- 04
Kopien behalten
Korrekturschreiben, alte und neue Rechnung gehören zusammen in die Ablage. Wenn später jemand fragt, ist die Geschichte in zwei Minuten erzählt.
Betreff: Korrektur und Widerruf der Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] Sehr geehrte Frau [Name] Auf der oben genannten Rechnung haben wir irrtümlich Mehrwertsteuer ausgewiesen. Unser Betrieb ist nicht im Register der mehrwertsteuerpflichtigen Personen eingetragen und schuldet keine Mehrwertsteuer. Wir widerrufen die Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über CHF [Betrag] hiermit vollständig. An ihre Stelle tritt die beiliegende Rechnung Nr. [neue Nummer] vom [Datum] über CHF [Betrag ohne Steuer]. Der bereits bezahlte Differenzbetrag von CHF [Betrag] wird Ihnen in den nächsten Tagen zurückerstattet. Bitte verwenden Sie für Ihre Buchhaltung ausschliesslich die neue Rechnung. Wir bitten Sie, das Versehen zu entschuldigen. Freundliche Grüsse [Name, Betrieb]
Deine Preise sind Endpreise
Ohne Steuerpflicht gibt es keine Nettopreise mehr, sondern nur noch deine Preise. Was du beim Einkauf an Steuer zahlst, holst du nicht als Vorsteuer zurück; sie ist bei dir Aufwand und gehört in die Kalkulation. Rechne also nicht mit dem Preis ab Lieferantenrechnung ohne Steuer, sondern mit dem, was du wirklich überweist.
Wenn du im Lauf des Jahres über die Grenze kommst
Von der Steuerpflicht befreit ist, wer innerhalb eines Jahres im In- und Ausland weniger als CHF 100'000.00 Umsatz aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Wichtig ist das kleine Wort «Ausland»: Auch was du jenseits der Grenze fakturierst, zählt mit. Massgebend ist der Umsatz, nicht der Gewinn, und Material, Anfahrt und Entsorgung zählen dazu.
Wirst du steuerpflichtig, musst du dich unaufgefordert innert 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung anmelden (MWSTG Art. 66 Abs. 1). Seit 2025 geht das nur noch elektronisch über das Portal der ESTV (MWSTV Art. 123 Abs. 2 Bst. e). Ab diesem Moment ist diese Vorlage die falsche: Dann brauchst du die Rechnungsvorlage mit MwSt. Wann genau die Pflicht beginnt, steht im Ratgeber Ab wann bin ich mehrwertsteuerpflichtig?
So macht es KIDESK
In KIDESK sagst du einmal in den Firmeneinstellungen, ob du mehrwertsteuerpflichtig bist. Ist der Schalter aus, rechnet KIDESK jede Position mit 0 Prozent, auch dann, wenn du eine alte Rechnung kopierst, auf der noch 8.1 Prozent standen. So rutscht keine Steuerzeile aus einer alten Rechnung auf den neuen Beleg. Wirst du später steuerpflichtig, änderst du die Angabe an einer einzigen Stelle, und ab der nächsten Rechnung stimmt der Beleg wieder.
Häufige Fragen
Darf ich eine Zeile «MwSt 0.00» ins Total schreiben?
Besser nicht. Das Gesetz verbietet den Hinweis auf die Steuer (MWSTG Art. 27 Abs. 1), und eine Steuerzeile lässt sich als solcher Hinweis lesen, auch wenn dort null steht. Schreib stattdessen den Satz «Nicht mehrwertsteuerpflichtig.» im Klartext unter die Summe: Er sagt dasselbe, ohne wie ein Steuerausweis auszusehen.
Darf ich meine UID auf die Rechnung setzen?
Ja, die blosse UID in der Form CHE-123.456.789 darfst du nennen. Die UID ist eine Identifikationsnummer und sagt nichts über die Steuerpflicht. Weglassen musst du nur den Zusatz MWST, denn den führt ausschliesslich, wer im Register eingetragen ist.
Zählt Umsatz mit Kunden im Ausland zur Grenze?
Ja. Befreit ist, wer innerhalb eines Jahres im In- und Ausland weniger als CHF 100'000.00 Umsatz aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Wer die Hälfte seines Umsatzes über die Grenze fakturiert und nur das Inland zählt, rechnet sich die Befreiung schön.
Was mache ich mit der Vorsteuer auf meinen Einkäufen?
Nichts, du kannst sie nicht abziehen. Die Steuer auf Material, Werkzeug und Fahrzeug ist für dich Aufwand wie jeder andere Preisbestandteil. Buch die Lieferantenrechnung mit dem Bruttobetrag und rechne im Stundensatz und im Materialaufschlag damit.
Kann ich mich freiwillig unterstellen, obwohl ich unter der Grenze bin?
Ja, auf die Befreiung kann man verzichten. Ob sich das lohnt, hängt an deinem Materialanteil, an geplanten Anschaffungen und daran, ob deine Kunden Private oder Betriebe sind. Rechne es mit deinen eigenen Zahlen durch und besprich das Ergebnis mit deiner Treuhänderin.
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 27: unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- MWSTG Art. 10 Abs. 2: Befreiung von der Steuerpflicht unter CHF 100'000
- MWSTG Art. 66 Abs. 1: Anmeldung innert 30 Tagen
- Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 123: elektronische Verfahren
- ESTV: Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) und Format der MwSt-Nummer
- ESTV: Steuerpflicht bei der Mehrwertsteuer
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
