Eine Nummer, ein Zusatz, zwei Bedeutungen
Die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) besteht aus dem Länderkürzel CHE und neun Ziffern. Sie wird zufällig zugeteilt und enthält keine Angaben über den Betrieb. Gültig sind beide Schreibweisen: durchgehend als CHE123456789 und mit Bindestrich und Punkten als CHE-123.456.789. So beschreibt es das Bundesamt für Statistik, das das UID-Register führt.
Was hinter der Nummer steht, ist ein Hinweis und nicht Teil der UID: HR für einen Handelsregistereintrag, MWST für die Mehrwertsteuerpflicht, HR/MWST für beides. Ändert sich der Zusatz, bleibt die Nummer gleich. Der Betrieb, der heute unter der Grenze liegt und nächstes Jahr steuerpflichtig wird, bekommt also keine neue Nummer, sondern einen Zusatz dazu.
| Was im UID-Register steht | Was es bedeutet | Was das für die Rechnung heisst |
|---|---|---|
| CHE-123.456.789 | Der Betrieb hat eine UID, mehr sagt die Nummer nicht | Keine Mehrwertsteuer auf der Rechnung, keine Vorsteuer für dich |
| CHE-123.456.789 HR | Eintrag im Handelsregister, nicht im MwSt-Register | Wie oben: der Handelsregistereintrag hat mit der Steuer nichts zu tun |
| CHE-123.456.789 MWST | Eintrag im Register der steuerpflichtigen Personen | Steuersatz und Steuerbetrag gehören auf die Rechnung |
| CHE-123.456.789 HR/MWST | Beide Einträge | Wie oben |
Warum die UID allein nicht genügt
Auf einer Rechnung verlangt das Mehrwertsteuergesetz nicht irgendeine Nummer, sondern den Hinweis auf den Eintrag im Register der steuerpflichtigen Personen und die Nummer, unter der du eingetragen bist (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. a). Genau das leistet der Zusatz MWST. Eine Nummer, die kommentarlos im Briefkopf steht, ohne Zusatz und ohne Bezeichnung, erfüllt diese Pflichtangabe nicht.
Umgekehrt gilt der Riegel: Wer nicht eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen. Wer trotzdem eine Steuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV), auch wenn er ihn nie abliefern wollte (MWSTG Art. 27 Abs. 1 und 2). Aus der Sache kommst du nur auf zwei Wegen: Du korrigierst die Rechnung mit einem Dokument, das auf sie verweist und sie widerruft (Art. 27 Abs. 4), oder du machst glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist, etwa weil der Empfänger keine Vorsteuer abgezogen hat (Art. 27 Abs. 2 Bst. b). Wer unter der Grenze von CHF 100'000.00 arbeitet, lässt darum sowohl den Zusatz MWST als auch jede Steuerzeile weg. Einzelheiten dazu stehen im Ratgeber Rechnung ohne MwSt.
So prüfst du eine Nummer in zwei Minuten
Nummer oder Firmennamen ins UID-Register tippen
Das Register des Bundesamts für Statistik liegt offen unter uid.admin.ch. Du suchst nach der UID, nach dem Firmennamen oder, bei Einzelfirmen, nach Name und Vorname der Inhaberin.
Den MwSt-Status lesen
Im Treffer steht, ob der Betrieb im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist und ob dieser Eintrag noch aktiv ist. Das ist der Punkt, auf den es ankommt: Ein gelöschter Eintrag heisst, dass dieser Betrieb heute keine Steuer mehr ausweisen darf.
Mit dem Beleg vergleichen
Stimmen Name und Ort auf der Rechnung mit dem Register überein? Weicht beides ab, fragst du beim Lieferanten nach, bevor du die Rechnung bezahlst und den Abzug geltend machst.
Die Schreibweise entscheidet nicht über den Vorsteuerabzug
Hier hält sich ein hartnäckiger Irrtum: Eine Rechnung, auf der die Nummer nicht sauber als CHE-123.456.789 MWST steht, sei wertlos. Die ESTV sagt selbst etwas anderes. Erhält ein steuerpflichtiger Empfänger eine Rechnung, auf der die MwSt-Nummer anders dargestellt ist, kann er die Vorsteuer trotzdem geltend machen, sofern die Voraussetzungen nach MWSTG Art. 28 bis 33 erfüllt sind. Als Beispiele anderer Darstellungen nennt sie unter anderem:
- MWST-Nummer: CHE-123.456.789, also ohne den Zusatz am Schluss
- MWST-Nummer: CHE123456789, ohne Bindestrich und Punkte
- CHE123456789MWST, alles zusammengeschrieben (oder TVA, IVA)
- CHE 123 456 789 MWST, mit Leerzeichen (oder TVA, IVA)
- MWST-Nummer: 123.456.789, ganz ohne Länderkürzel
Der Zusatz darf auch auf Italienisch (IVA) oder Französisch (TVA) erfasst werden. Die englische Abkürzung VAT ist dagegen nicht erlaubt. Für deine eigenen Rechnungen bleibt die empfohlene Form trotzdem die beste Wahl: Sie ist eindeutig, und niemand muss nachfragen.
Woher du deine eigene Nummer bekommst
Die UID bekommst du nicht auf Antrag, sondern automatisch: Alle in der Schweiz aktiven Unternehmen und Institutionen erhalten einen kostenlosen Eintrag im Register. Vergeben wird die Nummer von den sogenannten UID-Stellen, also von Verwaltungsstellen des Bundes, der Kantone und der Gemeinden. Den Zusatz MWST setzt die ESTV, wenn sie dich als steuerpflichtige Person einträgt. Bei der Anmeldung teilt sie dir die Nummer zu, unter der du registriert wirst (MWSTG Art. 66 Abs. 1). Wann das passiert, steht im Ratgeber Mehrwertsteuerpflichtig ab CHF 100'000.
So macht es KIDESK
Deine eigene Nummer trägst du einmal in den Firmeneinstellungen ein, danach setzt KIDESK sie auf jeden Beleg. In denselben Einstellungen steht, ob dein Betrieb mehrwertsteuerpflichtig ist: Ist er es nicht, rechnet KIDESK ohne Steuer, und auf der Rechnung erscheint keine Steuerzeile. Ob dein Lieferant eingetragen ist, prüfst du selbst im Register: Das Register ist die Wahrheit, nicht die Rechnung.
Häufige Fragen
Ich habe eine UID bekommen. Muss ich jetzt Mehrwertsteuer abrechnen?
Nein. Die UID ist nur eine Identifikationsnummer und sagt über die Steuer nichts aus. Steuerpflichtig wirst du über den Umsatz, nicht über eine Nummer. Erst mit dem Eintrag im Register der steuerpflichtigen Personen kommt der Zusatz MWST dazu.
Mein Lieferant hat auf der Rechnung Mehrwertsteuer ausgewiesen, steht aber nicht im MwSt-Register. Was nun?
Verlange eine korrigierte Rechnung. Er darf ohne Eintrag nicht auf die Steuer hinweisen und schuldet den ausgewiesenen Betrag trotzdem der ESTV (MWSTG Art. 27). Für dich gilt: Prüfen musst du nicht bei jedem Beleg. Weisst du aber, dass der Lieferant nicht als steuerpflichtige Person eingetragen ist, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (MWSTV Art. 59 Abs. 2). Ab dem Moment, in dem du es weisst, darfst du die Steuer also nicht mehr abziehen.
Ändert sich meine Nummer, wenn ich mich abmelde oder die Rechtsform wechsle?
Bei der Abmeldung bleibt die UID, nur der Zusatz MWST fällt weg. Gründest du neben der Einzelfirma eine GmbH, entsteht dagegen ein neuer Rechtsträger, und der bekommt eine eigene UID. Wandelt eine Gesellschaft bloss ihre Rechtsform um, etwa eine GmbH in eine AG, bleibt es derselbe Rechtsträger: Ihre Rechtsverhältnisse werden dadurch nicht verändert (Fusionsgesetz Art. 53), und die UID bleibt.
Muss die UID auf jeder Rechnung stehen?
Auf einer Rechnung mit Mehrwertsteuer gehört die Nummer mit dem Zusatz MWST dazu, weil sie eine Pflichtangabe nach MWSTG Art. 26 Abs. 2 ist. Bist du nicht steuerpflichtig, gibt es keine solche Pflicht: Die UID darfst du angeben, musst aber nicht, und den Zusatz MWST trägst du dann nicht.
Wie finde ich die UID eines Kunden, der mir nur den Firmennamen genannt hat?
Über die Suche im UID-Register des Bundesamts für Statistik unter uid.admin.ch. Für Unternehmen im Handelsregister führt auch der Firmenindex Zefix zum Ziel. Beides ist kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar.
Quellen
- Bundesamt für Statistik: Allgemeines zur UID (Aufbau, Zusätze HR und MWST)
- ESTV: Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) und MWST-Nummer
- UID-Register des Bundes (Suche)
- Fusionsgesetz (FusG), Art. 53: Grundsatz der Umwandlung
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung
- MWSTG Art. 27: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 59: Nachweis (Vorsteuerabzug bei nicht eingetragenem Lieferanten)
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
