Wann ein Posten offen ist und wann nicht
Ein Posten wird offen, sobald die Rechnung gestellt ist, und er schliesst sich, sobald das Geld vollständig da ist. Drei Fälle werden im Alltag oft falsch eingeordnet.
- Der Auftrag ist fertig, die Rechnung noch nicht geschrieben: kein offener Posten, sondern eine angefangene Arbeit. In der Bilanz steht sie unter «Vorräte und nicht fakturierte Dienstleistungen», im Kontenrahmen KMU auf Konto 1280.
- Der Kunde hat die Hälfte bezahlt: der Posten bleibt offen, aber nur noch mit dem Restbetrag. Teilzahlungen gehören an die Rechnung, nicht in eine zweite Zeile.
- Die Rechnung ist storniert oder gutgeschrieben: kein offener Posten mehr. Eine Gutschrift nimmt die Forderung zurück, statt sie zu löschen.
Was in die OP-Liste gehört
Eine OP-Liste ist keine Buchhaltung, sondern ein Arbeitspapier. Sie muss auf einen Blick beantworten, wer wie lange überzogen hat und was der nächste Schritt ist. Diese Spalten braucht sie: Rechnungsnummer und Datum, Kunde, Bruttobetrag, bereits bezahlter Teil, Restbetrag, Fälligkeitsdatum, Tage seit Fälligkeit, Mahnstufe und eine Spalte für Abmachungen wie eine Ratenzahlung. Der Bruttobetrag steht drin, weil der Kunde brutto überweist.
Die Altersstruktur: die Auswertung, die wirklich etwas bringt
Eine Gesamtsumme offener Forderungen sagt wenig. Erst die Staffelung nach Alter zeigt, ob du ein Zahlungsproblem hast oder nur ein Fakturierungstempo. Das Beispiel ist eine Reinigungsfirma mit CHF 96'000.00 offenen Kundenrechnungen am 30. Juni.
| Alter | Betrag | Anteil | Was damit zu tun ist |
|---|---|---|---|
| Noch nicht fällig | CHF 41'500.00 | 43.2 % | Nichts. Das ist normales Geschäft |
| 1 bis 30 Tage überfällig | CHF 28'000.00 | 29.2 % | Zahlungserinnerung, freundlich und kostenlos |
| 31 bis 60 Tage überfällig | CHF 14'500.00 | 15.1 % | Zweite Mahnung, dazu ein Anruf bei den grössten Positionen |
| 61 bis 90 Tage überfällig | CHF 7'200.00 | 7.5 % | Letzte Mahnung mit Frist und Hinweis auf die Betreibung |
| Über 90 Tage überfällig | CHF 4'800.00 | 5.0 % | Entscheiden: betreiben oder abschreiben. Liegenlassen ist keine Variante |
Was am Jahresende mit den offenen Posten passiert
Am Bilanzstichtag wandert die OP-Liste der Kunden als Summe in die Bilanz. Dabei wird jede Position darauf angeschaut, ob sie noch werthaltig ist: Der nutzungs- und altersbedingte Wertverlust wird über Abschreibungen berücksichtigt, jeder andere Wertverlust über Wertberichtigungen (OR Art. 960a Abs. 3). Für zweifelhafte Forderungen heisst diese Wertberichtigung Delkredere und steht im Kontenrahmen KMU auf Konto 1109. Steuerlich akzeptieren die Kantone dafür in der Regel einen pauschalen Satz; wie hoch er bei dir ist, sagt dir deine Treuhandstelle.
Fällt eine Forderung endgültig aus, etwa nach einem Verlustschein, wird sie ausgebucht. Bist du mehrwertsteuerpflichtig, korrigierst du dann auch die Steuer: Wird das Entgelt korrigiert, ist die Umsatzsteuerschuld in dem Zeitpunkt anzupassen, in dem die Korrektur verbucht wird (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Du bekommst also die abgerechnete Mehrwertsteuer auf den ausgefallenen Betrag zurück, aber erst dann, nicht schon beim ersten Zweifel.
Der Unterschied zwischen den beiden Abrechnungsarten wird genau hier spürbar. Wer nach vereinbarten Entgelten abrechnet, schuldet die Mehrwertsteuer mit der Rechnungsstellung, also lange bevor der offene Posten bezahlt ist. Wer nach vereinnahmten Entgelten abrechnet, schuldet sie erst mit dem Zahlungseingang (MWSTG Art. 39 und 40). Bei vielen und alten offenen Posten ist das ein echter Unterschied für die Liquidität.
So macht es KIDESK
In KIDESK ist die OP-Liste die Rechnungsliste selbst: Sie zeigt offene, teilbezahlte und überfällige Rechnungen mit Restbetrag und Mahnstufe. Auf die Startseite stellst du dir dazu die Bausteine «Forderungen nach Alter» und «Mahnstapel». Das Mahnwesen arbeitet mit drei Stufen, deinen Fristen und deiner Gebühr; den Verzugszins schaltest du dazu, wenn du ihn willst. Bezahlt wird eine Rechnung entweder von Hand oder über die CAMT-Datei, die du im E-Banking herunterlädst: KIDESK ordnet die Zahlungen den Rechnungen zu, bei einer Teilzahlung bleibt der Rest offen, und der QR-Einzahlungsschein trägt dann genau diesen Restbetrag.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen offenen Posten und Debitoren?
Debitoren sind die Kunden, die noch nicht bezahlt haben, und zugleich die Bilanzposition mit ihren Forderungen. Offene Posten ist der weitere Begriff: Er meint jede unbezahlte Rechnung, auch die von Lieferanten, also die Kreditoren-Seite.
Wie oft soll ich die OP-Liste anschauen?
Einmal pro Woche reicht im Kleinbetrieb, wenn die Zahlungseingänge laufend verbucht werden. Wichtiger als die Häufigkeit ist die Konsequenz: Was die Liste als überfällig zeigt, wird am selben Tag gemahnt oder angerufen, sonst wächst der älteste Balken einfach weiter.
Gehört eine Akontorechnung in die offenen Posten?
Ja. Eine gestellte Akontorechnung ist eine Forderung wie jede andere, bis sie bezahlt ist. In der Schlussrechnung wird sie später angerechnet, damit der Kunde nicht zweimal zahlt.
Darf ich eine alte Forderung einfach abschreiben?
Buchhalterisch ja, sobald sie uneinbringlich ist, und dann korrigierst du auch die Mehrwertsteuer (MWSTG Art. 41). Rechtlich verschwindet die Schuld dadurch nicht: Der Kunde schuldet das Geld weiter, bis die Forderung verjährt oder du sie ihm ausdrücklich erlässt.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 959a: Mindestgliederung der Bilanz
- OR Art. 960a: Bewertung der Aktiven, Abschreibungen und Wertberichtigungen
- OR Art. 127, 128 und 135: Verjährungsfristen und Unterbrechung
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 41: nachträgliche Änderung der Umsatzsteuerschuld
- MWSTG Art. 39 und 40: Abrechnungsart und Entstehung der Steuerforderung
- KMU-Portal des Bundes: Schweizer Kontenrahmen KMU, offizielle Schulversion (PDF)
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