Retainer und Monatspauschalen sauber abrechnen.

Ein Retainer verkauft nicht Stunden, sondern Planbarkeit: Dein Kunde weiss, was ihn der Monat kostet, du weisst, was im Monat hereinkommt. Genau darin steckt auch das Risiko. Ist der Umfang unscharf beschrieben, wächst die Arbeit still, während der Betrag stehen bleibt. Dieser Text zeigt, welche drei Modelle es gibt, wie du den Preis rechnest, was auf die Rechnung gehört und was bei der Kündigung wirklich gilt.

Drei Arten von Retainer, drei Arten von Risiko

Retainer ist kein Rechtsbegriff, sondern ein Sammelwort. Im Alltag von IT-Unternehmen und Beratungsbüros kommen drei Formen vor, und sie unterscheiden sich vor allem darin, wer sich verschätzt, wenn ein Monat anders läuft als gedacht.

Die Wahl entscheidet auch, was du im Streitfall schuldest. Beim Auftrag schuldest du sorgfältiges Tätigwerden, nicht den Erfolg (OR Art. 394). Verspricht dein Vertrag dagegen ein bestimmtes Ergebnis, etwa eine fertige Auswertung oder eine migrierte Umgebung, ist dieser Teil ein Werkvertrag, und dort schuldest du das Werk (OR Art. 363). Der Unterschied ist kein Papierkrieg, er entscheidet über Kündigung, Haftung und Vergütung. Er steht ausführlich unter Auftrag oder Werkvertrag.

Was in den Retainer-Vertrag gehört

• Der Leistungsumfang und die Ausschlüsse. Was nicht als Ausschluss dasteht, gilt beim nächsten Notfall als inbegriffen. Nenne die Ausschlüsse beim Namen: Projekte, Umzüge, neue Standorte, Hardwarebeschaffung, Schulungen, Arbeit ausserhalb der Servicezeiten.
• Servicezeiten und Reaktionszeit. Zwei verschiedene Dinge. Servicezeit ist, wann du erreichbar bist, Reaktionszeit ist, wie schnell du dich meldest. Zusagen zur Behebungsdauer gehören nur in den Vertrag, wenn du sie auch bei einem Ausfall deines Lieferanten halten kannst.
• Das Kontingent und sein Verfall. Anzahl Stunden pro Monat, was mit nicht genutzten Stunden passiert, wie der Saldo gezeigt wird.
• Der Ansatz für Mehrleistung und ab wann er greift. Ohne diesen Satz verhandelst du jeden Monat neu.
• Die Preisanpassung. Einmal pro Jahr, mit Ankündigungsfrist und Kündigungsrecht des Kunden. Ein Retainer ohne Anpassungsklausel wird über die Jahre still zum Verlustgeschäft.
• Laufzeit, Kündigungsfrist und was bei Beendigung geschieht: Rückgabe von Zugängen, Herausgabe von Daten, Abrechnung des Restsaldos.
• Die Auftragsbearbeitung, sobald du Zugriff auf Personendaten deines Kunden hast. Wer Bearbeitung überträgt, muss vertraglich sicherstellen, dass sie nur so erfolgt, wie er sie selbst vornehmen dürfte, und Unterauftragsbearbeiter brauchen seine vorgängige Genehmigung (DSG Art. 9). In der IT-Betreuung ist das der Normalfall, nicht die Ausnahme.

Nicht genutzte Stunden: drei Regelungen, eine Entscheidung

Die häufigste offene Frage im Retainer ist die nach dem Restsaldo. Das Gesetz gibt dazu nichts vor: Es gilt, was ihr abgemacht habt. Fehlt die Abmachung, streitet ihr im dritten Monat darüber, und der Kunde hat ein gutes Argument, weil er für Stunden bezahlt hat, die er nicht bekommen hat.

Bei Geschäftskunden könnt ihr das frei regeln. Arbeitest du für Privatpersonen, kommt eine Grenze dazu: Unlauter handelt, wer allgemeine Geschäftsbedingungen verwendet, die in Treu und Glauben verletzender Weise zum Nachteil von Konsumentinnen und Konsumenten ein erhebliches und ungerechtfertigtes Missverhältnis zwischen vertraglichen Rechten und Pflichten vorsehen (UWG Art. 8). Eine Klausel, die im Voraus bezahlte Stunden sofort verfallen lässt und gleichzeitig jede Kündigung ausschliesst, ist in dieser Richtung verdächtig.

Den Preis rechnen, nicht schätzen

Eine Pauschale entsteht in vier Schritten: erwarteter Aufwand je Monat, Ansatz, Zuschlag für die Bereitschaft, Abschlag für die Bindung. Im Beispiel betreut ein IT-Betrieb ein Büro mit zwanzig Arbeitsplätzen. Die Zahlen sind Beispiele aus einer Kalkulation und keine Marktpreise; wie du auf deinen eigenen Ansatz kommst, steht unter Stundensatz für IT-Freelancer und Berater.

Daraus werden im Jahr CHF 15'240.00 netto. Bist du mehrwertsteuerpflichtig, kommen je Monat 8.1 Prozent dazu, also CHF 102.87, und die Rechnung lautet auf CHF 1'372.87. Rechne den Abschlag für die Bindung bewusst und halte ihn klein: Er ist der Preis dafür, dass dein Kunde sich festlegt, nicht ein Rabatt für Treue. Wer 20 Prozent abgibt, arbeitet bei jedem intensiven Monat gratis.

Was auf die Retainer-Rechnung gehört

Bei einer Pauschale steht auf der Rechnung nicht, was du gemacht hast, sondern wofür bezahlt wird. Damit sie trotzdem prüfbar ist, braucht sie vier Angaben mehr als eine gewöhnliche Rechnung.

• Der Leistungszeitraum. Das Mehrwertsteuergesetz verlangt Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit sie nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c). Bei einer Monatspauschale fallen sie immer auseinander.
• Der Verweis auf den Vertrag mit Datum, damit niemand den Umfang aus dem Gedächtnis rekonstruieren muss.
• Zwei Zeilen, was enthalten ist. «Betreuungspauschale gemäss Vertrag» genügt dem Gesetz nicht: Verlangt sind Art, Gegenstand und Umfang der Leistung (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. d).
• Der Stand des Kontingents, wenn ihr eines vereinbart habt: verbraucht, übertragen, verfallen. Diese drei Zahlen ersparen dir jedes Quartal ein Telefonat.

Mehrleistung kommt als eigene Position auf denselben Beleg, mit Datum, Stunden, Ansatz und dem Namen der Person, die sie freigegeben hat. Die einzelnen Zeiten gehören in einen Stundennachweis als Beilage, nicht in die Rechnung; wie du ihn aufbaust, steht unter Dienstleistung nach Stunden abrechnen.

Im Voraus oder im Nachhinein?

Beides ist zulässig, solange es auf dem Beleg steht und du es nicht jeden Monat anders machst. Im Voraus ist bei Bereitschaft und Kontingenten üblich und besser für deinen Geldfluss, im Nachhinein passt zu Pauschalen, die den Aufwand des vergangenen Monats abbilden. Für die Mehrwertsteuer gilt: Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Rechnungsstellung, bei Vorauszahlungen und bei Leistungen ohne Rechnungsstellung mit der Vereinnahmung des Entgelts (MWSTG Art. 40 Abs. 1). Rechnest du nach vereinnahmten Entgelten ab, entsteht sie immer erst mit dem Zahlungseingang (Abs. 2). Ein Kontingent, das dein Kunde im Januar für das ganze Jahr bezahlt, ist so oder so im Januar zu versteuern, auch wenn noch keine Stunde geleistet ist.

Kündigung: was OR Art. 404 für deinen Retainer heisst

Für den Auftrag sagt das Gesetz in Art. 404 Abs. 1 einen einzigen Satz, der viele Retainer-Verträge relativiert: «Der Auftrag kann von jedem Teile jederzeit widerrufen oder gekündigt werden.» Absatz 2 setzt dem eine Folge entgegen: Wer zur Unzeit kündigt, ersetzt der anderen Seite den daraus entstandenen Schaden. Ob eine vereinbarte Mindestlaufzeit dieses Recht einschränken kann, hängt davon ab, wie ein Gericht den Vertrag einordnet. Verlass dich nicht darauf, sondern baue den Vertrag so, dass eine frühe Kündigung dich nicht kalt erwischt.

• Aufbaukosten vorne abrechnen. Übernahme, Aufnahme der Umgebung, Dokumentation und Einrichtung sind ein eigener Auftrag mit eigener Rechnung, nicht ein Geschenk, das sich über 24 Monate amortisiert.
• Vorausbezahltes anteilig zurückerstatten, und das im Vertrag so schreiben. Eine Klausel, die im Voraus bezahlte Monate einbehält, lädt zum Streit ein und bringt dir selten mehr als sie kostet.
• Restsaldo des Kontingents beim Ende abrechnen: entweder auszahlen, oder innert einer genannten Frist abarbeiten.
• Übergabe regeln. Welche Unterlagen, Zugänge und Daten du herausgibst, in welcher Form und innert welcher Frist. Ein Aufwandposten dafür gehört in den Vertrag, sonst leistest du ihn gratis.

Preis anpassen, ohne den Kunden zu verlieren

Ein Retainer läuft Jahre. Ohne Anpassungsklausel verhandelst du nach drei Jahren eine Erhöhung gegen die Gewohnheit deines Kunden, und das ist der schwierigste aller Gespräche. Schreib stattdessen in den Vertrag, dass der Preis einmal jährlich auf einen bestimmten Termin angepasst werden kann, mit einer Ankündigungsfrist von zwei oder drei Monaten und dem Recht des Kunden, auf denselben Termin zu kündigen. Damit ist die Erhöhung eine Abmachung und keine Zumutung. Wie du sie formulierst, steht unter Preiserhöhung mitteilen.

Ein einziger Retainer-Kunde ist ein Risiko für euch beide

Wer als Einzelfirma dauerhaft für nur einen Auftraggeber arbeitet, riskiert, dass die AHV-Ausgleichskasse die Tätigkeit als unselbständig einstuft. Entschieden wird das im Einzelfall und nicht durch den Vertrag: Die Kasse schaut auf das Auftreten in eigenem Namen, das eigene wirtschaftliche Risiko, die Zahl der Auftraggeber, die freie Organisation der Arbeit und die eigene Infrastruktur (AHV-Merkblatt 2.02). Trifft es zu, muss dein Kunde nachträglich Arbeitgeberbeiträge zahlen, und das trifft eure Zusammenarbeit härter als jede Preisverhandlung. Mehr dazu unter Scheinselbständigkeit vermeiden.

Klauseln zum Kopieren

Diese Bausteine kannst du in deinen Vertrag übernehmen. Stunden, Beträge und Fristen setzt du selbst ein, und du prüfst, ob sie zu dem passen, was du wirklich leisten kannst.

Umfang: Der Auftragnehmer erbringt die in Anhang 1 beschriebenen Leistungen. Nicht enthalten sind Projekte, Standortwechsel, Beschaffungen, Schulungen sowie Arbeiten ausserhalb der Servicezeiten. Solche Leistungen werden nach vorgängiger Freigabe gesondert verrechnet.

Servicezeiten und Reaktion: Montag bis Freitag, 08.00 bis 17.00 Uhr, ausgenommen Feiertage am Sitz des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer meldet sich innert [4] Arbeitsstunden nach Eingang einer Meldung. Eine Behebungsfrist wird nicht zugesichert.

Kontingent: Die Pauschale umfasst [10] Stunden pro Monat. Nicht bezogene Stunden werden auf den Folgemonat übertragen; der Übertrag ist auf [ein] Monatskontingent begrenzt und verfällt nach [drei] Monaten sowie mit dem Ende des Vertrags. Der Auftragnehmer weist den Stand auf jeder Rechnung aus.

Mehrleistung: Über das Kontingent hinausgehende Leistungen werden zu CHF [150.00] je Stunde verrechnet, in Schritten von [15] Minuten. Ab einem erwarteten Mehraufwand von [2] Stunden holt der Auftragnehmer vorgängig die Freigabe des Auftraggebers ein.

Preis und Anpassung: Die Pauschale beträgt CHF [1'270.00] pro Monat zuzüglich Mehrwertsteuer und wird monatlich im Voraus in Rechnung gestellt. Der Auftragnehmer kann die Pauschale einmal jährlich auf den 1. Januar anpassen. Er teilt dies bis spätestens 30. September mit. Der Auftraggeber kann den Vertrag in diesem Fall auf denselben Termin kündigen.

Beendigung: Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Parteien unter Einhaltung einer Frist von [drei] Monaten auf das Ende eines Monats gekündigt werden. Vorbehalten bleibt Art. 404 OR. Bereits bezahlte Pauschalen werden für die Zeit nach der Beendigung anteilig zurückerstattet. Der Auftragnehmer gibt Zugänge, Unterlagen und Daten innert [20] Arbeitstagen heraus; der dafür nötige Aufwand wird nach Aufwand verrechnet.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.