Wartungsvertrag aufsetzen, der auch trägt.

Was hineingehört

Ein Wartungsvertrag scheitert fast nie am Recht, sondern an einer fehlenden Zeile. Diese Punkte klärst du, bevor du einen Preis nennst.

1. 1.Die Anlage, eindeutig bezeichnet. Fabrikat, Typ, Baujahr, Seriennummer, Standort im Gebäude. Bei mehreren Anlagen eine Liste als Anhang, denn daran hängt später der Preis.
2. 2.Der Leistungsumfang. Was wird bei jedem Service gemacht: kontrollieren, messen, reinigen, einstellen, protokollieren. Je konkreter, desto weniger Diskussion.
3. 3.Die Grenze zur Reparatur. Der wichtigste Satz im ganzen Vertrag. Dazu unten mehr.
4. 4.Intervall und Zeitfenster. Einmal jährlich, halbjährlich, nach Betriebsstunden. Dazu der Zeitraum, in dem du kommst, etwa «zwischen Mai und September nach Absprache».
5. 5.Verbrauchs- und Verschleissmaterial. Dichtungen, Filter, Elektroden, Schmiermittel: eingeschlossen bis zu einem Betrag, oder immer nach Aufwand.
6. 6.Reaktionszeit und Störungsdienst. Innert welcher Zeit meldest du dich, innert welcher bist du vor Ort, gilt das auch am Wochenende, und was kostet der Pikettzuschlag.
7. 7.Preis und Anpassung. Jahrespauschale, Stundenansätze für alles ausserhalb, Anfahrt, Zuschläge. Dazu, wann und wie du die Pauschale anpassen darfst.
8. 8.Zutritt und Schlüssel. Wer öffnet, wo der Schlüssel liegt, wer informiert die Mieterschaft. Ohne diesen Punkt fährst du umsonst hin, und dann stellt sich die Frage, wer die Fahrt zahlt.
9. 9.Dokumentation. Serviceprotokoll je Einsatz, Unterschrift, wo es abgelegt wird. Bei Anlagen mit mehr als 3 kg Kältemittel kommt das Wartungsheft dazu.
10. 10.Laufzeit, Beendigung und Haftung. Ab wann, wie lange, wie endet er, und welche Versicherung deckt Schäden an der Anlage.

Die Grenze zwischen Wartung und Reparatur

Hier entsteht der ganze Ärger. Der Kunde versteht unter «Wartungsvertrag» oft eine Versicherung: Er zahlt jährlich, dafür ist alles gedeckt. Du verstehst darunter den geplanten Unterhalt. Schreib darum nicht nur hin, was drin ist, sondern auch, was nicht drin ist.

Der Preis, durchgerechnet

Eine Jahrespauschale ist ein fester Preis: Brauchst du länger, ist das dein Risiko, bist du schneller, dein Gewinn. Rechne sie deshalb mit deinem echten Stundensatz und nicht mit einem Wunschwert. Alles ausserhalb läuft nach Aufwand, und der Kunde weiss vorher, zu welchem Ansatz.

Prüf am Jahresende, ob die Pauschale gereicht hat. Rechne dazu die tatsächlich gefahrenen Einsätze und Stunden gegen die Pauschalen aller Verträge. Wie du deinen Ansatz überhaupt bestimmst, steht unter Stundenansatz für Handwerker, und eine Preisanpassung kündigst du so an, wie es unter Preiserhöhung mitteilen beschrieben ist.

Laufzeit und Kündigung: warum die Mindestlaufzeit wackelt

Ein Wartungsvertrag ist meist ein gemischter Vertrag: Er enthält Tätigkeiten ohne geschuldeten Erfolg, etwa kontrollieren und messen, und Leistungen mit Erfolg, etwa die ersetzte Pumpe. Wie ein konkreter Vertrag einzuordnen ist, entscheidet sich an seinem Inhalt und im Streitfall vor Gericht. Überwiegt der Tätigkeitsteil, liegt die Einordnung als Auftrag nahe (OR Art. 394 Abs. 2). Dann gilt auch OR Art. 404: Jede Seite kann jederzeit kündigen. Dieses Recht ist nach der Rechtsprechung des Bundesgerichts zwingend und kann vertraglich weder wegbedungen noch beschränkt werden. Es «beschlägt sowohl reine Auftragsverhältnisse als auch gemischte Verträge, für welche hinsichtlich der zeitlichen Bindung der Parteien die Bestimmungen des Auftragsrechtes als sachgerecht erscheinen» (BGE 115 II 464). Eine Klausel «Laufzeit fünf Jahre, Kündigung nur auf Jahresende» ist damit nicht das Sicherheitsnetz, für das du sie hältst.

• Kalkuliere ohne Amortisation über die Laufzeit. Die Bestandsaufnahme bei Vertragsbeginn gehört als eigene Position auf die erste Rechnung, nicht verteilt in die Monatspauschale.
• Verrechne im Voraus nur, was du im Voraus leistest. Eine Jahresrechnung für einen Service, den du erst im Herbst erbringst, musst du bei einer Kündigung anteilig zurückzahlen.
• Regle die Abgeltung, nicht die Bindung. Was OR Art. 404 nicht zulässt, holst du über OR Art. 402: Ersatz der Auslagen und Verwendungen, die du in richtiger Ausführung gemacht hast, samt Zinsen, und Befreiung von den Verbindlichkeiten, die du dafür eingegangen bist.
• Halte den Wert sichtbar. Ein Serviceprotokoll je Einsatz und eine jährliche Zusammenfassung sind der beste Kündigungsschutz, den es gibt.

Pflichten, die nicht im Vertrag stehen und trotzdem gelten

Bei Anlagen mit Kältemittel, also bei Wärmepumpen, Klimaanlagen und Lüftungsanlagen mit Kühlung oder Wärmepumpe, verlangt die Chemikalien-Risikoreduktions-Verordnung (ChemRRV) mehr als eine Rechnung. Für Geräte und Anlagen mit mehr als 3 kg Kältemittel muss die Inhaberin ein Wartungsheft führen lassen. Die Fachperson trägt nach jedem Eingriff ein: Datum, ausgeführte Arbeiten, Ergebnis der Dichtigkeitskontrolle, Menge und Art des entnommenen und eingefüllten Kältemittels, Firma, Name und Unterschrift. Die Dichtigkeit ist regelmässig zu prüfen, mindestens bei jedem Eingriff und jeder Wartung; das gilt bei mehr als 3 kg Kältemittel und auch für kleinere Anlagen, deren in der Luft stabiles Kältemittel mehr als 5 Tonnen CO2-Äquivalenten entspricht. Inbetriebnahme und Ausserbetriebnahme stationärer Anlagen mit mehr als 3 kg Kältemittel sind dem Bundesamt für Umwelt innert drei Monaten zu melden (ChemRRV Anhang 2.10 Ziffern 3.4, 3.5 und 5.1).

Wer nebenbei Elektroinstallationen betreut, prüft ausserdem die Kontrollperioden der Niederspannungs-Installationsverordnung. Sie hängen an der Art der Installation und reichen von jährlich bis alle zwanzig Jahre. Diese Kontrolle ist nicht Teil einer Heizungswartung und gehört auch nicht stillschweigend in die Pauschale.

Klauseln zum Kopieren

1. Gegenstand
Der Unternehmer wartet die in Anhang 1 aufgeführten Anlagen am Standort [Adresse].

2. Leistungen im Pauschalpreis
Je Serviceintervall: Funktionskontrolle, Messung der Betriebswerte, Reinigung der zugänglichen Teile, Einstellung, Sichtkontrolle auf Dichtheit sowie ein Serviceprotokoll. Eingeschlossen ist Verschleissmaterial bis CHF [Betrag] je Einsatz.

3. Nicht eingeschlossen
Ersatz defekter Bauteile, Störungseinsätze ausserhalb des Intervalls, Arbeiten infolge unsachgemässer Bedienung oder Fremdeinwirkung, Entsorgung sowie Material über dem Betrag nach Ziffer 2. Diese Leistungen werden nach Aufwand verrechnet.

4. Preise
Jahrespauschale CHF [Betrag] ohne Mehrwertsteuer, zahlbar nach dem ausgeführten Service. Arbeitsstunde CHF [Betrag], Anfahrt CHF [Betrag] je Einsatz. Zuschläge: [Abend/Samstag/Sonntag und Feiertag] [Prozent]. Der Unternehmer kann die Jahrespauschale auf Beginn eines Vertragsjahres anpassen; er teilt dies mindestens [Anzahl] Monate im Voraus mit.

5. Intervall und Termine
Die Wartung erfolgt [Anzahl] Mal pro Jahr, jeweils zwischen [Monat] und [Monat]. Der Unternehmer schlägt den Termin mindestens [Anzahl] Arbeitstage vorher vor.

6. Störungen
Der Unternehmer meldet sich innert [Anzahl] Stunden nach Eingang der Meldung während der Arbeitszeit und ist innert [Anzahl] Arbeitstagen vor Ort. Ein Pikettdienst ausserhalb der Arbeitszeit ist [vereinbart / nicht vereinbart].

7. Zutritt
Der Kunde stellt den Zugang zur Anlage sicher und bezeichnet eine Kontaktperson. Ist die Anlage zum vereinbarten Termin nicht zugänglich, wird die Anfahrt verrechnet.

8. Dokumentation
Nach jedem Einsatz erhält der Kunde ein Serviceprotokoll. Bei Anlagen mit Kältemittel führt der Unternehmer die Einträge im Wartungsheft nach.

9. Beginn und Beendigung
Der Vertrag beginnt am [Datum] und läuft auf unbestimmte Zeit. Beide Parteien können ihn jederzeit beenden. Bereits erbrachte Leistungen sowie Auslagen und Verwendungen, die der Unternehmer in richtiger Ausführung des Vertrags gemacht hat, werden vergütet. Im Voraus bezahlte, noch nicht erbrachte Leistungen werden anteilig zurückerstattet.

Drei Fehler, die Wartungsverträge unrentabel machen

• Die Anfahrt vergessen. Bei einer Pauschale von CHF 280.00 frisst eine Fahrt von 40 Minuten den Gewinn. Entweder ist die Anfahrt eingerechnet und im Preis sichtbar, oder sie wird verrechnet.
• Nie angepasst. Ein Vertrag von 2016 mit dem Stundenansatz von 2016 ist heute oft ein Verlustgeschäft. Ohne Anpassungsklausel musst du jedes Mal neu verhandeln.
• Termin nicht geplant. Der Vertrag, an den im Frühling niemand denkt, wird nicht ausgeführt und nicht verrechnet. Trag das Intervall dort ein, wo du täglich hinschaust.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.