Rechnung als Freelancer: was wirklich anders ist.

Vier Unterschiede zur Rechnung eines Handwerksbetriebs

Alles Übrige ist gleich: Pflichtangaben, Zahlungsfrist, Verzugszins, QR-Zahlteil. Wie du Stunden verdichtest und den Stundennachweis als Beilage aufbaust, steht im Ratgeber Dienstleistung nach Stunden abrechnen.

Nutzungsrechte: ohne klaren Satz gibt es Streit

Das Urheberrecht ist übertragbar. Aber: Die Übertragung eines im Urheberrecht enthaltenen Rechtes schliesst die Übertragung anderer Teilrechte nur mit ein, wenn dies vereinbart ist (URG Art. 16 Abs. 2). Und die Übertragung des Eigentums am Werkexemplar schliesst urheberrechtliche Verwendungsbefugnisse selbst dann nicht ein, wenn es sich um das Originalwerk handelt (Abs. 3). Übersetzt: Die gelieferte Datei gehört der Kundin, das Recht, damit zu tun, was sie will, nicht automatisch. Eine Abrede kann allerdings auch stillschweigend zustande kommen (OR Art. 1 Abs. 2). Fehlt ein klarer Satz, muss im Streit ausgelegt werden, welche Nutzung zum Zweck des Auftrags gehört.

Für Software gibt es eine eigene Regel, und sie hilft dir. Wird in einem Arbeitsverhältnis bei Ausübung dienstlicher Tätigkeiten ein Computerprogramm geschaffen, ist die Arbeitgeberin allein zur Ausübung der ausschliesslichen Verwendungsbefugnisse berechtigt (URG Art. 17). Als Freelancerin bist du nicht angestellt. Diese Regel greift bei dir also nicht: Die Rechte am Code gehen nur so weit über, wie ihr es vereinbart habt. Darum steht in Rahmenverträgen grosser Kunden oft eine umfassende Rechteübertragung: Ohne sie bekäme der Kunde womöglich weniger, als er denkt.

Variante A, einfaches Nutzungsrecht
Mit vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung erhalten Sie das nicht ausschliessliche, zeitlich und örtlich unbeschränkte Recht, die gelieferten Arbeitsergebnisse für [Zweck, zum Beispiel: die Website www.beispiel.ch und die zugehörigen Drucksachen] zu nutzen. Eine Weitergabe an Dritte, eine Bearbeitung und eine Nutzung für andere Zwecke bedürfen unserer vorgängigen Zustimmung.

Variante B, ausschliessliches Nutzungsrecht
Mit vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung erhalten Sie das ausschliessliche, übertragbare und unbeschränkte Recht, die gelieferten Arbeitsergebnisse zu nutzen, zu bearbeiten und Dritten zu übertragen. Wir verzichten insoweit auf eine eigene Verwendung. Das Recht auf Nennung als Urheberin oder Urheber bleibt vorbehalten.

Variante C, befristetes Nutzungsrecht
Mit vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung erhalten Sie das Recht, die gelieferten Bilder für [Kampagne] im Zeitraum vom [Datum] bis [Datum] in [Kanäle] zu nutzen. Jede Nutzung darüber hinaus wird gesondert vereinbart und vergütet.

Zusatz für Entwürfe, die nicht verwendet werden
Entwürfe und Varianten, die nicht zur Ausführung gelangen, bleiben bei uns. Ein Nutzungsrecht daran entsteht nicht.

Welche Variante passt, entscheidet der Preis. Ein ausschliessliches Recht ist mehr wert als ein einfaches, und ein unbefristetes mehr als eines für eine Kampagne. Wenn ein Kunde «alle Rechte» will, ist das keine Formalie, sondern eine Position in der Offerte.

Deine Rechnung verjährt in der Regel nach zehn Jahren, nicht nach fünf

Mit Ablauf von zehn Jahren verjähren alle Forderungen, für die das Bundeszivilrecht nichts anderes bestimmt (OR Art. 127). Die fünfjährige Frist gilt nur für die Forderungen, die OR Art. 128 aufzählt: Miet-, Pacht- und Kapitalzinse sowie andere periodische Leistungen, Lieferung von Lebensmitteln, Beköstigung und Wirtsschulden, Handwerksarbeit, Kleinverkauf von Waren, ärztliche Besorgung, Berufsarbeiten von Anwälten, Rechtsagenten, Prokuratoren und Notaren sowie Forderungen von Arbeitnehmern. Programmierung, Beratung, Gestaltung und Fotografie werden dort nicht genannt.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Erstens: Ein laufendes Mandat mit monatlicher Pauschale kann als periodische Leistung gelten, und dann sind es fünf Jahre. Zweitens: Lieferst du neben deiner Arbeit auch Hardware, kann der Warenanteil unter den Kleinverkauf fallen. Im Zweifel rechne mit fünf Jahren, dann liegst du nie zu spät. Wie du die Frist unterbrichst, steht im Ratgeber Wann eine Rechnung verjährt.

Die Umsatzgrenze zählt auch deine Kundschaft im Ausland

Von der Steuerpflicht befreit ist, wer innerhalb eines Jahres im In- und Ausland weniger als CHF 100'000.00 Umsatz aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Das überrascht viele Freelancer, die zur Hälfte für Agenturen in Deutschland oder Österreich arbeiten: Auf diese Rechnungen fällt keine Schweizer Mehrwertsteuer an, weil der Ort der Dienstleistung beim Empfänger liegt (MWSTG Art. 8 Abs. 1). Für die Grenze zählen sie trotzdem.

Steuerpflichtig zu sein ist in diesem Fall nicht nur Aufwand: Du rechnest den Schweizer Kunden die Steuer weiter und ziehst die Vorsteuer auf deinen eigenen Ausgaben ab, auch auf denen, die zu den Auslandaufträgen gehören. Bist du dagegen nicht im Register eingetragen, darfst du in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen; wer es trotzdem tut, schuldet die ausgewiesene Steuer (MWSTG Art. 27 Abs. 1 und 2). Die Einzelheiten stehen in den Ratgebern Mehrwertsteuerpflicht ab CHF 100'000 und MwSt bei Kunden im Ausland.

Die Rechnung, die du dir selbst stellst: Bezugsteuer

Der Bezugsteuer unterliegen Dienstleistungen, deren Ort im Inland liegt und die von Unternehmen mit Sitz im Ausland erbracht werden, die nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind (MWSTG Art. 45 Abs. 1 Bst. a). Steuerpflichtig dafür ist die Empfängerin: entweder weil sie nach Art. 10 ohnehin steuerpflichtig ist, oder weil sie im Kalenderjahr solche Leistungen für mehr als CHF 10'000.00 bezieht (Abs. 2). Die CHF 10'000.00 sind eine Schwelle und kein Freibetrag: Nach dem Wortlaut wird die Empfängerin dann steuerpflichtig für die Leistungen nach Absatz 1, nicht nur für den Betrag darüber. Das betrifft dich, sobald du Konzept-, Text-, Übersetzungs- oder Beratungsarbeit im Ausland einkaufst.

Ein einziger Auftraggeber ist ein Risiko für euch beide

Ob du sozialversicherungsrechtlich selbständig bist, beurteilt die Ausgleichskasse im Einzelfall und bezogen auf das Entgelt der jeweiligen Tätigkeit. Massgebend sind die wirtschaftlichen Verhältnisse, nicht die vertraglichen Vereinbarungen. Das Merkblatt 2.02 nennt vier Merkmale: Du trittst nach aussen mit einem Firmennamen auf, du trägst dein eigenes wirtschaftliches Risiko, du kannst deine Betriebsorganisation frei wählen, und du bist für mehrere Auftraggeber tätig. Zum letzten Punkt hält es ausdrücklich fest: Arbeitest du nur für einen Auftraggeber, wird dies üblicherweise als unselbständige Erwerbstätigkeit eingestuft.

Das ist nicht nur dein Problem. Stuft die Kasse dich als unselbständig ein, muss dein Auftraggeber die Arbeitgeberbeiträge nachzahlen. Darum verlangen grössere Firmen vor dem ersten Auftrag den Nachweis deiner Anerkennung. Der Weg dorthin steht im Ratgeber Als selbständig anerkannt werden.

Für deine Kalkulation heisst das: Der Stundensatz muss die vollen 10.0 Prozent tragen, dazu deine Vorsorge, die Ausfalltage und die unbezahlte Zeit für Akquise und Buchhaltung. Wie du das rechnest, steht im Ratgeber Stundensatz berechnen.

Was auf deine Rechnung gehört, das ein Handwerker nicht braucht

• Leistungszeitraum statt Leistungsdatum. Bist du steuerpflichtig, gehören Art, Gegenstand und Umfang der Leistung auf die Rechnung, dazu das Datum oder der Zeitraum der Leistungserbringung, soweit sich dieser nicht mit dem Rechnungsdatum deckt (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. c und d). «Beratung September 2026» ist eine Angabe, «Beratung» ist keine.
• Die Bestellnummer der Kundin. Grosse Firmen buchen über Bestellnummern. Fehlt sie, bleibt die Rechnung in der Kreditorenabteilung liegen, ohne dass dich jemand anruft. Frag sie vor der ersten Rechnung ab.
• Der Satz zu den Nutzungsrechten. Siehe oben. Er gehört an den Schluss, direkt über die Zahlungsbedingungen.
• Der Stundennachweis als Beilage, nicht in der Rechnung selbst. Auf die Rechnung kommen verdichtete Positionen, in die Beilage die einzelnen Einträge mit Datum und Tätigkeit.
• Keine Steuerzeile ohne Eintrag im Register. Bist du nicht eingetragen, schreibst du den Betrag ohne jeden Hinweis auf die Mehrwertsteuer (MWSTG Art. 27 Abs. 1). Mehr dazu unter Rechnung ohne MwSt.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.