Stundensatz IT-Freelancer und Berater berechnen

Warum der Vergleich mit dem Angestelltenlohn in die Irre führt

Die häufigste Rechnung im Netz geht so: Jahreslohn durch 2'000 Stunden, und fertig ist der Stundensatz. Sie ist aus zwei Gründen falsch. Erstens arbeitest du nicht 2'000 Stunden für Kunden, sondern einen Teil davon für dich selbst. Zweitens bekommst du als selbständigerwerbende Person eine Reihe von Leistungen nicht, die bei einem Anstellungsverhältnis selbstverständlich sind und trotzdem Geld kosten.

Was	Angestellt	Selbständigerwerbend	Grundlage
AHV, IV, EO	10.6 Prozent des Lohns, je 5.3 Prozent Betrieb und Person	10.0 Prozent des Erwerbseinkommens, ganz selbst. Unter CHF 60'500.00 sinkende Skala, Mindestbeitrag CHF 530.00	Merkblätter 2.01 und 2.02, Stand 2026
Arbeitslosenversicherung	2.2 Prozent bis CHF 148'200.00 Jahreslohn, je hälftig, mit Anspruch auf Taggeld	Nicht versichert	Merkblatt 2.08, Ziffer 1; Merkblatt 2.02, Ziffer 2
Berufliche Vorsorge	Der Betrieb zahlt mindestens die Hälfte der Beiträge	Kein Obligatorium. Ohne Pensionskasse kannst du 2026 bis 20 Prozent deines Erwerbseinkommens und höchstens CHF 36'288.00 in die Säule 3a einzahlen und abziehen	BVG Art. 66, BVV 3 Art. 7 Abs. 1 Bst. b, BSV-Beträge 2026
Unfall	Obligatorisch versichert, die Prämie für Berufsunfälle trägt der Arbeitgeber	Nicht obligatorisch versichert, du schliesst selbst ab	UVG Art. 91 Abs. 1; Merkblatt 2.02, Ziffer 2
Ferien	Mindestens vier Wochen bezahlt, bis zum vollendeten 20. Altersjahr fünf	Keine bezahlten Ferien. Jede freie Woche zahlt dein Stundensatz	OR Art. 329a Abs. 1
Krankheit	Lohnfortzahlung ab einem Arbeitsverhältnis von mehr als drei Monaten, im ersten Dienstjahr drei Wochen	Kein Lohn ohne Arbeit, ausser du hast ein Krankentaggeld abgeschlossen	OR Art. 324a Abs. 1 und 2

Ob jemand im Sinne der AHV selbständigerwerbend ist, beurteilt die Ausgleichskasse für jede Tätigkeit einzeln, und sie schaut dabei auf die wirtschaftlichen Verhältnisse und nicht auf den Wortlaut des Vertrags (Merkblatt 2.02). Ein Vertrag, der «Auftrag» überschrieben ist, schützt dich also nicht.

Schritt 1: wie viele Stunden du wirklich verrechnen kannst

Das Jahr 2026 hat 261 Werktage von Montag bis Freitag. Davon gehen Feiertage, Ferien und Krankheitstage ab. Vom Rest verrechnest du längst nicht alles: Akquise, Offerten, Verträge, Buchhaltung, Weiterbildung, eigenes Marketing und die Wochen zwischen zwei Mandaten sind Arbeit ohne Rechnung. In der Beratung und in der IT ist dieser Anteil deutlich höher als im Handwerk, weil du jeden Auftrag einzeln gewinnen musst.

Von 261 Werktagen zu 1'124 verrechenbaren Stunden

Werktage 2026, Montag bis Freitag: 261 Tage
./. Feiertage, die auf einen Werktag fallen (Annahme): 8 Tage
./. Ferien, fünf Wochen: 25 Tage
./. Krankheit und Ausfall (Annahme): 5 Tage
Arbeitstage: 223 Tage
Arbeitszeit bei 8.4 Stunden pro Tag: 1'873 h
./. Akquise, Administration, Buchhaltung, Weiterbildung: 40 Prozent (Annahme): 749 h
Verrechenbare Stunden im Jahr: 1'124 h

Vierzig Prozent klingen nach viel. Rechne einmal eine gewöhnliche Woche durch: ein halber Tag Kundengespräche und Offerten, zwei Stunden Buchhaltung und Rechnungen, ein halber Tag Weiterbildung oder eigenes Werkzeug, dazu die Stunden, die du in Mandaten nicht aufschreibst, weil sie sich nicht gut anfühlen. Wer den Anteil kennt, hat auch den ersten Hebel: nicht den Satz erhöhen, sondern die Akquisezeit senken, etwa durch Folgeaufträge und Wartungsverträge.

Schritt 2: was du im Jahr wirklich brauchst

Jetzt die andere Seite. Zähl alles zusammen, was im Jahr aus dem Geschäft bezahlt werden muss, inklusive deines eigenen Lebensunterhalts und deiner Vorsorge. Die mit «Annahme» bezeichneten Zeilen sind Platzhalter für deine eigenen Zahlen, nicht Marktwerte.

Jahresbedarf einer selbständigen IT-Beraterin

Eigenes Erwerbseinkommen vor Sozialbeiträgen: CHF 100'000.00
AHV, IV, EO: 10.0 Prozent: CHF 10'000.00
Verwaltungskostenbeitrag der Ausgleichskasse, höchstens 5 Prozent der Beiträge: CHF 500.00
Säule 3a (Annahme): CHF 12'000.00
Krankentaggeld und Unfallversicherung (Annahme): CHF 4'500.00
Berufshaftpflicht (Annahme): CHF 1'200.00
Arbeitsplatz, Geräte, Software, Telefon, Internet (Annahme): CHF 12'000.00
Weiterbildung, Fachliteratur, Konferenzen (Annahme): CHF 5'000.00
Treuhand, Bank, Versicherungen, Verbandsbeiträge (Annahme): CHF 4'800.00
Jahresbedarf: CHF 150'000.00
Kostensatz: 150'000.00 geteilt durch 1'124: CHF 133.45
Risikozuschlag 10 Prozent für Auftragsflaute und Zahlungsausfall: CHF 13.35
Stundensatz ohne Mehrwertsteuer, aufgerundet: CHF 147.00

Die Ausgleichskasse rechnet die persönlichen AHV-, IV- und EO-Beiträge zum Nettoeinkommen der Steuerveranlagung wieder hinzu und zieht vorher einen Zins auf dem im Betrieb investierten Eigenkapital ab (Merkblatt 2.02, Ziffern 7 und 9). Für die Kalkulation heisst das: Rechne mit den vollen 10.0 Prozent auf dem Gewinn vor Beiträgen, dann liegst du eher zu hoch als zu tief. Die endgültige Abrechnung kommt ohnehin erst mit der Steuerveranlagung.

Verrechenbare Stunden im Jahr	Kostensatz	Mit 10 Prozent Risikozuschlag
900 h	CHF 166.67	CHF 183.33
1'000 h	CHF 150.00	CHF 165.00
1'124 h	CHF 133.45	CHF 146.80
1'300 h	CHF 115.38	CHF 126.92

Immer derselbe Jahresbedarf von CHF 150'000.00. Zwischen 900 und 1'300 verrechenbaren Stunden liegen CHF 56.41 pro Stunde. Wer seinen Satz senkt, ohne die Stundenzahl zu kennen, senkt am falschen Ende.

Tagessatz: derselbe Satz, andere Falle

In der IT und in der Beratung wird oft im Tagessatz verhandelt. Rechne ihn aus deinem Stundensatz und nicht umgekehrt: CHF 147.00 mal acht Stunden ergibt CHF 1'176.00 pro Tag. Halte dabei vier Dinge schriftlich fest, sonst verschenkst du genau dort, wo der Tagessatz bequem aussieht.

Wie lang ein Tag ist. Acht Stunden, und was gilt, wenn es zehn werden. Ohne diese Zeile ist der Tagessatz ein Pauschalpreis für einen offenen Aufwand.
Ob Reisezeit dazugehört. Ein Einsatztag mit zwei Stunden Anfahrt ist kein Achtstundentag. Entweder die Reisezeit zählt zur Zeit oder sie wird separat verrechnet.
Was ein halber Tag ist. Sonst wird aus einem Zweistunden-Termin am Vormittag regelmässig ein verlorener Nachmittag.
Ab wann ein Mengenrabatt gilt. Ein tieferer Satz für ein Mandat über mehrere Monate ist begründbar, weil deine Akquisekosten sinken. Ein tieferer Satz für einen einzelnen Tag ist es nicht.

Auftrag oder Werkvertrag: der Unterschied kostet Geld

Wer berät, schuldet sorgfältiges Tätigwerden. Wer eine Software oder eine Migration zu einem festen Preis verspricht, schuldet ein Ergebnis. Das ist kein Wortspiel, sondern der Unterschied zwischen Auftrag und Werkvertrag, und er entscheidet darüber, wer das Risiko trägt, wenn es länger dauert.

Punkt	Auftrag	Werkvertrag
Was geschuldet ist	Die übertragenen Geschäfte oder Dienste vertragsgemäss besorgen (OR Art. 394 Abs. 1)	Die Herstellung eines Werkes, also ein Erfolg (OR Art. 363)
Fester Preis	Unüblich. Vergütung ist geschuldet, wenn sie verabredet oder üblich ist (OR Art. 394 Abs. 3)	Bindet dich. Du musst das Werk um diese Summe fertigstellen, auch bei mehr Arbeit (OR Art. 373 Abs. 1)
Beendigung	Beide Seiten können jederzeit widerrufen oder kündigen, bei Kündigung zur Unzeit mit Schadenersatz (OR Art. 404)	Rücktritt des Bestellers und Mängelrechte nach den Regeln des Werkvertrags
Folge für den Preis	Abrechnung nach Aufwand, Stundensatz und Rapport	Pauschale mit Reserve, klar umschriebenem Umfang und schriftlichen Nachträgen

Verträge über Arbeitsleistung, die keiner besonderen Vertragsart des Gesetzes unterstehen, gelten als Auftrag (OR Art. 394 Abs. 2). Wie ein Vertrag heisst, ist nicht entscheidend, sondern was darin versprochen wird.

Achtung: OR Art. 404 hat für Retainer und Rahmenverträge eine unangenehme Folge: Ein Auftrag kann von jedem Teil jederzeit gekündigt werden. Eine Mindestlaufzeit schützt dich also weniger, als sie aussieht. Rechne deshalb nicht mit einem Monatsbetrag als sicherem Einkommen, sondern behandle ihn in der Kalkulation als das, was er ist: wahrscheinlich, nicht garantiert.

Zwei Steuergrenzen, die dich früh betreffen

CHF 100'000.00 Umsatz: Unter dieser Grenze bist du von der Mehrwertsteuerpflicht befreit, und zwar gemessen am Umsatz im In- und Ausland zusammen (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Auslandkunden helfen dir also nicht, darunter zu bleiben. Wer nicht eingetragen ist, darf auf der Rechnung keine Steuer ausweisen (MWSTG Art. 27). Die Einzelheiten stehen unter Mehrwertsteuerpflicht ab CHF 100'000.
CHF 10'000.00 Einkauf im Ausland: Bist du nicht steuerpflichtig und beziehst im Kalenderjahr für mehr als diesen Betrag Dienstleistungen von nicht eingetragenen Unternehmen mit Sitz im Ausland, schuldest du darauf die Bezugsteuer und musst sie selbst deklarieren (MWSTG Art. 45 Abs. 1 Bst. a und Abs. 2 Bst. b). In der IT ist das schnell erreicht: Abonnemente für Software, Cloud und Infrastruktur. Bist du steuerpflichtig, gilt die Bezugsteuer ab dem ersten Franken.

Ein Auftraggeber ist ein Risiko, kein Erfolg

Die Zahl deiner Auftraggeber ist eines der Kriterien, nach denen die Ausgleichskasse entscheidet. Mehrere Auftraggeber sprechen in der Regel für selbständige Erwerbstätigkeit, ein einziger dagegen wird üblicherweise als unselbständige Erwerbstätigkeit eingestuft (Merkblatt 2.02, Ziffer 1). Daneben zählen das Auftreten unter eigenem Firmennamen, das eigene wirtschaftliche Risiko mit Investitionen und Inkassorisiko und die freie Organisation der Arbeit.

Für die Kalkulation folgt daraus zweierlei. Der Satz muss hoch genug sein, dass du dir mehrere Kunden leisten kannst, statt dich in ein Dauermandat zu setzen. Und die Akquisezeit, die das kostet, gehört in die 40 Prozent aus Schritt 1. Wer den Satz senkt, um das eine grosse Mandat zu halten, spart die Akquise und handelt sich dafür ein Risiko ein, das am Ende die Ausgleichskasse beurteilt.

Deine Kunden vergleichen netto, wenn sie selbst mehrwertsteuerpflichtig sind, und brutto, wenn nicht. CHF 147.00 ohne Mehrwertsteuer sind mit dem Normalsatz von 8.1 Prozent CHF 158.91. Sag bei jeder Preisangabe dazu, ob die Steuer inbegriffen ist, und kalkuliere intern immer ohne.

Den allgemeinen Rechenweg für jedes Gewerbe findest du unter Stundensatz berechnen und Stundenansatz für Handwerker. Eigene Zahlen spielst du im Stundensatz-Rechner durch. Wie viele Stunden im Jahr überhaupt verrechenbar sind, rechnet die Frage Verrechenbare Stunden pro Jahr im Detail nach.

So macht es KIDESK

In KIDESK hinterlegst du deine Sätze auf drei Stufen: einen Satz für den Betrieb, einen je Person und eine eigene Kondition je Kunde. Beim Verrechnen gilt die Kondition des Kunden vor dem Satz der Person, dieser vor dem Satz der Katalogleistung. Stunden trägst du mit Datum, von, bis und Pause ein, einen laufenden Timer gibt es nicht. Wiederkehrende Wartungs- und Supportpauschalen stellt KIDESK im gewählten Rhythmus selbst, auf Wunsch in der Währung, die beim Kunden hinterlegt ist: bei Euro, Dollar oder Pfund stehen statt des QR-Einzahlungsscheins IBAN und BIC auf der Rechnung. Was KIDESK nicht macht: deine Buchhaltung und deinen Lohn. Deine Betriebskosten kommen aus deiner Buchhaltung, den Satz rechnest du selbst.

KIDESK für IT-Dienstleister Rechnungen in KIDESK

Häufige Fragen

Was ist ein üblicher Stundensatz für IT-Freelancer in der Schweiz?

Eine belastbare, nachprüfbare Zahl dafür gibt es nicht, und die Beträge, die in Foren kursieren, stammen aus fremden Kostenstrukturen. Sinnvoll ist der umgekehrte Weg: Rechne deinen Jahresbedarf und deine verrechenbaren Stunden aus und vergleiche erst danach. Ein Satz, der unter deinem Kostensatz liegt, ist kein günstiger Preis, sondern ein Verlust mit Verzögerung.

Brauche ich als selbständige Beraterin eine Bewilligung oder einen Handelsregistereintrag?

Für Beratung und IT-Dienstleistungen gibt es keine Bewilligungspflicht. Ins Handelsregister muss eine Einzelfirma erst, wenn das Gewerbe im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens CHF 100'000.00 erzielt hat (OR Art. 931 Abs. 1). Ausgenommen sind die Angehörigen der freien Berufe, falls sie kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben; freiwillig eintragen lassen kann man sich immer. Wichtiger ist die Anmeldung bei der Ausgleichskasse: Sie entscheidet, ob du im Sinne der AHV selbständigerwerbend bist, und zwar bezogen auf jede Tätigkeit einzeln.

Soll ich nach Stunden, nach Tagen oder pauschal abrechnen?

Nach Aufwand, wenn der Umfang offen ist, also bei Beratung, Analyse und Support. Pauschal, wenn du den Umfang selbst bestimmen kannst und Erfahrungswerte hast. Ein fester Preis bindet dich: Bei einem Werkvertrag musst du das Werk um die vereinbarte Summe fertigstellen, auch wenn du mehr Arbeit hattest (OR Art. 373 Abs. 1).

Wie viel Risikozuschlag ist angemessen?

Dafür gibt es keinen amtlichen Wert. Der Zuschlag deckt Auftragsflaute, Zahlungsausfälle, Gewährleistung und die Investition in neue Werkzeuge. Setz einen Satz, halte ihn ein Jahr durch und korrigiere ihn dann anhand deiner eigenen Zahlen statt nach Gefühl.

Muss ich Mehrwertsteuer verrechnen, wenn mein Kunde im Ausland sitzt?

Zwei Fragen, die oft vermischt werden. Für die Umsatzgrenze zählen In- und Auslandumsatz zusammen (MWSTG Art. 10 Abs. 2 Bst. a). Ob auf der einzelnen Leistung Schweizer Steuer anfällt, hängt davon ab, wo die Leistung als erbracht gilt und wer sie bezieht. Kläre diesen Punkt einmal mit deiner Treuhandstelle oder direkt bei der ESTV, bevor die erste Auslandrechnung rausgeht.

Zählt die Zeit für Offerten und Akquise als Arbeitszeit?

Sie ist Arbeit, aber kein Umsatz. Genau darum gehört sie in die Kalkulation: Je mehr Zeit du für Akquise brauchst, desto weniger Stunden bleiben verrechenbar und desto höher muss dein Satz sein. Miss diesen Anteil ein Jahr lang, statt ihn zu schätzen.

Quellen

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.

Stundensatz für IT und Beratung: rechnen statt vergleichen.