Eine Form braucht es nur dort, wo das Gesetz sie verlangt
Das Obligationenrecht (OR) beginnt beim Thema Form mit einem einzigen Satz: «Verträge bedürfen zu ihrer Gültigkeit nur dann einer besonderen Form, wenn das Gesetz eine solche vorschreibt» (Art. 11 Abs. 1). Für die Arbeiten eines Handwerks- oder Dienstleistungsbetriebs schreibt es keine vor. Eine Offerte, die dein Kunde per E-Mail annimmt, ist ein gültiger Vertrag, genauso wie die Abmachung am Telefon. Ob du im Streit damit durchkommst, ist eine andere Frage: eine des Beweises.
Was «schriftlich» im Gesetz bedeutet
«Schriftlich» ist im OR kein Umgangswort, sondern ein Fachbegriff mit festem Inhalt. Ein Vertrag, für den die schriftliche Form vorgeschrieben ist, muss die Unterschriften aller Personen tragen, die durch ihn verpflichtet werden sollen (Art. 13 Abs. 1). Und die Unterschrift ist eigenhändig zu schreiben (Art. 14 Abs. 1). Eine E-Mail trägt keine eigenhändige Unterschrift. Auch ein eingescannter Namenszug unter einem PDF ist keine: Die Nachbildung der Schrift auf mechanischem Weg wird nur dort anerkannt, wo ihr Gebrauch im Verkehr üblich ist, etwa auf Wertpapieren, die in grosser Zahl ausgegeben werden (Art. 14 Abs. 2).
Elektronisch gleichgestellt ist genau eine Variante: die qualifizierte elektronische Signatur, verbunden mit einem qualifizierten Zeitstempel nach dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (OR Art. 14 Abs. 2bis). Sie stammt von einer anerkannten Anbieterin und weist die unterzeichnende Person aus. Derselbe Absatz behält abweichende gesetzliche und vertragliche Regelungen vor: Wo ein Gesetz oder dein Vertrag Papier verlangt, hilft auch sie nicht. Ein Häkchen bei «Ich stimme zu», ein Fingerstrich auf einem Tablet oder ein Bild deiner Unterschrift sind etwas anderes.
Wo im Betriebsalltag wirklich Schriftlichkeit verlangt ist
Die Liste ist kürzer, als viele denken, und sie betrifft vor allem das Personal und die Finanzierung, nicht die Kundenarbeit.
| Worum es geht | Was das Gesetz verlangt | Grundlage |
|---|---|---|
| Offerte, Werkvertrag, Auftrag, Auftragsbestätigung | Keine Form, E-Mail genügt | OR Art. 11 Abs. 1 |
| Rechnung, Mahnung, Mängelrüge | Keine Form, E-Mail genügt | OR Art. 11 Abs. 1 |
| Abtretung einer Forderung, etwa an ein Inkassobüro | Schriftlich mit Unterschrift | OR Art. 165 Abs. 1 |
| Konkurrenzverbot mit einer Mitarbeiterin | Schriftlich | OR Art. 340 Abs. 1 |
| Lehrvertrag | Schriftlich | OR Art. 344a Abs. 1 |
| Probezeit verlängern, Kündigungsfristen abändern | Schriftliche Abrede | OR Art. 335b Abs. 2, Art. 335c Abs. 2 |
| Überstunden ohne Zuschlag oder ohne Lohn abgelten | Schriftlich verabredet | OR Art. 321c Abs. 3 |
| Bürgschaft, etwa für einen Geschäftskredit | Schriftlich mit Höchstbetrag; bei natürlichen Personen über CHF 2'000.00 zusätzlich öffentlich beurkundet | OR Art. 493 Abs. 1 und 2 |
| Kauf eines Grundstücks | Öffentliche Beurkundung | OR Art. 216 Abs. 1 |
Die häufigste Falle steht in den eigenen AGB
Eine Form kann auch ohne Gesetz gelten, nämlich dann, wenn ihr sie selbst vereinbart habt. Steht in deinen AGB der Satz «Änderungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform», wird vermutet, dass die Parteien vor Erfüllung dieser Form nicht verpflichtet sein wollen (OR Art. 16 Abs. 1). Und eine Abrede auf schriftliche Form ohne nähere Bezeichnung richtet sich nach den Erfordernissen der gesetzlichen Schriftlichkeit (Abs. 2), also wieder: Unterschrift. Wer eine solche Klausel verwendet und die Nachträge dann per E-Mail abmacht, streitet später über die Gültigkeit genau dieser Nachträge.
Für einen Betrieb, der auf der Baustelle arbeitet und abends Mails schreibt, ist das ein Eigentor. Schreib darum ausdrücklich hin, dass Text genügt.
Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags werden in Textform vereinbart. Als Textform gilt auch die E-Mail; eine eigenhändige Unterschrift ist dafür nicht erforderlich. Mündliche Abreden auf der Baustelle bestätigt die Partei, die sie veranlasst hat, innert fünf Arbeitstagen per E-Mail. Bleibt eine solche Bestätigung unwidersprochen, gilt der bestätigte Inhalt als vereinbart.
Als Beweismittel ist die E-Mail stark
Die Form und der Beweis sind zwei Paar Schuhe. Wer aus einer Tatsache Rechte ableitet, hat sie zu beweisen (ZGB Art. 8). Als Urkunden gelten dabei nicht nur Papiere, sondern ausdrücklich auch elektronische Dateien (ZPO Art. 177): die E-Mail mit ihrem Verlauf, das angehängte PDF, die Kurzmitteilung, das Foto vom Zählerstand. Eine kurze schriftliche Bestätigung ist deshalb auch dort viel wert, wo sie rechtlich nicht nötig ist.
- Schick die Datei, nicht nur den Fliesstext. Die Offerte als PDF im Anhang lässt sich später nicht wegdiskutieren.
- Lass bestätigen. Ein «Einverstanden» deines Kunden per E-Mail ist die Annahme und damit der Vertragsschluss.
- Halte Mündliches nach. Nach der Besprechung vor Ort eine kurze Mail: was abgemacht ist, was es kostet, bis wann es fertig wird.
- Für die wenigen Formfälle: Papier mit Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur, nichts dazwischen.
Kündigung, Mahnung, Rüge: formlos, trotzdem schriftlich
Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis kann jede Vertragspartei kündigen, ohne vorgeschriebene Form (OR Art. 335 Abs. 1). Verlangt die andere Seite eine Begründung, muss der Kündigende sie schriftlich begründen (Abs. 2). Der Arbeitsvertrag oder ein Gesamtarbeitsvertrag kann zusätzlich die Schriftform vorsehen, dann gilt sie. Mahnung, Mängelrüge und die Kündigung eines Auftrags sind ebenfalls an keine Form gebunden. Der Grund, sie trotzdem schriftlich zu machen, ist immer derselbe: An einem Datum hängt eine Frist, und das Datum musst du belegen können.
So macht es KIDESK
In KIDESK geht die Offerte als PDF per E-Mail raus, zusammen mit einem Link, über den dein Kunde am Handy oder am Computer unterschreibt. Nach der Unterschrift bekommt ihr beide die Annahmebestätigung als PDF, mit Name, Zeitpunkt und IP-Adresse. Das ist ein guter Beweis dafür, dass und wann ein Vertrag zustande kam. Eine qualifizierte elektronische Signatur nach OR Art. 14 Abs. 2bis ist es nicht: Für die wenigen Abreden, die das Gesetz an die Schriftform bindet, brauchst du weiterhin die eigenhändige Unterschrift auf Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel.
Häufige Fragen
Reicht ein «Ok, machen wir so» per E-Mail als Auftrag?
Ja. Damit nimmt dein Kunde deinen Antrag an, und der Vertrag ist zustande gekommen. Eine Form verlangt das Gesetz dafür nicht (OR Art. 11 Abs. 1). Wichtig ist nur, dass aus dem Verlauf hervorgeht, worauf sich das «Ok» bezieht: Häng die Offerte als PDF an und nenne ihre Nummer im Betreff.
Ist eine eingescannte Unterschrift unter einem PDF gültig?
Für alles Formfreie ja, sie ändert dort aber nichts, weil der Vertrag auch ohne sie gültig wäre. Wo das Gesetz Schriftlichkeit verlangt, genügt sie nicht: Die Nachbildung der eigenhändigen Schrift auf mechanischem Weg ist nur anerkannt, wo das im Verkehr üblich ist (OR Art. 14 Abs. 2).
Kennt das Schweizer Recht die Textform?
Nicht als allgemeine Form. Das OR kennt die Formfreiheit, die Schriftlichkeit und die öffentliche Beurkundung. Der Gedanke taucht trotzdem auf: Beim Widerrufsrecht muss der Anbieter «schriftlich oder in einer anderen Form, die den Nachweis durch Text ermöglicht» informieren (OR Art. 40d Abs. 1). Vereinbaren kannst du Textform mit deinen Kunden jederzeit selbst.
Gilt eine WhatsApp-Nachricht gleich wie eine E-Mail?
Rechtlich ja: Beides ist formlos, und beides ist als elektronische Datei eine Urkunde (ZPO Art. 177). Der Unterschied liegt in der Praxis. Nachrichten auf dem Telefon gehen beim Gerätewechsel verloren, E-Mails liegen im Postfach und lassen sich mit den Geschäftsunterlagen zehn Jahre aufbewahren.
Wann lohnt sich eine qualifizierte elektronische Signatur?
Dann, wenn du regelmässig Abreden schliesst, die das Gesetz an die Schriftform bindet: Abtretungen von Forderungen, Konkurrenzverbote, Lehrverträge. Für Offerten, Werkverträge und Aufträge brauchst du sie nicht. Prüfe vorher, ob dein Gegenüber die Signatur auch akzeptiert und ob ein Zeitstempel dabei ist.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 11: Form der Verträge
- Obligationenrecht (OR), Art. 12 bis 16: Schriftlichkeit, Unterschrift, vertraglich vorbehaltene Form
- Obligationenrecht (OR), Art. 165: Form der Abtretung
- Obligationenrecht (OR), Art. 321c, 335, 335b, 335c, 340 und 344a: schriftliche Abreden im Arbeitsverhältnis
- Obligationenrecht (OR), Art. 216 und 493: öffentliche Beurkundung und Bürgschaft
- Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 8: Beweislast
- Zivilprozessordnung (ZPO), Art. 177: Urkunden, auch elektronische Dateien
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
