Wann die Steuer auf einer Anzahlung entsteht
Die Mehrwertsteuer wartet nicht, bis der Auftrag fertig ist. Sie hängt am ersten der beiden Ereignisse: an der Rechnung oder am Geld. Welches davon zuerst kommt, entscheidet, in welches Quartal die Steuer fällt.
| Fall | Die Steuer entsteht | Grundlage |
|---|---|---|
| Du stellst eine Akontorechnung | mit der Ausgabe der Teilrechnung | Art. 40 Abs. 1 Bst. b |
| Der Kunde zahlt eine Teilzahlung, bevor die Rechnung draussen ist | mit der Vereinnahmung der Teilzahlung | Art. 40 Abs. 1 Bst. b |
| Der Kunde zahlt voraus, ohne dass eine Rechnung besteht | mit dem Eingang des Geldes | Art. 40 Abs. 1 Bst. c |
| Du rechnest nach vereinnahmten Entgelten ab | immer mit dem Eingang des Geldes | Art. 40 Abs. 2 |
Praktisch heisst das: Eine Akontorechnung vom 12. Februar gehört mit ihrer Steuer ins erste Quartal, auch wenn der Kunde erst im April überweist und die Heizung erst im Juni läuft. Wer die Steuer auf Anzahlungen erst in der Schlussrechnung deklariert, verschiebt Umsatz über die Quartalsgrenze und muss später korrigieren.
Die Akontorechnung ist eine richtige Rechnung
Eine Akontorechnung sieht anders aus als eine Schlussrechnung, aber sie ist rechtlich dasselbe Dokument. Sie trägt alle Angaben nach MWSTG Art. 26: deinen Namen und Ort, die MwSt-Nummer, Name und Ort des Kunden, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie den Steuersatz und den Steuerbetrag. Statt Positionen mit Menge und Preis beschreibt sie den Zahlungsschritt, zum Beispiel «Akontozahlung 1 von 2 gemäss Offerte Nr. 2026-0091, Heizungsersatz».
Ein Heizungsersatz, durchgerechnet
Ein Sanitär- und Heizungsbetrieb offeriert einen Heizungsersatz für CHF 28'000.00 ohne Steuer. In der Offerte steht: 40 Prozent bei Auftragserteilung, der Rest nach der Inbetriebnahme. Die Akontorechnung geht am 12. Februar raus.
- Auftragswert ohne Steuer
- CHF 28'000.00
- Anzahlung 40 Prozent, ohne Steuer
- CHF 11'200.00
- MwSt 8.1 Prozent auf der Anzahlung
- CHF 907.20
- Betrag der Akontorechnung, im ersten Quartal zu deklarieren
- CHF 12'107.20
Die Schlussrechnung im Juni zeigt danach die ganze Leistung, rechnet die Steuer einmal auf das Ganze und zieht die Akontorechnung brutto ab: CHF 28'000.00 plus CHF 2'268.00 Steuer ergibt CHF 30'268.00, abzüglich CHF 12'107.20 bleiben CHF 18'160.80. Nur dieser Restbetrag gehört auf den QR-Einzahlungsschein. Der Reihenfolge von Rabatt, Steuer, Akonto und Rückbehalt geht der Ratgeber Akonto, Rückbehalt und Skonto abziehen nach.
Welcher Satz auf die Anzahlung gehört
Die Anzahlung hat keinen eigenen Steuersatz. Sie trägt den Satz der Leistung, auf die sie geht, für einen Handwerksbetrieb also in aller Regel den Normalsatz von 8.1 Prozent. Umfasst der Auftrag ausnahmsweise Leistungen zu zwei Sätzen, teilst du die Anzahlung im gleichen Verhältnis auf und weist beide Sätze aus. Erst wenn feststeht, wofür das Geld ist, steht auch der Satz fest: Eine Anzahlung auf eine noch völlig unbestimmte Leistung ist ein Fall für die Treuhänderin, nicht für eine Faustregel.
Wenn der Auftrag platzt und du zurückzahlst
Wird der Auftrag nicht ausgeführt und zahlst du die Anzahlung ganz oder teilweise zurück, korrigierst du die Steuer nicht rückwirkend im alten Quartal. Die Anpassung gehört in die Abrechnungsperiode, in der du die Korrektur verbuchst oder das korrigierte Entgelt vereinnahmst (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Stell dafür eine Gutschrift aus, die auf die ursprüngliche Akontorechnung verweist, und weise die Steuer darauf ebenfalls aus. Behältst du einen Teil als Entschädigung, ist das ein eigener Fall: Ob dieser Teil steuerbares Entgelt oder Schadenersatz ist, hängt davon ab, wofür er geleistet wird. Kläre das einmal mit deiner Treuhandstelle, statt es im Einzelfall zu raten.
Ohne Steuerpflicht keine Steuer, auch nicht auf der Anzahlung
Bist du nicht im MwSt-Register eingetragen, darfst du auf der Akontorechnung keine Steuer ausweisen. Wer es trotzdem tut, schuldet den ausgewiesenen Betrag, solange er die Rechnung nicht mit einem Dokument korrigiert, das auf sie verweist und sie widerruft (MWSTG Art. 27 Abs. 1, 2 und 4). Schreib stattdessen einen klaren Satz auf den Beleg, etwa «Nicht mehrwertsteuerpflichtig, es wird keine MwSt ausgewiesen». Wann die Pflicht beginnt, steht unter Ab wann bin ich mehrwertsteuerpflichtig. Wirst du mitten in einem laufenden Auftrag steuerpflichtig, klär mit deiner Treuhandstelle, wie die bereits kassierte Anzahlung zu behandeln ist. Das ist keine Frage für eine Faustregel.
So macht es KIDESK
KIDESK kennt die Rechnungsarten Akonto und Schlussrechnung. Auf der Akontorechnung steht der Steuerausweis gleich wie auf jeder anderen Rechnung. In der Schlussrechnung wählst du die Akontorechnungen aus, die verrechnet werden sollen; jede erscheint als eigene Abzugszeile mit ihrer Nummer, und auf dem QR-Einzahlungsschein steht der Restbetrag. Die MwSt-Auswertung je Quartal rechnet nach vereinbartem Entgelt, also nach Rechnungsdatum, und lässt sich als CSV-Datei herunterladen. Eingereicht wird die Abrechnung im Portal der ESTV.
Häufige Fragen
Darf ich die Mehrwertsteuer erst auf der Schlussrechnung rechnen?
Nein. Die Umsatzsteuerschuld entsteht schon mit der Teilrechnung oder mit der Teilzahlung (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. b). Eine Akontorechnung ohne Steuerausweis verschiebt den Umsatz ins falsche Quartal und lässt deinen Kunden für diese Zahlung ohne Steuerausweis dastehen.
Der Kunde hat überwiesen, bevor die Akontorechnung draussen war. Was gilt dann?
Dann zählt der Geldeingang. Bei Vorauszahlungen ohne Rechnungsstellung entsteht die Steuer mit der Vereinnahmung des Entgelts (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. c). Stell die Rechnung nach und deklariere die Steuer in der Periode, in der das Geld angekommen ist.
Muss ich für eine Anzahlung überhaupt eine Rechnung ausstellen?
Verlangt es der Kunde, ja: Dann bist du zur Rechnung mit allen Angaben nach MWSTG Art. 26 verpflichtet. Unabhängig davon lohnt sie sich immer, weil sie den Zahlungsschritt belegt, die Steuer sauber ausweist und deinem Kunden den Vorsteuerabzug ermöglicht.
Wie ziehe ich die Akontorechnungen in der Schlussrechnung ab?
Brutto, also mit der Steuer, die auf ihnen stand, und erst nachdem die Steuer auf der gesamten Leistung gerechnet ist. Massgebend ist der fakturierte Betrag, nicht der überwiesene: Hat der Kunde ein paar Franken zu wenig gezahlt, bleibt der Abzug trotzdem der Rechnungsbetrag.
Was passiert mit der Steuer, wenn ich eine Anzahlung zurückzahle?
Du korrigierst sie in der Periode, in der du die Rückzahlung verbuchst oder auszahlst, nicht rückwirkend (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Am saubersten geht das mit einer Gutschrift, die auf die ursprüngliche Akontorechnung verweist und die Steuer ebenfalls ausweist.
Gilt das auch für eine Anzahlung auf eine Lieferung ins Ausland?
Die Regel für Vorauszahlungen gilt ausdrücklich nur für Leistungen, die nicht von der Steuer befreit sind (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. c). Bei einer befreiten Ausfuhrlieferung löst die Anzahlung also keine Steuer aus. Ob deine Leistung befreit ist oder ihr Ort ohnehin im Ausland liegt, klärt Kunden im Ausland.
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 40: Entstehung der Steuerforderung bei Teilrechnungen und Vorauszahlungen
- MWSTG Art. 39: Abrechnung nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten
- MWSTG Art. 26: Angaben auf der Rechnung
- MWSTG Art. 27: unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- MWSTG Art. 41: nachträgliche Änderung der Umsatzsteuerschuld
- ESTV: MWST-Info 15 Abrechnung und Steuerentrichtung (Effektive Abrechnungsmethode)
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
