Die Vorlage gibt es als Word-Datei zum Ausfüllen und als Excel-Datei, die Zwischentotal und Mehrwertsteuer selbst rechnet. Das Beispiel ist ein Heizungsersatz über CHF 24'800.00 netto mit einem Zahlungsplan in drei Schritten. Die Beträge sind Beispiele, keine Marktpreise: Setz deine eigenen ein, bevor du die Datei zum ersten Mal verschickst.
Was auf einer Akontorechnung anders ist
Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig wie es im Geschäftsverkehr heisst (MWSTG Art. 3 Bst. k). Eine Akontorechnung ist damit kein Zettel mit einem Betrag, sondern eine Rechnung mit allem, was MWSTG Art. 26 verlangt. Anders ist nur, was sie beschreibt: nicht eine fertige Arbeit, sondern einen Zahlungsschritt.
| Angabe | Warum sie auf der Akontorechnung steht |
|---|---|
| Bezug auf Offerte oder Vertrag, mit Nummer und Datum | Er macht den Betrag prüfbar. Ohne ihn ist ein Akontobetrag eine blosse Behauptung |
| Der Zahlungsschritt, zum Beispiel «1 von 3» | Dein Kunde sieht, wo er im Plan steht, und du siehst es auch |
| Die Bezugsgrösse und der Prozentsatz | «30 % von CHF 14'800.00» lässt sich in fünf Sekunden nachrechnen |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Pflichtangabe nach MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. f. Ohne sie hat dein Kunde keinen Beleg für die Vorsteuer |
| Der Hinweis auf die Schlussrechnung | Er nimmt die Angst vor doppelter Verrechnung, bevor sie zur Rückfrage wird |
| Der Stand: bisher verrechnet von der Auftragssumme | Er verhindert den häufigsten Streit am Schluss, nämlich wie viel schon geflossen ist |
Die Mehrwertsteuer entsteht, bevor die Arbeit gemacht ist
Rechnest du nach vereinbarten Entgelten ab, entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Ausgabe der Teilrechnung oder mit der Vereinnahmung der Teilzahlung (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. b). Stellst du die Akontorechnung im März aus, gehört die Steuer in die Abrechnungsperiode, in die der März fällt, vierteljährlich abgerechnet also ins erste Quartal (MWSTG Art. 35). Das gilt, auch wenn dein Kunde erst im Mai zahlt und du die Heizung erst im Juni einbaust.
Das Beispiel in der Vorlage, nachgerechnet
Ein Sanitär- und Heizungsbetrieb ersetzt eine Heizung. Die Offerte lautet auf CHF 24'800.00 netto, davon CHF 14'800.00 Arbeit und CHF 10'000.00 Material. Vereinbart ist ein Zahlungsplan mit einem höheren Anteil auf dem Material, weil es bestellt und bezahlt ist, bevor jemand auf der Baustelle steht.
- 30 % der Arbeiten von CHF 14'800.00
- CHF 4'440.00
- 50 % des bestellten Materials von CHF 10'000.00
- CHF 5'000.00
- Zwischentotal
- CHF 9'440.00
- MwSt 8.1 % auf CHF 9'440.00
- CHF 764.64
- Betrag der Akontorechnung
- CHF 10'204.64
Die ganze Auftragssumme beträgt inklusive Mehrwertsteuer CHF 26'808.80. Nach dieser ersten Akontorechnung sind davon CHF 10'204.64 verrechnet. Genau dieser Stand steht im Fusstext der Vorlage, und genau dieser Betrag wird später in der Schlussrechnung abgezogen, brutto und nicht netto.
- Leistung netto gemäss Offerte
- CHF 24'800.00
- MwSt 8.1 %
- CHF 2'008.80
- Rechnungsbetrag
- CHF 26'808.80
- Abzüglich Akontorechnung 2026-0118
- CHF -10'204.64
- Noch offen nach dem ersten Schritt
- CHF 16'604.16
Zieht man nur die CHF 9'440.00 ab, fehlen am Schluss genau die CHF 764.64 Steuer auf der Anzahlung. Wie die vollständige Schlussrechnung mit mehreren Akonti aussieht, steht im Ratgeber Akonto und Schlussrechnung; die Datei dazu gibt es unter Schlussrechnung Vorlage.
Der QR-Zahlteil fehlt in der Datei, und das hat einen Grund
Eine Word- oder Excel-Vorlage kann keinen gültigen QR-Zahlteil enthalten. Der Zahlteil ist ein genormter Bereich, in dessen Code Konto, Betrag, Referenz und beide Adressen stecken. Ändert sich der Betrag in der Tabelle, ändert sich der Code nicht mit, und gescannt wird immer der Code. Für eine Akontorechnung erzeugst du den Zahlteil darum im E-Banking oder mit einer Rechnungssoftware.
Bevor du die erste Akontorechnung verschickst
- 01
Den Zahlungsplan in der Offerte prüfen
Eine Anzahlung braucht eine Abmachung: Von Gesetzes wegen ist die Vergütung beim Werkvertrag erst bei der Ablieferung zu zahlen (OR Art. 372 Abs. 1). Steht der Plan nirgends, holst du die Zustimmung nach, und sei es mit zwei Zeilen per E-Mail.
- 02
Kopf und Nummernkreis setzen
Firma, Adresse und die Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST. Akontorechnungen laufen im selben Nummernkreis wie alle anderen Rechnungen, jede Nummer wird genau einmal vergeben.
- 03
Die Bezugsgrösse ausschreiben
Nicht «Akonto 1», sondern «Akontozahlung 1 von 3 gemäss Zahlungsplan der Offerte O-2026-0142 vom 08.09.2026, 30 % der Arbeiten von CHF 14'800.00».
- 04
Zahlungsfrist als Datum setzen
«Zahlbar bis 01.10.2026» statt «zahlbar innert 10 Tagen». Bei der ersten Akontozahlung ist eine kurze Frist üblich, weil dein Material daran hängt.
- 05
Den Stand nachführen
Notiere am Auftrag, welche Akontorechnungen gestellt und welche bezahlt sind. Der häufigste Fehler in der Schlussrechnung ist eine vergessene oder eine doppelt abgezogene Anzahlung.
Drei Fehler, die mit Akontorechnungen immer wieder passieren
- Die Anzahlung ohne Steuerausweis stellen und die Steuer erst am Schluss rechnen. Die Akontorechnung ist eine Rechnung, mit allem, was dazugehört.
- Mehr verlangen, als geleistet oder eingekauft ist. Rechtlich zulässig, wenn vereinbart, aber im Streitfall und in der Kundenbeziehung teuer. Halte die Schritte am tatsächlichen Fortschritt fest.
- Den Akontobetrag netto abziehen, obwohl der Rechnungsbetrag der Schlussrechnung brutto ist. Dann fehlen 8.1 Prozent der Anzahlung, und zwar bei dir.
Wann eine Anzahlung überhaupt verlangt werden darf, wie hoch sie sein sollte und was gilt, wenn der Kunde ohne Rechnung im Voraus überweist, steht im Ratgeber Anzahlung und Vorauszahlung verrechnen.
So macht es KIDESK
KIDESK kennt die Rechnungsarten Akonto und Schlussrechnung. Freigeschaltet sind sie in den Gewerken, in denen Anzahlungen üblich sind: Bau und Renovation, Schreinerei und Innenausbau, Sanitär und Heizung, Metallbau und Schlosserei, Bedachung und Fassade, dazu Gastro und Catering, Events und Vermietung sowie Bildung und Coaching. Rechnest du den Auftrag ab, zieht KIDESK die offenen Akontorechnungen dieses Auftrags selbst ab: je Akontorechnung eine Zeile mit ihrer Nummer und ihrem Bruttobetrag, und im QR-Zahlteil steht der offene Betrag statt des Rechnungsbetrags. Aus der Offerte wird der Auftrag und daraus die Rechnung, ohne dass du eine Zahl abtippst.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Akontorechnung und Teilrechnung?
Die Akontorechnung verlangt einen Zahlungsschritt auf eine Arbeit, die noch nicht fertig ist, und beschreibt darum den Schritt statt die Leistung. Die Teilrechnung rechnet einen abgeschlossenen Teil der Arbeit mit echten Positionen ab. Formell sind beide vollwertige Rechnungen mit Steuerausweis.
Muss ich auf der Akontorechnung Mehrwertsteuer ausweisen?
Ja, wenn du im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen bist. Die Akontorechnung ist eine Rechnung im Sinn von MWSTG Art. 3 Bst. k und braucht Steuersatz und Steuerbetrag wie jede andere. Die Steuerforderung entsteht ohnehin mit ihrer Ausgabe (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. b).
Wie nummeriere ich Akontorechnungen?
Im selben Nummernkreis wie alle anderen Rechnungen, fortlaufend und ohne Doppelvergabe. Den Schritt im Zahlungsplan schreibst du als Text dazu, zum Beispiel «Akontozahlung 2 von 3». Eine eigene Nummernreihe für Akonti macht die Ablage nur unübersichtlich.
Kann ich eine Akontorechnung stornieren?
Ja, mit einer Gutschrift, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft (MWSTG Art. 27 Abs. 4). Die versandte Rechnung selbst wird nicht überschrieben: Sonst sind zwei Fassungen derselben Nummer im Umlauf. Die Steuer korrigierst du in der Periode, in der du die Korrektur verbuchst.
Darf ich mit der Arbeit warten, bis die Anzahlung da ist?
Wenn das so vereinbart ist, ja. Schreib den Satz in die Offerte, zum Beispiel «Die Arbeiten werden aufgenommen, sobald die erste Akontozahlung eingegangen ist». Ohne Abmachung riskierst du eine Diskussion über den Terminverzug, gerade bei zugesagten Fertigstellungsdaten.
Enthält die Vorlage einen QR-Zahlteil?
Nein, und das lässt sich in Word und Excel auch nicht nachbauen. Im Zahlteil steckt ein Code mit Konto, Betrag, Referenz und beiden Adressen, der sich nicht mitändert, wenn du in der Tabelle einen Betrag korrigierst. Erzeug ihn im E-Banking oder mit einer Rechnungssoftware.
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung
- MWSTG Art. 3 Bst. k: Begriff der Rechnung
- MWSTG Art. 40: Entstehung der Steuerforderung
- MWSTG Art. 35: Abrechnungsperiode
- MWSTG Art. 27: unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- Obligationenrecht (OR), Art. 372: Fälligkeit der Vergütung
- ESTV, MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung, Ziffer 2.1: Rechnung (Begriff)
- SIX: QR-Rechnung, Vorgaben und gültige Versionen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
