Die drei Fragen, die alles entscheiden
Wer nach «der besten Software» sucht, sucht am falschen Ende. Die Auswahl fällt schnell, sobald drei Dinge geklärt sind. Alles andere ist Ausstattung.
- Wer führt deine Buchhaltung? Buchst du selbst auf Konten, brauchst du ein Programm mit Hauptbuch. Bringst du einmal im Jahr einen Ordner zur Treuhandstelle, brauchst du genau das nicht, sondern saubere Belege und Auswertungen, die sie einlesen kann.
- Wie viele Personen erfassen Stunden und Material? Bei einer Person reicht ein Heft. Ab zwei, drei Leuten auf verschiedenen Einsätzen ist die Stundenerfassung der eigentliche Grund für Software, nicht die Rechnung.
- Wie kommen deine Preise zustande? Schreibst du frei formulierte Offerten, oder bekommst du Leistungsverzeichnisse mit Positionsnummern, die du zurückrechnest? Das trennt Büro-Software von Branchensoftware deutlicher als jedes andere Merkmal.
Fünf Typen von Software, und für wen sie gemacht sind
| Typ | Deckt ab | Passt, wenn | Wo die Grenze liegt |
|---|---|---|---|
| Vorlage in Word oder Excel | Offerte und Rechnung von Hand, Zahlteil aus dem E-Banking | du allein arbeitest und wenige Rechnungen im Monat schreibst | Nummern, Mahnungen und offene Posten musst du selbst im Blick haben |
| Rechnungsprogramm | Kunden, Rechnung mit QR-Zahlteil, Mahnung, offene Posten | du hauptsächlich Rechnungen schreibst und kein Team führst | keine Aufträge, keine Stundenerfassung, kein Material |
| Büro-Software für Betriebe | Offerte, Auftrag, Rapport, Stunden, Material, Rechnung, Mahnwesen, Belege | ein bis etwa zwanzig Personen arbeiten und die Treuhandstelle bucht | keine Finanzbuchhaltung, keine Löhne |
| Buchhaltungssuite | Hauptbuch, Bilanz, Erfolgsrechnung, meist auch Rechnung und teils Lohn | du selbst auf Konten buchst und den Abschluss selbst machst | Baustellen, Rapporte und Ausmass sind selten die Stärke |
| Branchensoftware für Bau und Ausbau | Kalkulation, Leistungsverzeichnis, Ausmass, Regie, Nachkalkulation, Disposition | du nach Leistungsverzeichnis offerierst und nach Ausmass abrechnest | Einführung dauert, der Aufwand lohnt sich erst ab einer gewissen Grösse |
Der kurze Entscheidbaum
| Wenn das auf dich zutrifft | Dann such nach |
|---|---|
| Einzelfirma, keine Mitarbeitenden, wenige Rechnungen, keine Mehrwertsteuerpflicht | einer Vorlage oder einem einfachen Rechnungsprogramm |
| Einzelfirma mit Mehrwertsteuer, Belege häufen sich, Treuhandstelle bucht | einem Rechnungsprogramm mit Belegerfassung und Export für die Treuhandstelle |
| Zwei bis zwanzig Personen, Stunden und Material fallen draussen an | Büro-Software mit Aufträgen, Rapport und Stundenerfassung auf dem Handy |
| Du buchst selbst und willst Bilanz und Erfolgsrechnung im selben Programm | einer Buchhaltungssuite |
| Ausschreibungen mit Positionsnummern, Ausmass, Regierapporte, Nachträge | Branchensoftware für dein Gewerk |
| Mehrere Liegenschaften mit wiederkehrenden Leistungen und Monatspauschalen | Software mit Objekten oder Liegenschaften und wiederkehrenden Rechnungen |
Woran es im Kleinbetrieb wirklich scheitert
Nicht an fehlenden Funktionen. Gescheiterte Einführungen sehen fast immer gleich aus: Die Daten wurden nie sauber übernommen, die Mitarbeitenden erfassen ihre Stunden weiterhin auf Papier, und nach drei Wochen läuft alles wieder wie vorher, nur mit einem Abo mehr. Prüf deshalb vor dem Preis drei Dinge: wie deine bestehenden Kunden und Artikel hineinkommen, was eine Person draussen auf dem Handy wirklich tun kann, und wie lange es dauert, bis die erste echte Rechnung raus ist.
Zehn Fragen an jeden Anbieter
- Erzeugt das Programm eine Schweizer QR-Rechnung mit strukturierter Adresse? Seit November 2025 ist nur noch die strukturierte Adresse zulässig.
- Stehen alle Angaben nach MWSTG Art. 26 auf der Rechnung, also Name und Ort, Mehrwertsteuernummer, Art und Umfang der Leistung, Entgelt sowie Satz und Steuerbetrag?
- Kennt es die geltenden Sätze 8.1, 2.6 und 3.8 Prozent und lässt es alte Sätze auf alten Belegen stehen?
- Kannst du jederzeit und selbst alles exportieren: Kunden, Artikel, Belege als PDF und Listen als CSV oder Excel?
- Wie lange bleiben deine Daten nach einer Kündigung abrufbar, und steht das in den AGB?
- Was kostet die zweite und dritte Person? Der Grundpreis sagt bei einem Team wenig aus.
- Was können Mitarbeitende unterwegs: Stunden, Material, Fotos, Unterschrift? Und was sehen sie dabei nicht, etwa Einkaufspreise?
- Wer übernimmt die Datenübernahme aus deinem heutigen Programm, und was kostet sie?
- Gibt es einen Zugang für die Treuhandstelle oder wenigstens einen Export, den sie einlesen kann?
- Wo werden die Daten bearbeitet, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung nach DSG Art. 9?
Wann gar keine Software nötig ist
Wer nebenberuflich arbeitet, im Jahr zwanzig Rechnungen schreibt und keine Mitarbeitenden hat, fährt mit einer sauberen Vorlage und einem Ordner gut. Die Pflichten bleiben dieselben: die Angaben auf der Rechnung, eindeutige Belegnummern und zehn Jahre Aufbewahrung nach OR Art. 958f. Software spart hier nichts, sie kostet nur. Der Moment zum Wechseln kommt, wenn du den Überblick über offene Rechnungen verlierst oder wenn eine zweite Person Stunden erfasst. Was dann zu bedenken ist, steht unter Von Excel und Word zur Software.
So macht es KIDESK
KIDESK ist der dritte Typ aus der Tabelle: Büro-Software für Betriebe mit einer bis zwanzig Personen. Offerte, Auftrag, Rapport, Stunden, Material, Rechnung mit QR-Zahlteil, Mahnwesen und Belege liegen in einem Programm, die Treuhandstelle bekommt einen eigenen Zugang und ein Export-Paket. Eine Finanzbuchhaltung, eine Lohnbuchhaltung, eine Registrierkasse und eine direkte Bankanbindung gibt es nicht: Kontoauszüge liest du als Datei ein. Wenn du deine Buchhaltung selbst im gleichen Programm führen willst, ist eine Buchhaltungssuite die passendere Wahl. Der Preis ist CHF 39.00 im Monat für die erste Person und CHF 8.00 für jede weitere, 14 Tage lassen sich ohne Kreditkarte testen.
Was KIDESK bei Rechnungen macht Preise Was KIDESK anders macht
Häufige Fragen
Brauche ich eine Handwerkersoftware oder reicht ein Rechnungsprogramm?
Die Trennlinie ist die Stundenerfassung. Sobald mehrere Personen auf verschiedenen Einsätzen Stunden und Material erfassen und daraus Rechnungen entstehen sollen, reicht ein Rechnungsprogramm nicht mehr. Arbeitest du allein und schreibst Pauschalpreise, ist es umgekehrt: Dann zahlst du für Auftragsverwaltung, die du nie öffnest.
Was kostet Software für einen Betrieb mit drei Personen?
Rechne immer mit dem Preis pro Person und nicht mit dem Grundpreis. Frag zusätzlich nach Einrichtungskosten, nach Modulen, die erst später dazukommen, und nach der Vertragsdauer. Ein Abo, das monatlich kündbar ist, kostet im Zweifel mehr, ist aber der billigere Irrtum.
Kann ich meine Daten später wieder mitnehmen?
Frag das vor dem Abschluss und lass dir die Stelle in den AGB zeigen. Wichtig sind zwei Punkte: ob du selbst exportieren kannst, solange dein Zugang läuft, und wie lange die Daten nach einer Kündigung noch abrufbar sind. Wie so ein Auszug in der Praxis abläuft, zeigt der Ratgeber Von bexio wechseln.
Muss die Software die Buchhaltung können?
Nur wenn du selbst buchst. Die meisten kleinen Betriebe geben die Buchhaltung der Treuhandstelle. Dann zählt nicht das Hauptbuch, sondern was aus dem Programm herauskommt: Belege als Datei, eine Buchungsliste, die Mehrwertsteuer-Auswertung je Quartal und im besten Fall ein eigener Zugang für die Treuhandstelle.
Wie lange dauert die Umstellung?
Plan für den Wechsel eine ruhige Woche ein und leg den Stichtag auf einen Quartals- oder Jahresanfang. Realistisch ist: ein halber Tag für Kunden und Artikel, ein halber Tag für Einstellungen wie Nummern, Zahlungsfrist und Vorlagen, danach zwei bis drei Wochen, in denen noch alte Rechnungen im alten Programm auslaufen.
Wie viele Anbieter soll ich anschauen?
Drei genügen, wenn du vorher weisst, welcher Typ es sein muss. Teste jeden mit demselben echten Auftrag und schreib dir nach jedem Test drei Sätze auf: was leicht ging, was gehakt hat, was fehlt. Ohne diese Notizen verschwimmen nach dem dritten Test alle zu einem Eindruck.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
