Rechnungssoftware Schweiz: worauf du achten solltest.

Acht Kriterien statt einer Rangliste

Ranglisten im Netz küren Sieger. Welches Programm zu einem Betrieb mit deinen Rechnungen passt, sagen sie nicht. Nützlicher ist eine Liste von Kriterien, die du selbst abhaken kannst, mit je einer Frage, die du in der Testphase wirklich stellst.

QR-Rechnung: woran es in der Praxis scheitert

Rote und orange Einzahlungsscheine sind seit dem 30. September 2022 abgeschafft. Für eine Rechnung auf Papier oder als PDF bleibt damit der QR-Zahlteil, daneben gibt es eBill im E-Banking. Massgebend sind die Schweizer Implementation Guidelines von SIX. Vier Fehler tauchen im Alltag immer wieder auf, und jeder davon kann dazu führen, dass eine Zahlung nicht ankommt oder dein Kunde den Zahlteil nicht einlesen kann.

• Unstrukturierte Adresse. Seit dem 22. November 2025 ist nur noch die strukturierte Adresse zulässig, mit Name, Postleitzahl, Ort und Land als Pflichtfeldern. Strasse und Hausnummer sind optional, freie Adresszeilen sind es nicht mehr. Mehr dazu im Ratgeber Strukturierte Adressen im QR-Zahlteil.
• Falsche Referenz zur Kontonummer. Eine QR-IBAN verlangt zwingend die QR-Referenz. Auf einer normalen IBAN ist sie unzulässig; dort sind nur die Creditor Reference (sie beginnt mit RF) oder gar keine Referenz erlaubt. Was wofür gilt, steht im Ratgeber QR-IBAN oder IBAN.
• Voller Betrag auf der Teilrechnung. Wer eine Akontozahlung erhalten hat, druckt im Zahlteil den offenen Rest, nicht die ganze Summe. Sonst zahlt der Kunde zweimal dasselbe.
• Zu lange Mitteilung oder falsche Währung. Unstrukturierte Mitteilung und Rechnungsinformationen zusammen dürfen höchstens 140 Zeichen lang sein, und im Zahlteil sind nur Franken und Euro möglich. Für eine Rechnung in Dollar braucht es IBAN und BIC im Klartext statt eines Zahlteils.

Mahnwesen: mehr als ein Knopf

Ein Mahnwesen, das nur «Mahnung drucken» kann, hilft wenig. Brauchbar wird es, wenn du Stufen mit eigenen Fristen und eigenen Texten hinterlegst und wenn Gebühr und Zins sauber getrennt sind. Der gesetzliche Verzugszins beträgt 5 Prozent pro Jahr (OR Art. 104 Abs. 1) und ist geschuldet, sobald der Kunde in Verzug ist. Die Mahngebühr dagegen schuldet er nur, wenn ihr sie vereinbart habt, in der Offerte, im Vertrag oder in AGB, die vor Vertragsschluss galten.

Zahlungseingänge: die Stunde, die du zurückbekommst

Der Abgleich der Zahlungen ist die Arbeit, die ein Programm am spürbarsten abnimmt, und er braucht keine Verbindung zu deiner Bank. Du lädst im E-Banking den Kontoauszug als CAMT-Datei herunter und in der Software wieder hoch; über die Referenz findet sie die passende Rechnung. Achte auf drei Dinge: Werden Sammelbuchungen vollständig gelesen, werden Teilzahlungen als Teilzahlung erkannt, und was passiert mit einer Überzahlung? Wie das abläuft, steht im Ratgeber Bankabgleich mit der CAMT-Datei.

Setz deine eigenen Zahlen ein. Selbst wenn nur die Hälfte automatisch zugeordnet wird, trägt dieser eine Punkt einen guten Teil der Kosten. Und er wirkt doppelt: Wer den Stand seiner offenen Posten kennt, mahnt früher und wartet weniger lang auf sein Geld.

Export für die Treuhandstelle und zehn Jahre Aufbewahrung

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahrs (OR Art. 958f). Elektronisch ist das erlaubt, sofern die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können; die Einzelheiten regelt die Geschäftsbücherverordnung. Daraus folgt die Frage, die fast nie gestellt wird: Was passiert nach der Kündigung? Ein Programm, das dir nach dem letzten Monat den Zugang sperrt und die Belege nur im eigenen Format hält, verwandelt deine Aufbewahrungspflicht in ein Problem.

• Verlang den Export, bevor du unterschreibst. Rechnungsliste und Zahlungen als Tabelle, jeder Beleg als PDF, Kunden und Artikel als Datei.
• Lass den Export die Treuhänderin ansehen. In zehn Minuten sagt sie dir, ob sie damit arbeiten kann. Was sie braucht, steht im Ratgeber Die Übergabe an die Treuhandstelle.
• Lade einmal im Jahr selbst herunter. Ein Ordner je Geschäftsjahr auf deiner eigenen Festplatte, zusätzlich zum Programm. Das ist die billigste Versicherung, die es gibt.

Der Vertrag: Kündbarkeit, Preisstruktur, Datenstandort

Über den Preis entscheidet nicht die Zahl auf der Preisseite, sondern die Struktur dahinter. Wird je Person gerechnet, je Beleg, je Modul? Kostet der Bankabgleich extra, kostet das Mahnwesen extra? Rechne den Preis für den Betrieb, den du in zwei Jahren hast. Und lies die Kündigungsbedingungen im Vertrag, nicht in der Werbung: Laufzeit, Frist, was mit bereits bezahlten Monaten passiert.

Dazu kommt der Datenschutz. Wer für dich Personendaten bearbeitet, ist dein Auftragsbearbeiter: Er darf sie nur so bearbeiten, wie du es selbst dürftest, und Unterauftragsbearbeiter nur mit deiner vorgängigen Genehmigung beiziehen (DSG Art. 9). Frag, wo die Datenbank steht, wo die Dateien liegen und wer sonst beteiligt ist, und lass dir das schriftlich geben. «Sicher» ist keine Auskunft.

Für wen ein reines Rechnungsprogramm nicht reicht

• Wer in Regie arbeitet. Stunden, Material und Unterschrift entstehen auf der Baustelle, nicht im Büro. Dann brauchst du die Kette von der Offerte über den Rapport zur Rechnung, siehe Handwerkersoftware Schweiz.
• Wer monatliche Pauschalen verrechnet. Zwanzig Objekte mal zwölf Monate sind 240 Rechnungen im Jahr. Ohne wiederkehrende Rechnungen wird das zur Handarbeit, siehe Wiederkehrende Rechnungen und Pauschalen.
• Wer buchführungspflichtig ist. Ab CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr ist auch die Einzelfirma zur Buchführung und Rechnungslegung nach Obligationenrecht verpflichtet (OR Art. 957 Abs. 1). Fakturierung ersetzt sie nicht.
• Wer Ware ein- und verkauft. Bestand, Einkaufspreise und Lieferanten gehören in ein Programm, das damit umgehen kann, sonst führst du zwei Wahrheiten.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.