Catering kalkulieren: der Preis je Person.

Fünf Blöcke, und nur einer davon ist das Essen

Schritt 1: Wareneinsatz aus der eigenen Rezeptur

Prozentwerte aus dem Netz helfen dir hier nicht. Ob deine Warenquote bei 24 oder bei 34 Prozent liegt, hängt an deinem Menü, an deinen Einkaufspreisen und an deiner Ausbeute. Die Quote ist ein Ergebnis deiner Kalkulation und keine Vorgabe für sie. Rechne darum je Stück oder je Portion und von unten nach oben.

• Ausbeute statt Einkaufsgewicht. Ein Kilo Rohware wird nicht ein Kilo Ware auf dem Buffet. Rechne mit dem, was nach dem Rüsten übrig bleibt, sonst fehlen dir zehn bis zwanzig Prozent.
• Reserve gehört in die Rezeptur, nicht in den Kopf. Wer ohne Reserve kalkuliert, produziert sie trotzdem, bezahlt sie aber selbst.
• Getränke getrennt rechnen. Offen ausgeschenkter Wein nach Verbrauch, Alkoholfreies als Pauschale je Person. So streitet niemand über halbvolle Flaschen.
• Einkaufspreise mit Datum führen. Butter, Öl und Fleisch bewegen sich innert Monaten. Eine Rezeptur mit Preisen von letztem Jahr ist eine Rezeptur ohne Preise.

Schritt 2: Personal, die grösste Position

Der Landes-Gesamtarbeitsvertrag des Gastgewerbes (L-GAV) gilt unmittelbar für alle Unternehmen, die gastgewerbliche Leistungen anbieten. Die Vertragsparteien zählen Catering-Unternehmen sowie Essens- und Getränkestände an Veranstaltungen ausdrücklich dazu (L-GAV Art. 1 mit Kommentar). Art. 2 nennt die Ausnahmen: Kantinen und Personalrestaurants unter bestimmten Bedingungen, die Betriebsleitung mit weitreichenden Entscheidbefugnissen, Fachschüler während des Schulbetriebs und Lernende, für die eine eigene Lehrlingsvereinbarung gilt. Bist du unsicher, ob dein Betrieb unterstellt ist, frag bei der Kontrollstelle des L-GAV nach, bevor du mit eigenen Lohnzahlen kalkulierst.

Die 15 Prozent sind eine Annahme und keine Tatsache. Zwingend sind AHV, IV und EO mit 5.3 Prozent zulasten des Arbeitgebers (Gesamtsatz 10.6 Prozent, hälftig geteilt) und die Arbeitslosenversicherung mit 1.1 Prozent, das ist die Hälfte von 2.2 Prozent bis zu einem Jahreslohn von CHF 148'200.00. Familienausgleichskasse, Pensionskasse, Berufsunfall und Krankentaggeld hängen von Kanton, Kasse und Vertrag ab; die Sätze stehen auf deiner Jahresabrechnung. Wie du sie Zeile für Zeile zusammenrechnest, steht unter Was kostet mich ein Mitarbeiter pro Stunde wirklich?.

Schritt 3: Transport, Material, Verlust

• Fahrten: Hin und zurück für Anlieferung und Abbau, oft vier Fahrten. Rechne mit deinen Vollkosten je Kilometer, nicht mit dem Benzin (Was kostet mein Lieferwagen pro Kilometer?).
• Kühlung und Warmhaltung: Kühlanhänger, Thermoboxen, Chafing Dishes, Brennpaste, Strom. Wer sie mietet, verrechnet die Miete; wer sie besitzt, verrechnet einen Stundensatz je Gerät.
• Mietmaterial: Gläser, Porzellan, Besteck, Buffettücher. Die Miete gehört zum Selbstkostenpreis in die Offerte, dazu ein Zuschlag für Handling, Reinigung und Bruch. Nimm den Bruchsatz aus deinen letzten Abrechnungen, nicht aus dem Bauch.
• Wäsche und Verpackung: Berufskleidung, Buffetwäsche, Einwegmaterial. Kleine Beträge je Person, die sich über das Jahr summieren.
• Leerlauf: Ein abgesagter Anlass kostet dich Personalvorschau und Einkaufsdisposition. Dafür gibt es die Stornostaffel in der Offerte, und ohne Staffel bleibt dir der Weg über OR Art. 377.

Schritt 4: Vom Anlass zum Preis je Person

Jetzt kommt die Rechnung, die in den meisten Offerten fehlt. Ein Teil deiner Kosten fällt pro Gast an, ein Teil pro Anlass. Teile nur den ersten Teil durch die Personenzahl, und du siehst sofort, warum derselbe Apéro bei 30 Gästen ein anderes Geschäft ist als bei 120.

Daraus folgen drei Sätze für jede Offerte. Erstens: Der Preis je Person gilt ab einer Mindestpersonenzahl, und die Zahl steht in der Offerte. Zweitens: Unter dieser Zahl rechnest du eine Grundpauschale je Anlass und darüber den Preis je Person. Drittens: Bei kleinen Anlässen offeriere den Anlass, nicht den Gast. «Apéro für bis zu 25 Personen, CHF [Betrag]» ist ehrlicher als ein Personenpreis, den du nachher korrigieren musst.

Zuschläge und Trinkgeld: bei Privatkundschaft geregelt

Das Gastgewerbe steht auf der Liste der Dienstleistungen, für die gegenüber Konsumentinnen und Konsumenten stets der tatsächlich zu bezahlende Preis bekannt zu geben ist (Preisbekanntgabeverordnung, Art. 10 Abs. 1 Bst. c). Und der Preis muss alle Zuschläge enthalten, die der Kunde nicht abwählen kann: «Überwälzte öffentliche Abgaben, Urheberrechtsvergütungen sowie weitere nicht frei wählbare Zuschläge jeglicher Art, namentlich für Reservation, Service oder Bearbeitung, müssen im Preis enthalten sein» (Art. 10 Abs. 2).

• Ein zwingender Servicezuschlag von 10 Prozent ist kein separater Posten, sondern gehört bei Privatkundschaft in den bekanntgegebenen Preis. Rechne ihn also in den Preis je Person ein.
• Eine wählbare Leistung darf als eigene Position stehen: Servicepersonal, Mietmaterial, Aufbau. Der Kunde kann sie weglassen, darum ist sie frei wählbar.
• Trinkgeld muss im Preis inbegriffen oder deutlich als Trinkgeld bezeichnet und beziffert sein. «Trinkgeld nicht inbegriffen» ohne Zahl ist unzulässig, und über den bekanntgegebenen Betrag hinaus darf kein Trinkgeld verlangt werden (Art. 12).
• Für Geschäftskunden gilt die Verordnung nicht. Ein Zuschlag ohne vorherige Abrede bleibt trotzdem eine Preiserhöhung nach dem Vertragsschluss, und die schuldet dir der Kunde nicht.

Die Kosten, die in keiner Offerte auftauchen

• Selbstkontrolle: Wer Lebensmittel herstellt, verarbeitet oder behandelt, braucht ein Verfahren nach dem HACCP-System oder dessen Grundsätzen (Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung, Art. 78), muss seine Ware rückverfolgbar halten (Art. 83) und die Selbstkontrolle samt Umsetzung dokumentieren (Art. 85). Kleinstbetriebe dürfen die Dokumentation angemessen reduzieren. Das ist Arbeitszeit und gehört in die Gemeinkosten.
• Kühlkette: Temperaturkontrollen, Protokolle, Geräteunterhalt. Ein defektes Kühlgerät am Samstagmorgen kostet den ganzen Anlass.
• Spätdienste: Ein Abbau nach Mitternacht löst Zuschläge nach Gesetz oder Gesamtarbeitsvertrag aus. Kläre, was für deinen Betrieb gilt, bevor du eine Abbauzeit um 01:00 Uhr zusagst.
• Bewilligungen: Ausschank von Alkohol und die Benutzung von öffentlichem Grund sind kantonal und kommunal geregelt. Frag die Gemeinde, und halte in der Offerte fest, wer das Gesuch stellt.
• Dein eigener Lohn: Kundengespräch, Menüplanung, Einkauf, Offerte, Rechnung. Wer diese Stunden nicht in den Gemeinkostenzuschlag rechnet, arbeitet sie gratis.

Und die Mehrwertsteuer?

Sie hängt nicht am Essen, sondern an deiner Leistung. Bereitest du beim Kunden zu oder servierst du, oder hältst du für den Konsum an Ort und Stelle besondere Vorrichtungen bereit, ist es eine gastgewerbliche Leistung zum Normalsatz von 8.1 Prozent (MWSTG Art. 25 Abs. 3). Lieferst du nur an, ohne Zubereitung und ohne Service, gilt für die Lebensmittel der reduzierte Satz von 2.6 Prozent, und zwar nur, wenn du die beiden Leistungen mit geeigneten organisatorischen Massnahmen auseinanderhältst. Die Einzelheiten samt Grenzfällen stehen im Ratgeber MwSt bei Take-away und Gastro. Für die Kalkulation heisst das: Rechne immer netto, ohne Steuer, und setz den Satz erst am Schluss darauf.

Nach dem Anlass: drei Zahlen, die du festhältst

1. 1

   Tatsächlicher Wareneinsatz

   Was wirklich eingekauft und verbraucht wurde, gegen die Rezeptur gerechnet. Zwei Anlässe mit derselben Abweichung in dieselbe Richtung sind kein Zufall, sondern eine falsche Rezeptur.

2. 2

   Tatsächliche Stunden

   Küche, Fahrt, Aufbau, Service, Abbau, Abwasch, getrennt erfasst. Genau hier entstehen die Verluste, und genau hier sieht man sie, wenn man von und bis erfasst.

3. 3

   Bruch, Verlust und Reklamationen

   Was an Mietmaterial fehlt oder kaputt ist, und was du dem Kunden gutgeschrieben hast. Das ist dein Zuschlagssatz für das nächste Mal, mit Beleg statt Gefühl.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.