Offerte Vorlage für Catering und Apéro.

8.1 oder 2.6 Prozent: es entscheidet die Servierleistung

Das Mehrwertsteuergesetz sagt es in einem Satz: «Für Lebensmittel, die im Rahmen von gastgewerblichen Leistungen abgegeben werden, gilt der Normalsatz.» Und gleich danach, was eine gastgewerbliche Leistung ist: die Abgabe von Lebensmitteln, wenn du sie beim Kunden zubereitest oder servierst, oder wenn du für deren Konsum an Ort und Stelle besondere Vorrichtungen bereithältst (MWSTG Art. 25 Abs. 3). Damit hängt der Satz an deiner Arbeit vor Ort, nicht an der Ware im Korb.

Der Service kostet den Kunden CHF 680.00 und zieht zusätzlich den höheren Steuersatz auf die ganze Leistung. Das ist kein Argument gegen den Service, sondern eines für zwei getrennte Offertvarianten: Wer nur liefern lässt, soll sehen, was er spart, und wer Betreuung will, soll sehen, was sie kostet. Alle Preise auf dieser Seite und in der Vorlage sind Beispiele, damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt. Setz deine eigenen Ansätze ein.

Pro Person ist die Einheit, in der dein Kunde denkt

Ein Gastgeber weiss, wie viele Leute kommen, und er will wissen, was ihn jede Person kostet. Offeriere darum Speisen und Getränke je Person und alles andere in der Einheit, in der es wirklich anfällt: Personal in Stunden, Mietmaterial in Stück oder je Person, Transport als Pauschale. So kann der Kunde die Personenzahl im Kopf ändern, ohne dich anzurufen, und du kannst die Schlussrechnung ohne Diskussion anpassen.

• Richtzahl in der Offerte, definitive Zahl vor dem Anlass. Nenne einen Stichtag, zum Beispiel fünf bis sieben Arbeitstage vorher, und schreib hin, dass ohne Meldung die Zahl aus der Offerte gilt.
• Mindestpersonenzahl. Unter einer bestimmten Zahl lohnt sich der Aufwand nicht. Nenne sie in der Offerte, dann ist sie vereinbart.
• Nach oben mit Vorbehalt. Mehr Gäste heisst mehr Ware und oft mehr Personal. Schreib, bis zu welcher Abweichung du den Preis je Person hältst.
• Getränke nach Verbrauch oder als Pauschale. Beides ist üblich. Bei Verbrauch nennst du eine Annahme mit Flaschenzahl, damit der Kunde eine Grössenordnung hat, und rechnest am Schluss ab, was offen war.

Storno: die Staffel gilt nur, wenn sie in der Offerte steht

Eine Stornogebühr ist nichts anderes als eine vertragliche Abrede. Steht die Staffel in der angenommenen Offerte, wirkt sie; taucht sie zum ersten Mal auf der Rechnung auf, wirkt sie nicht. Beliebig hoch darf sie auch nicht sein: Übermässig hohe Konventionalstrafen setzt das Gericht nach seinem Ermessen herab (OR Art. 163 Abs. 3). Halte dich deshalb an deinen tatsächlichen Aufwand, also an eingekaufte Ware, verbindlich bestellte Aushilfen und reserviertes Mietmaterial.

Ganz ohne Abrede stehst du übrigens nicht mit leeren Händen da. Sagt der Kunde ab, bevor die Leistung erbracht ist, gilt für den Werkvertrag: «Solange das Werk unvollendet ist, kann der Besteller gegen Vergütung der bereits geleisteten Arbeit und gegen volle Schadloshaltung des Unternehmers jederzeit vom Vertrag zurücktreten» (OR Art. 377). Du musst dann allerdings beziffern und belegen, was du geleistet hast und was dir entgeht. Genau diese Beweisarbeit nimmt dir eine vereinbarte Staffel ab, und darum steht sie in der Offerte.

Allergene: eine Zeile, die schriftlich dastehen muss

Wer Lebensmittel offen in den Verkehr bringt, muss darüber gleich informieren wie über vorverpackte; auf schriftliche Angaben darf nur verzichten, wer die Information auf andere Weise sicherstellt (LGV Art. 39 Abs. 1). Für Zutaten, die Allergien oder andere unerwünschte Reaktionen auslösen können, ist die mündliche Auskunft nur zulässig, wenn zwei Dinge erfüllt sind: Es wird schriftlich und gut sichtbar darauf hingewiesen, dass die Information mündlich eingeholt werden kann, und die Information liegt dem Personal schriftlich vor oder eine fachkundige Person kann sie unmittelbar erteilen (LIV Art. 5 Abs. 1 Bst. d).

Für die Offerte heisst das: Nimm eine Position oder eine Zeile im Fusstext auf, die sagt, dass du am Buffet Kärtchen mit dem Hinweis auf die mündliche Auskunft aufstellst und dass deine Leute die Allergenliste schriftlich dabeihaben. Der Kunde weiss dann, dass er sich darum nicht kümmern muss. Und wer mit Lebensmitteln umgeht, meldet seine Tätigkeit ohnehin der zuständigen kantonalen Vollzugsbehörde (LGV Art. 20 Abs. 1); ausgenommen ist nur die gelegentliche Abgabe in kleinem Rahmen an Basaren, Schulfesten und Ähnlichem.

Was in Catering-Offerten am häufigsten fehlt

• Das Anlieferfenster und der Weg dorthin. Lift oder Treppe, Anfahrt bis zur Tür oder 80 Meter über den Kies, Parkkarte, Schlüssel. Das ist Zeit, und Zeit ist eine Position.
• Strom, Wasser und Kühlung vor Ort. Ohne Steckdose keine Warmhaltung. Schreib hin, was der Kunde bereitstellt und was du mitbringst.
• Der Abbau, und wann er stattfindet. Ein Abbau um zwei Uhr nachts kostet anders als einer um zehn Uhr abends. Nenne die Uhrzeit, bis zu der der offerierte Preis gilt.
• Bruch und Verlust beim Mietmaterial. Ein Preis je Glas und je Teller im Fusstext erspart die Schätzerei danach.
• Abwasch und Rückgabe. Wird das Material gespült zurückgegeben oder nimmst du es schmutzig mit? Beides ist möglich, aber es kostet nicht gleich viel.
• Personalverpflegung und Pausen. Wer sechs Stunden arbeitet, isst. Halte fest, ob das zulasten des Kunden geht.
• Entsorgung. Kehricht, Glas, Speisereste. In vielen Gemeinden brauchst du dafür die richtigen Säcke, und der Transport ist deine Zeit.
• Der Plan B bei Regen. Ein Apéro im Garten braucht eine Zweitvariante. Schreib hin, bis wann der Kunde entscheidet und was die Variante kostet.

Jede Angabe in der Vorlage, und warum sie dasteht

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